檔案信息化建設與管理工作分析

劉亞萍

摘 要：隨著信息技術的不斷發展與應用，我國各個領域都在開展信息化轉型與建設工作。檔案是推動社會經濟發展的重要組成部分，在信息化時代背景下加快檔案信息化建設具有十分重要的意義。現階段，我國企事業單位均面臨著檔案信息化建設任務，而如何更加科學合理的開展檔案信息化建設及管理工作受到了社會各界的廣泛關注。本文就檔案信息化建設與管理展開全面探討和研究，以期為相關領域從業者提供必要的參考和幫助。

關鍵詞：檔案;信息化建設;管理工作

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.125

檔案信息化建設工作是信息時代背景下我國檔案管理工作的重要發展趨勢，借助檔案管理的信息化發展與轉型，不僅檔案管理工作質量和效率將獲得大幅提升，同時檔案資源社會服務價值也將進一步凸顯。現階段，我國廣大企業及機關事業單位均已開展檔案信息化建設工作，筆者就檔案信息化建設及管理工作提出個人見解和建議，希望推動我國檔案信息化建設工作的科學有效開展。

1 檔案信息化概述

檔案信息化是指檔案管理工作在現代信息化技術推動下，促使檔案管理模式及方法實現信息化轉變，由此提高檔案管理工作的質量和效率。隨著信息時代的來臨，傳統檔案管理模式已無法滿足日益增長的檔案資源使用需求，不僅檔案管理費時費力，同時在檔案資源利用效率上也相對低下。檔案信息化轉變，能夠實現檔案資源的快速收集、歸納、管理和利用，有助于檔案資源價值的有效發揮。現階段，檔案信息化建設成為我國企事業單位檔案管理工作的重要發展趨勢，同時也是發揮檔案資源服務能力的重要手段。

2 檔案信息化建設內容

2.1 基礎設施

基礎設施是檔案管理工作信息化轉變的基礎要素，主要指檔案信息網絡。檔案網是檔案信息傳輸交換及資源共享的基礎所在，其建設應包含硬件環境建設和信息資源建設兩部分。首先，檔案網硬件設施主要指檔案局域網和檔案網站的建設工作，通過相關硬件設施建設使檔案管理初步具備信息化功能。其次，信息資源建設則是指傳統紙質檔案資源的數字化轉變，并對紙質、數字化檔案資源進行收集、歸檔和管理。

2.2 管理平臺

管理平臺是指信息化檔案管理工作所采用的平臺軟件，是保障檔案資源標準化收集和利用的重要基礎。檔案管理平臺應具備以下幾兩方面功能：其一，檔案數據庫功能。檔案數據庫是檔案資源儲存和利用的關鍵所在，管理人員通過檔案管理平臺的歸納、錄入等功能將檔案資源儲存到管理平臺中，并以此形成數據庫。其二，快速檢索和查找功能的數據庫。根據檔案目錄完成檔案資源的收集和歸檔后，借助檔案管理平臺能夠根據關鍵詞進行所需檔案資源的快速檢索和查找。

3 檔案信息化建設的重要性

在信息化時代背景下，信息資源利用效率大大提升，由此給人們生產生活帶來的極大的便利性。檔案是社會經濟發展必不可少的重要信息資源之一，隨著社會的持續發展與進步，檔案資源生成數量也成爆炸式增長，在此背景下傳統檔案管理工作已難以滿足新時期檔案服務需求。檔案信息化建設，便是順應時代發展潮流而開展的檔案管理轉型與發展，一方面檔案信息化建設使得檔案管理工作質量和效率都取得大幅提升，并一定程度上降低了檔案管理工作的人員需求，具有十分可觀的經濟效益。另一方面，檔案信息化建設還進一步提升了檔案的社會服務價值，推動了社會經濟的持續發展與進步。

4 如何有效開展檔案信息化管理工作

4.1 強化管理理念

在檔案信息化建設過程中，人們的信息化管理理念起到了主導作用。強化信息化管理理念，就是將信息化理念深入企業管理層及每個員工理念之中，從而為檔案信息化建設及相關管理工作的落實奠定良好的思想基礎。首先，國家管理部門及行業相關機構要加強檔案信息化建設的宣傳工作，系統全面的闡述檔案信息化轉變帶來的價值與效益。另一方面，企業管理層及檔案管理部門還要打破陳規，積極學習先進的信息化檔案管理理念和工作方法，并以此推動檔案管理水平的全面提升。

4.2 加大資金投入

眾所周知，檔案信息化建設離不開資金投入和支撐，相關管理層還要加大資金投入力度。首先，檔案信息化建設所需的基礎設施，檔案管理部門必須初步打造一個基礎且完善的信息化環境，如計算機、檔案錄入設備及管理平臺等，這些基礎設施的構建離不開大量資金投入。其次，在信息化檔案管理工作開展過程中，為保障檔案管理平臺系統及檔案網站的安全性，還要進行持續的技術更新和安全防護，這也是信息化檔案管理資金投入的重要環節，相關管理者及檔案管理部門要給予高度重視。

4.3 管理制度建設

檔案信息化轉變給傳統檔案管理工作帶來翻天覆地的變化，特別是信息化要求下檔案管理內容和相關技術標準都發生巨大轉變。為滿足檔案管理工作的信息化建設要求，檔案管理部門要根據國家相關標準和要求，以及自身行業特點制定切實可行的檔案信息化管理規范、制度和標準。這里要求檔案管理部門細化信息化檔案管理內容、工作流程、技術標準和管理條例等，通過構建一個科學完善的檔案管理制度體系來推動信息化檔案管理工作的科學有序開展。

4.4 人才隊伍建設

在檔案信息化建設過程中，技術人才起到了不可替代的影響與作用。檔案信息化建設對于檔案管理人員專業能力提出了更高的要求，而為更好的推動信息化背景下的檔案管理工作，構建一支專業性技術人才具有十分重要的意義。首先，無論企業還是機關事業單位，都要積極聘用高端素質人才，并以此引進先進的檔案管理理念和技術方法，由此促進檔案管理水平的提升。其次，還要就現有檔案管理人員展開專業技術培訓工作，使其具備信息化檔案管理技能需求，從而保障信息化檔案管理工作的有效落實。

5 結論

綜上所述，檔案管理信息化建設是社會經濟發展的必然需求，是實現檔案資源社會服務價值的重要舉措。為滿足檔案資源社會服務價值的進一步發揮，并助推企事業單位現代化發展與轉型，加快檔案信息化建設迫在眉睫。基于此，我們必須具備良好的信息化意識，并在信息化基礎設施、管理制度及隊伍建設等方面加以高度重視，由此更好的開展檔案信息化建設及管理工作。

參考文獻

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