科技檔案管理存在問題分析與對策研究

摘 要：隨著社會經濟的不斷發展，科學技術水平也隨之提高，并逐漸滲透到人們的生活和學習中，隨之產生的科技檔案數量逐漸增多。科技檔案管理工作是相對具有技術性和嚴謹性的管理工作，因此科技檔案管理人員應從多個角度對檔案管理工作詳情進行全面的考量，保證工作的質量和效率。本文首先簡單敘述了科技檔案管理工作的概念，其次分析了科技檔案管理工作的現存問題，最后針對現有科技檔案管理工作提出了幾點優化對策，為從事科技檔案管理工作人員提供參考。

關鍵詞：科技檔案管理;問題分析;對策研究

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.002

檔案是單位工作的歷史記錄，其妥善的保存和相對完善的信息整理工作對單位的發展都起著重要的作用。為順應時代發展及檔案管理工作的需求，科技檔案管理工作應不斷創新改進。但目前科技檔案管理工作在管理過程中仍存在許多問題，所以管理人員應及時意識到問題所在，并具有針對性地對其進行優化和改進。因此，本文對科技檔案管理存在問題分析與對策進行研究，具有重要的意義。

1 科技檔案管理工作的概念

科技檔案是旨在各項科技活動中形成的應當歸存于檔案管理系統的各項科研資料及文字數據。科技檔案的管理工作也是科技活動后期的重要環節，在開展科研項目的過程中，檔案數據可詳細記錄每個環節的詳細情況，并整理相關數據。對于科研工作規劃者來說，這些數據資料可為后期的其他科技項目活動提供相關的參考，同時也能為科研計劃提供相對固定的研發方向，保證相關工作的持續穩步發展[1]。

從事科研工作的單位應把科技檔案管理工作納入各項相關工作構成中，并加強其在工作中的使用效力。在使用前應制定相對嚴謹且統一的檔案管理基本原則，從而保證錄入數據的有效整合，且整理完成的檔案具有一定的資料完整性和保存安全性。在檔案管理工作中，應執行嚴格的工作操作步驟，首先在建立檔案時應保證科研進度和檔案信息錄入進度相同，且適時進行同步查驗。其次應在科研成果驗收時建立區別于活動記錄檔案規格的成果記錄檔案，并在項目進行相關組別或個人獎勵申請時，檔案部門能協助出具相關文件的證明材料。

2 科技檔案管理工作的現存問題

2.1 檔案資源整理方面問題

科技檔案的信息存儲為保證其未來的憑證作用，需具有嚴謹性和真實性。在歸檔管理工作中要將較為全面的科研信息進行系統的錄入，錄入過程需要提供證明原件，若部分文件為復印件，則難以保證錄入工作的嚴謹，因此傳統錄入方法中較為重視原件的提交，但在證明文件中有部分檔案資源難以保證原件提供相對重要的數據，這樣就間接導致了檔案資源錄入缺乏全面性，從而降低了檔案的參考價值。

2.2 技術文件歸檔方面問題

科技檔案管理涉及系統內的檔案文件的歸檔操作，從而保證檔案信息相對完整，且內容較為清晰準確[2]。但在實際的科技檔案管理工作中，部分檔案管理人員對信息技術缺乏應有的了解和熟練操作，從而導致在歸檔過程中不能進行較為完善的操作，導致歸檔數據不具備完整性。科研項目本身具有內容難懂和環節復雜等特性，檔案整理時工作量較大，極易產生重要技術文件歸檔缺失的情況，這種情況將影響檔案文件的后期查閱，嚴重影響當前的科研進程。

2.3 檔案資源分類方面問題

科技檔案錄入后，進行分類是檔案管理工作中的必要工序。分類工作的最終成效會影響檔案數據的后期查閱。但單項科研項目的內容往往具有多種特性，這種特性導致分類工作的復雜性。比如，農產品的處理增效設備研發項目可分類為農業項目和設備項目兩種類別當中，且項目仍在進行的情況下，后期可能會涉及其他類別信息的檔案錄入，最后整項科研還要進行多項批示和審核，最終形成相關文件的綜合卷。綜合卷的構成相對復雜，很難將其簡單分類為某專業或某方向的科研檔案，因而增加了管理工作的難度。

