探析檔案信息化建設與管理工作

林小龍

摘 要：檔案的管理模式必須要隨時代的發展而進步，不斷創新、與時俱進，這樣才可以使其更好地適應社會的需要，充分發揮檔案信息化管理的優勢，促進檔案歸檔、收集、管理以及提供服務整體效率的提高，進一步滿足人們對檔案信息化發展的需求。本文通過對檔案管理過程中存在的問題進行淺析，進一步提出有效的建設措施。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;存在問題;有效措施

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.086

檔案的信息化建設以現代先進的科學技術手段為依托，例如網絡技術、計算機以及信息技術等，以國家檔案管理部門的規定和信息化社會的要求為基礎，對檔案信息進行保存、管理以及收集的現代化管理模式。檔案的信息化管理可以利用大數據對檔案信息實施統計和整理，并且運用信息技術把有關信息資源整合起來，為查閱及交流共享提供方便。

1 檔案信息化建設過程中存在的問題

1.1 沒有真正分清信息化和數字化

有些人誤認為從網絡上下載的信息是經過信息化處理后的信息。還有些人認為電子化和辦公手段的自動化實現也是檔案信息化建設的表現。以概念為出發點分析檔案的信息化建設，信息化代表了一個發展方向、一個趨勢、一個目標，而數字化檔案管理模式即是在檔案的信息化建設達到一定程度之后的新型檔案管理方法，所以，應該明確二者之間的不同，避免在實際的信息化建設過程中出現公式化和簡單化的操作。現在，國內僅僅是在發展信息化檔案建設，從本質上來講并未進入數字化發展階段，實現檔案管理的數字化是最終目標。

1.2 檔案管理工作人員綜合水平不高

信息化時代的到來給行政機關、企事業單位、社會公益部門都帶來了諸多改變，檔案管理工作逐漸被納入互聯網體系當中，這主要體現在數字化、智能化、現代化等各個方面，這就對從事檔案管理工作的相關人員提出了更高更復雜的要求，包括對于專業技能知識和信息化技術的掌握等。但就實際情況而言，很多部門的工作人員對靈活掌握和使用各類信息化技術手段進行檔案管理工作比較困難，這就造成了相應硬件設施得以普及，然而其作用未得到充分的發揮，使得檔案管理工作不能夠滿足單位相應的信息需求。例如，當下很多企事業單位實行行政崗位輪崗制，從事檔案管理工作的并不是同一批人或者專業人才，而是根據別的部門實際用人需要進行安排，在總體崗位調度完成后，才進行檔案管理工作職位的統籌協調，造成檔案管理工作人員流動性過高，在這個過程當中，容易出現管理人員專業性不強、積極主動性不夠高、服務意識較差等各類情況。

1.3 仍缺少檔案信息化建設的標準

大多數單位在進行檔案的信息化建設時，往往只是對信息化技術進行簡單運用，依照已經建成檔案信息化的有關單位進行模仿，沒有真正從自身角度出發思考自己的實際需要，脫離實際，所創建出來的檔案信息化管理模式也缺少單位特色。造成此現象的原因在于缺少有關標準，沒有構成科學、合理的檔案信息化管理標準體制，單位也沒有制定出切實有效的規定，從而使檔案的信息化建設缺少參考條件和限制規定。

2 推進檔案管理信息化建設的有效措施

2.1 增加對檔案信息化管理工作人員的培訓力度

檔案的管理人員是落實檔案管理工作的主要動力，其專業素養的高低直接影響著檔案信息化建設和管理質量。在新時期，所有單位都應該為有關檔案信息化建設的成員開展定期培訓，促使其了解并掌握計算機各項功能的操作方式，提高檔案管理工作者的現代信息化管理能力，進一步促進單位實施檔案信息化建設和管理力度質量和效率。利用培訓可以讓檔案管理工作者充分認識到現代化信息技術的簡便和高效，促進其傳統管理理念的改變，進一步提高工作者的服務意識。通過對檔案信息化建設和管理的工作者進行培訓，能夠有效促進該單位整體檔案管理工作質量的提高，適應時代發展需要。

