樹立新理念，做好新時期高職院校公務接待工作

常州工程職業技術學院 劉 飛

隨著時代的發展，傳統的公務接待工作慢慢顯露出弊端和不足，不能適應時代的變化，因此就要對公務接待工作進行創新，改善這一現狀使得這一工作能夠全部落實到位。因此，學校針對這一現狀做出了相應的改革，也提出了對應的解決措施。對于高職院校而言，重點轉移到對于教育和教學的深化和相應水平的提高，并且注重人才培養和對外的溝通和交流。現階段學校和外部企業的交流越來越多，在傳統的模式中只局限在一些主管部門和單位中，而如今是向著科學協調地多方面展示學校的方面發展。

一、創新理念

（一）創新接待方案

面對各種各樣的接待對象，需要采取不同的方案對其進行接待。這就要求公務接待人員在前期就做好準備工作，擬定一份完整合理的接待方案，并且不斷進行修改使其滿足于接待的需求，這就要求接待方案必須精準，有切入點。對于不同的接待對象應該有不同的標準進行對待，同時接待方案也應該做出改變，不能千篇一律，沒有新意和亮點。公務接待和普通的接待有所不同，公務接待要求更高的標準和細節的到位，作風必須嚴謹，管理上也要做到嚴格并且有條理、有效率。這樣才能使得整個接待工作有效率，步調規整，每一個細節都到位。在接待的前期要清楚接待時每一個細節都不能出錯，因為細節決定成敗，有時候恰恰是一個小小的細節可能就會改變接待對象的看法和態度。只有做到事無巨細，并且在進行公務接待工作的過程中保持細心的態度和靈活應變的頭腦，才能夠使得工作部署更為高效、高質量，最終的工作才能夠圓滿結束。

（二）規范接待流程

在接待的前期，做好完全的準備并制訂了合理的接待方案之后，更需要對于接待的流程做出細化。保證接待流程是有條不紊的。可以提前根據來訪人員的要求和目的做調查，再根據調查成果制定對應的日程表。在這個調查的過程中有一件事情是絕對不能疏忽的，就是和來訪人員做好積極的前期溝通。只有前期的溝通到位了，我們才能更加了解來訪人員真正的需求所在，以及他們想要重點了解的地方，針對這些做出的接待方案和流程就能更加有針對性。對于公務接待人員來說，心里有底之后處理事情條理就更加清晰；對于來訪人員來說，也能得到更加舒心的服務和自己最想了解的東西的詳細介紹。前期溝通的方式有很多，例如電話溝通、視頻會議、書信等形式，要根據不同的接待對象做出合理的變動和最合適的選擇。溝通時要注意，進行溝通的時間一定要做到雙方都方便，提前進行調查，盡量避免在對方不方便的情況下貿然打電話打擾對方。在溝通的過程中要注意的基本事項就是確定來訪人員的具體名單、到達時間以及對于本學校進行考察的大致范圍。在溝通時務必做到親切友善，同時注意節奏的把控，不能出現拖延的情況，以免在接待人員到達之前不能將問題全部了解清楚。只有了解了這些問題，并且在前期就將這些問題對應的解決措施都融入接待流程的制作當中，在接待時才會做到心中有數，不會出現太過慌張的情況。

在進行前期的接待場所布置時，要注意以下幾個方面：首先，歡迎來訪的相關標語是否符合規范，還有來訪人員的名字、來訪對象的職稱排序等一定要做好檢查，以免出現由于名字不對或者標語錯誤引起的尷尬場面。其次，做好應急預案，應急預案可以陳列出可能出現的問題以及相應的解決措施，在這里要注意對于問題的假設應該全面，多方面、多角度地去思考，才能保證所列問題全面，對于相應的解決措施一定要做到高效且合理，要對應接待時的情況和會場的布置、人員的走位等對于應急預案的解決措施做出調整。最后，跟來訪人員一定要提前做好溝通，在接待之前如果出現了一些變動要及時進行必要的調整，做到細節上的萬無一失。前期還要和來訪人員做好工作上的銜接，確保對方了解我們的接待方案，明白大概的接待流程，這樣公務接待人員在進行接待工作時也會事半功倍。對于接待的主題應該通過雙方的共同討論最后決定，做到雙方都滿意。

二、注意特色文化的打造

在我國政府發行的關于公務接待工作的文件中，對于這項工作做出了明確的規定和要求，公務接待工作要做好轉型，從以前傳統的規模擴張方式過渡到注重內涵文化的建設方面。而在公務接待時，特色文化的打造是內涵建設的重點所在。因此公務接待工作要格外重視文化的打造，在接待工作中要突出文化建設方面的內容，并且要使這一方面內容的介紹不生硬，將其靈活地穿插在來訪人員想要了解的地方環境之中。在對來訪人員的意圖和重點做了了解之后，針對這些做出細致的規劃，使得文化的打造能很好地融入接待的流程，并且成為接待流程的重點。這樣對于學校營造良好的形象，打造屬于自己的文化品牌非常有利。