3 科技檔案管理工作的優化對策

3.1 細化科技檔案編目規則

在科技檔案管理工作中，應將歸檔材料的引言部分作為編目的主要內容，同時將檔案內容中多項單體信息進行提煉，進行編目的完善。如將科研項目中的完成人優先排列在引言之后，再進行正副標題、申報時間、載體類型、保管期限等編目內容的備注，并在后方單獨設立主題詞表的單欄，從而保證查閱過程中對檔案信息內容進行簡單的瀏覽。通過主題詞表的設立大幅度提升檔案關鍵詞檢索的效率，還能在檢索過程中進行同類別的科研檔案比對。

3.2 加強科技檔案的編研

科技檔案資源具有可進一步開發利用的特性，為保證檔案查閱用戶的便利，檔案管理人員應在系統中對現有檔案數據進行多次整合，使庫中檔案逐漸形成明晰的條理，并逐步簡潔呈現方式。在進行相關整理時，檔案管理人員需注意從全面的角度去進行科技資料整合思考，并與科研人員進行項目內容的對接，確定檔案編研題目。現今多數的編研工作基本上只針對原始檔案的簡單匯編和集合，其成效不甚明顯，沒能起到編研工作最初期望的效果。因此科技檔案管理人員應當秉承創新精神，在當前科技檔案編研工作的基礎上進行改進，進行新式的科技檔案編研操作。其要點是對科技檔案內容的大量信息進行解析，并將其檔案內容進行提煉，從而在原有檔案內容的基礎上對其內部要素進行深度加工，從而進行檔案信息資料的整合。新式的科技檔案編研要結合檔案整理的要素和檔案管理人員的相關論點進行精要的總結，如涉及較為技術性的科技檔案，其編研內容要經過專業人員的審核再進行最后的錄入[3]。

3.3 改善科技檔案管理分類方法

為使科技檔案管理工作實現標準化和規范化，應建立較為完善的科技檔案分類體系。在科技檔案管理建立過程中，可依照國家相關分類標準，結合實際情況制定符合當前檔案管理的分類方法。首先可進行檔案分類標號的更改，傳統的檔案系統標號錄入形式是卷號接歸檔順序號和檔案分類號，序號標注內容相對俱全，且便于管理者進行修改和管理，但并不利于使用者查閱。可實行在卷號之后添加一列系統順序號，在查找到相關信息后可通過記憶卷號和系統序號便可進行較為便利的多次查閱，這種改善方式從檔案資料使用者的角度出發，同時也保證了檔案管理者的原有序號管理系統，同時在設置序號位數時，可摒棄過往隨案增數的編號方法，使用四位檔案編號，這樣既可做到隨時補充文件的操作，還能便于同項目科技檔案的后期整合。

3.4 提升技術文檔質量

科技檔案內容的準確性和完整性是至關重要的。在科技檔案管理過程中應避免注重管理輕視檔案內容這種本末倒置的情況發生。為保證科技檔案信息進行相對嚴謹的歸檔錄入，檔案管理人員應在工作開展前與科研項目或課題的負責人把相關文件歸檔的清單列明，詳細地確認文件的性質和其完整程度。科技檔案歸檔過程中應做到邊確認邊錄入，一方面避免了與當前科技項目無關的文件材料堆積，另一方面也保證了科技項目技術文件材料的完整性和嚴謹性。

4 結論

總的來說，為實現單位科研項目的順利開展，科技檔案管理工作應當突破傳統管理模式，勇于創新，對現行的科技檔案管理制度進行優化，通過細化科技檔案編目規則，加強科技檔案的編研，改善科技檔案管理分類方法和提升技術文檔質量等舉措逐步提高科技檔案信息管理水平，從而促進科技檔案管理工作的順利進行。

參考文獻

[1]楊亦豐.信息化背景下科技檔案管理存在的問題與對策[J].陜西檔案，2019（02）：48-49.

[2]賴文俊.企業科技檔案管理中存在的問題及對策研究[J].蘭臺內外，2019（30）：53-54.

[3]蔡云婷.新時期農業科技檔案管理工作存在的問題及優化措施[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2020（02）：59-60+63.

作者簡介

吳自嬡（1971-），女，漢族，廣西欽州人，館員，本科。