中小企業會計檔案管理存在的問題及對策

洪鴻銳

摘要：良好的會計檔案管理能較全面反映企業日常管理的狀況，并對財產保護等起到重要作用，但目前中小企業在會計檔案管理方面仍存在許多問題，這些問題導致會計檔案無法發揮相應的效應。本文擬對存在的問題作出分析，并提出若干解決方案，希望對解決中小企業會計檔案管理方面不足之處提供借鑒與參考。

關鍵詞：會計檔案管理；中小企業；問題；對策方法

一、會計檔案管理概述

中小企業在日常運營過程中，會產生各種形式的資料。這些資料是客觀記錄企業日常經營事務的載體，其中涉及財務的資料最后都會匯總進入會計部門，經過會計程序處理后，成為會計憑證，會計賬簿，會計報表等會計資料，歸檔后即成了會計檔案?！稌嫏n案管理辦法》中指出，會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

會計資料的特性決定了會計檔案具有穩定性和連續性的特點，因而也使得會計檔案管理對一個企業產生了重要的作用。首先，系統的會計檔案管理能夠全面、連續地記錄中小企業各個時期的經濟財務活動，經營發展歷程的曲折，經營成果的得與失，給企業未來的發展和經營提供相關數據參考，更能掌握正確的方向；其次，健全完整的會計檔案記錄，可以在有異議時提供有力的證據，從而使問題能夠得到有效的解決。最后，真實的會計檔案記錄，還能對公司財務起到保護作用。

二、目前中小企業會計檔案管理存在的問題及其原因

目前多數中小企業的會計檔案管理存在瑕疵和短板，具體表現在：

（一）中小企業企業主沒有會計檔案管理的意識。大多數中小民營企業主，在銷售、生產、研發技術等方面相對重視，卻少有會計檔案管理的概念。他們關注的是公司業績，潛意識中認為會計檔案管理工作對提高公司利潤并無多大幫助。只有當他們需要時，才會想到去翻找之前的單證。如筆者供職過的HH集團混凝土子公司，生產銷售混凝土產品產生大量的送貨單和對賬單，但平時不重視這些單據的收集歸檔管理。若干年后由于應收賬款訴訟需要提供這些單據作為證據，則由于時過境遷，人員頻繁變動，送貨單和對賬單均七零八落，無法完整提供，影響了訴訟進程。

（二）單位內部沒有明確檔案管理責任人和歸口管理部門?！稌嫏n案管理辦法》規定單位應當加強會計檔案管理工作，但單位內部如何實施，則是取決于每個企業的管理水平。中小企業管理普遍松散，部門組織機構設置流于形式，更遑論規定會計檔案歸口管理部門。

（三）會計檔案最直接接觸的會計人員業務水平參差不齊，未接受過專業的檔案培訓，沒有形成保管會計檔案的習慣，甚至沒有會計檔案管理的內在要求職責。會計檔案資料種類多，繁雜，整理花費時間長，甚至吃力不討好。普通會計人員不愿意做這些瑣碎的工作，中層人員如不重視，則導致會計檔案工作凌亂。另外，中小企業會計人員流動性大，如果沒有持續有效的制度約束，會計檔案則有可能物隨人亂，無法有序銜接。

（四）沒有借閱和登記制度。借出借入隨意拿走，沒有最基本的登記制度，事后如未用到相關檔案，則容易淡忘。若經手人員中途離職，更是不了了之。

（五）一些涉及企業內部或是商業秘密的資料，可能違規違法，企業主不愿意長期保存，以免影響日后正常經營。基本間隔一段時間就予以銷毀，造成會計檔案管理工作斷層。

三、針對中小企業會計檔案管理存在的問題可采取的對策

（一）完善好中小企業會計檔案管理工作，不僅是法律的要求，也是企業日常有效管理應有之義。會計檔案不僅是財務部門的事，更是牽涉每個業務部門，要在全體職工特別是管理層樹立會計檔案重要性的觀念，管理者必須高度重視這個問題，將其視為提升企業業績的一個重要環節。同時，會計檔案資料要全面反映企業經濟業務，管理者不應有所隱匿。