公務接待人員在接待的過程中可謂扮演著極其重要的角色，最先接觸來訪人員的就是公務接待人員，因此接待人員是給來訪者的第一印象，甚至有可能影響來訪者對于學校的整體印象。因此，接待人員一定要保持良好的風貌和形象，從服裝搭配上要注重校園文化的融入，并且注重衣服的簡潔得體，最好能很好地體現地域文化和學校的文化。比如可以統一佩戴校徽和黨徽。在進行接待的過程中還要保持熱情的態度和親切的笑容，真誠地對接待人員進行校園介紹，以此體現學校的精神風貌和文化底蘊。在參觀校園的過程中，要精心進行準備，使得介紹的地點能夠體現學校的特色文化以及地域特色。

另外，在設計宣傳冊時，要注重簡潔大方、圖文并茂，最好能從中點體現出學校的特色所在，并重點在宣傳冊上進行介紹。在飲食方面，首先要照顧來訪人員的飲食特點，在此基礎上盡量用學校的特色菜肴進行招待，這些特色菜肴最好還是能夠體現出學校的特色，如學校的某一建筑、傳說、軟文化等，這樣，在用餐之前也可以對來訪人員做出介紹，使得餐飲方面更加有趣味性，同時也進一步推廣了校園的文化。同時要注意菜肴的量，不能太多或者過于豐盛，這樣會使接待人員有壓力，要做到量剛剛好并且質屬上乘，才為最佳。對于來訪人員的住宿地點選取也要花一番心思，首先要保證環境的適宜，根據來訪者的需求進行最合理的住宿安排，在滿足這些的基礎上，要盡量選擇可以體現學校特色文化的住宿位置，這樣也能夠更好地營造良好的學校形象，給來訪者更加多樣且舒適的體驗感受。

三、注意綠色環保，拒絕浪費

根據國家出臺的一系列文件的要求，當下公務接待工作的發展方向是綠色環保。這也是進行接待工作時最需要注意的地方和需要傳達的理念。因為在以前的公務接待過程中出現了不少因為想要過度展現學校實力而造成的鋪張浪費現象，這種現象是非常不可取的。因此，在現階段需要做的就是在綠色環保、不浪費的前提下做好接待工作。為了響應國家的綠色健康、可持續發展的要求，公務接待工作要做到堅決遵守國家出臺的各項規章制度，嚴格遵守相應標準，在接待工作中保持勤儉節約的工作態度，拒絕鋪張浪費，對于不必要的禮儀進行簡化，樹立良好向上的風氣，保持綠色健康的原則進行工作安排。在工作中做到了節儉和綠色環保，對于來訪人員也能傳達一種綠色健康的正能量，也更能彰顯人文關懷。

四、樹立共享開放理念

在進行公務接待的過程中要注意樹立共享和開放的接待理念，并且加強接待人員對于這一理念的理解程度，使得這一理念在接待的方方面面都得到體現。對于高職院校的接待工作而言，共享這一理念更是工作的重中之重，是接待工作發展進步的方向所在。接待工作作為高職院校整體工作的一部分，要做到和整體工作的大方向相同，為培養人才服務，致力于文化的傳承和科學研究，并且對社會的發展做出貢獻。對于公務接待人員而言，要充分意識到自己所做工作的重要性，不能有半分馬虎，要保持著嚴謹細致的工作態度進行工作，并且要樹立全局觀和大局意識，思維不能短淺，對于事情的考慮要長遠、有規劃，考慮問題時也應該全面綜合地考量，做好本職工作的同時將公務接待工作努力發展成為整個學校健康發展的重要部分。在進行接待時也可以做出一些新的嘗試，進行合理的創新。例如，可以創立一些互動的環節，使得接待人員和來訪者在互動中更加親密，在互動的過程中也可以對于來訪者進行文化的交流溝通，這對于接待工作的良好開展有著很好的作用。在接待工作中注重共享，將這一理念運用到接待工作的方方面面，包括前期的接待方案制訂和接待過程以及雙方的溝通交流過程中都要有所體現。這里的共享包括人才資源的共享、信息和教學相關資源的共享等，共享就意味著進步，在新時期我們也要學會運用互聯網的力量，使得來訪人員和接待工作者聯系更加密切，使得接待工作有更多創新的地方，互相學習，實現共同進步和發展。

綜上所述，隨著時代的發展，對高職院校的公務接待工作也有了新的要求。新時期更加注重工作時的紀律問題，也就是說在公務接待人員對學校的各項公務進行介紹時必須保證紀律嚴明。為了達到這一要求，一方面，必須創新接待理念，使得新的理念立足于精細和有序，并且著眼于特色文化的介紹；另一方面，還要注重節約和環保，綠色公益也是需要傳達的理念。應從各個方面提升接待水平，對公務接待人員嚴格要求。