“互聯網+”經濟背景下遠程辦公對企業人力資源的啟示

一、前言

企業目標實現依靠各崗位員工完成本職工作并目標一致、共同協作為基礎保障企業經營活動正常運營。辦公是員工完成本職工作的基本手段，辦公方式影響員工的工作效率；同時，企業的管理模式也影響企業辦公方式。常見的辦公方式有三種：傳統模式、在家辦公、遠程辦公等。傳統的辦公方式是員工在企業內部（例如：辦公室、車間等場所）完成工作；在家辦公是指一些工作不必要到辦公室完成，在家就可以完成的一種模式，其工作具有獨立性特征，例如：大學教師備課；作家；自由職業者等等；遠程辦公是在家辦公的一種形式，但是又區別于簡單的“在家辦公”。傳統意義的“在家辦公”可以不借助任何外部工具，而且僅限于個別崗位，無法做到普及化；遠程辦公必須借助計算機或者移動通信工具、網絡、以及各種線上辦公軟件才能實現，而且可推廣性更強，普及率更高，可以被企業更多崗位及員工采用。遠程辦公于20世紀80年代提出，90年代最先在美國流行，IBM公司是遠程辦公的先驅者。隨著遠程辦公技術的成熟西方國家的企業紛紛采用。利用現代信息技術處理大量各項事務的網上辦公活動是遠程辦公最初的形態，但是最初的網上辦公還不能稱為遠程辦公，主要是由于技術不成熟。從全球范圍看，受網絡、信息技術以及多媒體軟件的技術制約，遠程辦公主要經歷了以下幾個階段：1.20世紀70年代，單純的設備之間的網絡連接，例如：打印機、復印件等辦公設備與計算機之間連接解決事務性工作；2.20世紀80年代，利用數據通信技術出現的綜合辦公系統，并借助微型計算機進行數據的存儲和處理等；3.20世紀90年代之后，隨著互聯網、多媒體技術、通信技術的發展，網上辦公系統開始呈現綜合化、智能化發展。但是，我國遠程辦公發展較西方發達國家慢。20世紀90年代，遠程辦公已經在美國、德國、日本等發達國家流行起來，而我國還處于起步階段。進入21世紀之后，過去的20年間，雖然遠程辦公在我國部分企業及領域已經實現，但是普及率并不高，大部分企業還沒有像美國企業鼓勵員工采用遠程辦公在家處理工作的彈性管理模式。我國大部分企業僅把遠程辦公作為傳統辦公模式的一種輔助手段，并沒有完全使用。在互聯網技術日趨成熟的今天，5G時代已經來臨，以及線上辦公及學習軟件的出現，實行遠程辦公的條件已經滿足。但是，在我國遠程辦公沒有成為企業辦公的日常模式，受多種因素的影響和制約。當企業外部經營環境穩定情況下，大部分企業仍采用傳統辦公模式，遠程辦公并不能完全取代傳統辦公。但是，當外部環境出現不可抗因素導致企業無法按照傳統辦公模式正常生產運營，遠程辦公將成為必需的方式。

二、遠程辦公的優勢

（一）節省員工時間

傳統辦公模式下，員工必須每天到公司上下班，大量時間浪費在上下班的路上。就我國一線城市北京、上海、深圳、廣州、杭州而言，很多上班族的工作地點與居住地點不在同一個城市。例如：部分北京上班族居住在河北燕郊，距北京市區30多公里；部分上海上班族居住在江蘇昆山，距離上海市區49公里；每天浪費在路上的單程時間高達1個多小時。據滴滴出行發布的《2017年城市交通出行報告》北京上班族平均單程通勤時間為52.9分鐘。像深圳、廣州、杭州雖然不像北京、上海兩個城市，但是大部分上班族也居住在房價或房租低的偏遠區域，花費在上下班途中的時間也在30分鐘以上。所以，遠程辦公可以節省員工在路上的時間，把更多的時間投入到工作中。此外，員工還可以得到充足的休息，以飽滿的精神狀態開展一天的工作。最后，還能減少交通擁堵。

（二）提高工作效率

傳統辦公模式，一個部門員工集中在同一個辦公室內，在工作過程中容易受到同事及其他事情的干擾。尤其是腦力性勞動需要大量時間構思以及集中精力完成工作，當在工作過程中被打斷很難再回到原來的思路上，或者需要花費時間回憶之前的思路等。而遠程辦公，員工在家中不受外界干擾，能夠使大腦保持高度集中高效完成工作，就工作效率而言較傳統辦公模式更佳。目前，適合遠程辦公的員工大部分為知識型員工，需要更多時間的思考及設計方案等，例如：教師備課、教授寫論文、新聞工作者寫新聞報道、設計人員制作設計方案、財務人員進行財務核算、計算機人員編寫程序等等均屬于腦力性勞動，需要專業知識和技能，除了少量工作需要花費時間與上司和同事進行溝通外，大部分需要處于不被打擾的獨立空間完成。所以，遠程辦公為知識型員工提高工作效率，靈活采用辦公方式提供了實現的條件。