2.2 健全檔案管理信息化工作體制，提升信息體系建設水平

信息化時代使得各單位所需處理的檔案信息成倍增長，這在一方面給單位建設提供了更加完備充分的數據參考，同時也給檔案管理工作帶來了不小的挑戰，如何將這些新的檔案信息更加有效地利用起來，是需要思考的問題，傳統的信息檔案管理模式已經完全不能夠適應當下信息管理的發展要求，相關職能部門應當結合自身工作實際和信息化系統技術特征，建立健全管理體系，明確各部門和各個檔案管理工作人員的職責，將具體責任進行量化，制定好一個管理標準，在工作當中進行相應的績效考核和監督工作，從而促進檔案管理工作的系統化、規范化。在這個過程當中，數字檔案是一個值得注意的選擇，不僅帶來了極大的便利，而且提高了儲存的安全性。例如，應當由相關職能部門負責人牽頭，從更大層面制定相關的檔案管理工作條例，在條例中應當對檔案部門的人員配備、相應職能等做出明確規定，激發相應工作人員的主動性、能動性，既體現了工作單位對檔案管理工作的重視，也能夠更加精準地把握檔案管理工作的重點難點，另外，在這個過程當中，應當充分考慮信息化時代特征，就算對當前的一些先進信息化技術不能夠做出充分的考慮和應對，也應當留有充足的彈性空間，需要建立創新機制和容錯機制，鼓勵相關工作人員在工作實踐當中發揮自己的主觀能動性，對工作模式和方式進行探討創新，進一步提升工作效率。

2.3 改變管理人員的傳統理念，促進資源共享

要想切實落實檔案信息化建設和提高管理水平，需要轉變有關工作人員的傳統思想，使其明白傳統檔案體系中存在的弊端，充分了解現代化信息技術的優勢，加強檔案信息化建設理念，轉變自身態度，培養主動服務理念和反應能力，及時、高效整理有關檔案信息，保證檔案信息的真實性與時效性。與此同時，還要促進檔案信息資源的交流和共享，促使各單位之間形成互相交流、共同進步的良好關系，為人們提供更多有用信息，加強檢索、下載功能，進一步提高檔案信息資源的安全性、有效性、實用性以及規范性，進而推動行業發展。

2.4 加大對信息化基礎設施的投入，建設強大的檔案系統

對于檔案管理信息化工作來說，相應的信息化設施建設是整個體系的運作基礎，無論是管理制度還是人才隊伍的建設，都離不開信息化設施的投入使用和不斷更新。這主要體現在對于檔案管理的硬件和軟件基礎設施建設，就硬件設施條件來講，優良的服務器、操作電腦、信息采集和保存設備等都是非常重要的，這些都是保障信息化設施建設順利和管理完備的重要因素，能夠使檔案管理工作追趕上當前信息化工作效率的腳步，因此，對于硬件設施的投入需要加大，這種投入不僅僅指的是資金上的投入，還包括人力資源的投入，場地建設的投入，這些都需要在規劃調研時就能夠初步預估并制定。就軟件條件來講，軟件的更新速度要比硬件速度更快，為了應對社會各種條件產生的壓力和提出的新的問題，信息化管理軟件必須有更加細致和全方位的規劃和設計，在這個過程當中，要注意使用者的反饋和軟件的各類現實情況表現，要及時修補相應漏洞，滿足用戶不同需求，努力提升軟件使用效率。

2.5 轉變服務意識，加強責任意識

各類單位的健康持久穩定發展，都不能離開檔案管理工作的順利開展。各級各部門應當不斷探索檔案管理的有效方法模式，樹立正確的服務觀念，在新時代運用具有創新性的現代化科學管理方式對信息檔案工作進行有效管理，要讓檔案管理工作連貫起來，提高工作質量，要與時俱進，追求創新。更加重要的是，在這個過程當中，正確的責任意識是每個工作人員必須具備的，檔案管理是一項具有特殊性質的工作，它的涉及面比較廣，處理信息量比較大，因此相關單位領導在及時關切檔案管理工作的同時，更需要對責任進行細化，任何一項小的失誤將會在很大范圍內造成危害，紛繁復雜的工作更需要條分縷析地安排，由此責任意識的強化，應當是一項持之以恒、不可松懈的任務和責任。

3 總結

總的來說，在新時期，各單位必須要認識到開展檔案信息化建設的重要性，不斷提高檔案管理水平，多運用先進技術來完善檔案管理信息化建設，提高檔案信息質量，適應社會的發展和需要，最終推動本單位的發展和進步。

參考文獻

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