（二）明確會計檔案管理工作責任部門和責任人。法規要求單位單設檔案管理機構，但由于中小企業規模小，實際工作中，會計檔案管理工作可歸為行政部門一項日常職責，以減少機構臃腫，提高效率。會計部門和行政部門作為會計檔案管理共同責任人。會計檔案存放地方應因地制宜，在企業內部辟出專門保管室。如果與其他檔案一起存放，那么會計檔案須間隔開，以方便后續查找。檔案室保管責任人應為二人，以強化保密工作的效果。

（三）隨著國家電子票據等方面的全面推廣、使用，以及企業信息化管理水平的提高，越來越多的憑證、賬簿、報表等會計資料能夠以電子形式產生、傳輸、保管，形成了大量電子會計檔案。根據財政部門的規定，這些電子會計檔案若是符合檔案要求，則具備同等的法律效力，可以僅以此入賬。因此，企業應加大信息化投入力度，運用最新的信息化手段，使電子會計檔案的長期存儲、防范竄改，后續查閱等方面得到更大的保障。

（四）制定會計檔案管理制度，規范操作流程。在會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等方面的制度予以完善，特別是要強化安全防護技術和措施，力求后續會計檔案的真實和完整。

1.會計人員在日常工作中，及時收集，整理好會計資料。如出現錯漏，直接找相關人員即時解決，以免時間久了不了了之，并細化區分資料，分門別類好，為日后形成完備會計檔案奠定基礎。行政部門必須切實履行好定期檢查、督促會計日常檔案管理工作并形成記錄的工作職責。

2.按照法規規定，會計年度終了后，財務部門可臨時保管一年，至多三年，須移交行政部門進行歸檔保管。各企業可根據法規要求結合實際情況，制訂移交操作指引，編制會計檔案移交清冊，列明需要的相關資料，保持資料的原封，其中電子會計檔案應同時將元數據或讀取平臺同時移交歸檔并作重點驗收。

3.歸檔后，日常需要查閱、復制、借出會計檔案時，須履行登記手續，并在規定時間內原狀返還，不得隨意篡改和損壞。行政保管人員必須切實履行好監督職責，特別是跟蹤借出會計檔案后續的歸還，適時催促。

4.對已到保管期限的會計檔案要定期進行鑒定，形成書面意見，并作出重新劃分保管期限或是銷毀的決定。經鑒定可以銷毀的，行政保管部門編制銷毀清冊，單位負責人及相關部門簽署意見，并聯合會計部門進行監銷后簽字確認。

5.對于保管期滿但仍有未了事項的會計憑證不得銷毀，應單獨抽出或轉存，保管到該事項完結時為止。

（五）會計人員離職時，除移交日常工作及資料外，對任職期內已形成會計檔案歸檔的，同樣需作離職交接?？赏ㄟ^制作會計檔案清單說明，檔案保管情況，指出存在問題并提建議等作為移交資料。行政部門履行好監交工作，督促離職會計人員完整移交會計檔案情況說明，以免影響其正常離職。

（六）按最新法規規定，會計檔案保管年限除非年度會計報表和其他會計資料為10年外，主要的會計檔案資料為30年。據此，中小企業須建立會計檔案長效保管機制，避免出現因人員變動造成的制度缺失，會計檔案管理工作才能保證符合法規要求。

四、結語

綜上所述，隨著社會的進步，中小企業會計檔案管理尤為必要，其工作的完善程度，不僅關系到是否符合法律要求，同樣也體現了企業的管理水平。重視好會計檔案管理工作，切實將這項工作滲透到各業務部門特別是會計和行政部門，對于提高企業經營效率有極大的幫助?！?/p>

參考文獻：

[1]關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知[Z].財會〔2020〕6 號.

[2]財政部.會計檔案管理辦法[Z].國家檔案局令第79號.