（三）為實現彈性工作提供條件

彈性工作是20世紀60年代德國經濟學家提出，指在規定的時間內完成工作任務，不局限于固定的辦公地點，員工可以自由選擇在家辦公或者在公司辦公，可以采用最高效及最節省時間的方式。美國杜邦、惠普、日本三菱、富士重工等企業于20世紀90年代開始實行并取得良好的效果。彈性工作制是以工作任務為中心的目標管理方式，但是要保質保量完成工作必須具備完成工作的一系列技術條件。目前，在互聯網快速發展時期，遠程辦公各項技術都較成熟，能夠完全滿足遠程辦公的需求。例如：教師上課采用的騰訊課堂、釘釘、超星等軟件；財務人員使用的金蝶軟件；設計人員使用的PS、AI等軟件；生產運作管理的ERP軟件；開會使用騰訊會議；員工打卡使用釘釘簽到；與上級及同事溝通可以借助微信、QQ等各種社交軟件等等。員工利用一臺電腦、一部手機外加寬帶就可以在電腦或手機上安裝各種軟件完成工作。所以，信息、網絡及各種辦公軟件技術的成熟實現遠程辦公可以使企業采用彈性工作制讓員工充分利用時間，從而提高工作效率。

三、遠程辦公的劣勢

（一）部分行業及企業不適合遠程辦公

如前所述，遠程辦公需要借助計算機硬件及軟件設備，適合專業技術性較強的崗位，員工特征具有高學歷、掌握專業知識和技能、屬于企業的專業技術崗位或管理崗位等。知識性員工受過系統的專業知識學習，學習能力及接受能力強，能夠熟練運用各種辦公軟件，在遠程辦公過程中障礙較少。對于制造業而言，需要對原料生產加工，假如機械化程度較低，屬于勞動密集型類型的企業并不適合遠程辦公。例如：紡織業、服裝加工業、電子企業、建筑企業等等。遠程辦公較適合互聯網行業、設計院、研究所、電商行業、咨詢行業等服務性第三產業，或者企業中的行政、職能類崗位等。

（二）不利于對員工的監督管理

遠程辦公遠離領導及同事，由于信息不對稱，管理者認為遠程辦公員工由于缺乏監督工作效率低，在正常上班期間做與工作無關的事情，例如做家務、處理私事，甚至不工作存在偷懶現象等。所以，遠程辦公不利于企業對員工的監督和管理，甚至部分企業為了加強監督要求員工實時定位打卡等表現出諸多不信任行為，從而引起員工的反感情緒。

（三）不利于團隊協作

遠程辦公是員工在家中處理工作，對比集中式傳統辦公方式，遠程辦公相對比較獨立和封閉。工作需要相互配合，團隊合作，部門之間的協作等現象在現代企業中經常出現。在工作中遇到的難題需要領導同事共同討論才能解決，而遠程辦公更多依靠個人獨立完成任務，面對困難時，個人的力量遠比不上團隊的力量。

四、對員工能力要求

上文已提到遠程辦公更適合高科技企業、電商和咨詢企業等第三產業、高校和研究所等科研單位；此外，遠程辦公需要借助計算機、手機以及辦公軟件等工具。所以，遠程辦公對員工的能力要求較高。根據麥克利蘭的勝任力模型，員工應具備相應的能力才能滿足崗位要求，從而做到人崗匹配。

五、機遇與挑戰

在“互聯網+”經濟背景下，遠程辦公的條件越發成熟，逐漸成為企業新型的辦公模式。但是在我國依舊沒有成為主流，說明遠程辦公在我國企業的認可程度較低。當外部經營環境正常情況下，以傳統辦公模式為主，遠程辦公為輔無疑是企業常用的辦公手段。當外部環境發生劇烈變化，出現不可抗因素導致企業停工停產時，遠程辦公將成為主要的辦公方式。假如企業管理者依舊保守思想，不力圖改變勢必會被時代淘汰及被市場拋棄。遠程辦公是符合時代發展的，被西方企業證明的有效辦公方式，企業應當跟上時代的步伐，積極探索，勇于創新及大膽嘗試有效應對外部不可抗因素。當外部環境動蕩時充分利用遠程辦公有效解決企業復工復產的困境，而不是被動等待被外部環境打敗。所以，遠程辦公在外部環境不確定時期既是機遇又是挑戰，抓住行業洗牌的機遇保存實力，穩定發展不被市場淘汰；同時要面對困難積極尋找對策克服技術難題的挑戰，對現代技術理性分析及客觀評價并接納和加以利用。