淺析新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理及發(fā)展

袁小芳

摘 要：在事業(yè)單位中，人事檔案管理工作是十分重要的內(nèi)容，不但能夠?qū)?nèi)部的人員情況進(jìn)行記錄和掌握，同時(shí)也能夠反映出員工的工作狀況。在新時(shí)期，只有不斷加強(qiáng)事業(yè)單位的人事管理，做好單位中的人力資源優(yōu)化和配置，才能夠保障事業(yè)單位符合新時(shí)期的要求。在本文中，首先分析了當(dāng)前新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，然后提出了加強(qiáng)人事檔案管理的有效對策，旨在為相關(guān)研究提供參考，促進(jìn)事業(yè)單位的長效發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;事業(yè)單位;人事檔案;管理;發(fā)展

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.025

1 新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨的機(jī)遇

在當(dāng)前背景下，大數(shù)據(jù)和信息化的發(fā)展給事業(yè)單位的人事檔案管理工作帶來了機(jī)遇，同時(shí)也帶來了挑戰(zhàn)。在這些技術(shù)支持下，事業(yè)單位可以從以下幾個(gè)方面優(yōu)化人事檔案管理工作：首先，要加強(qiáng)對人事檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，不斷優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理的工作方式。要充分使用現(xiàn)代化技術(shù)，促使人事檔案資源轉(zhuǎn)化成為電子化形式，從而使得檔案的收集、存儲(chǔ)和檢索的效率不斷提高，促進(jìn)人事檔案資源的共享，防止檔案的丟失，同時(shí)防止在檔案的檢索和使用中出現(xiàn)損壞。另外，在人事檔案管理技術(shù)快速發(fā)展的過程中，能夠促進(jìn)檔案資源利用率的提高。在人事檔案資源建設(shè)中，信息化帶來了基礎(chǔ)和保障，同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用則是帶來了有效的載體和平臺。在事業(yè)單位中，基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立人事檔案資源共享平臺，顯著提高了檔案資源的傳輸和應(yīng)用的效率，保障了人事檔案資源的快速更新和發(fā)展。隨著人事檔案管理技術(shù)的快速發(fā)展，可以顯著促進(jìn)人事檔案管理工作的開展，促進(jìn)其智慧化的實(shí)現(xiàn)。在人事檔案發(fā)展中，其資源更加數(shù)字化，資源傳輸?shù)姆绞礁鼮榫W(wǎng)絡(luò)化和便捷化，這些都直接導(dǎo)致了檔案資源管理理念的創(chuàng)新和發(fā)展，同時(shí)也體現(xiàn)了事業(yè)單位人事檔案管理不斷智能化。在信息化技術(shù)的輔助下，事業(yè)單位能夠建立完善的人事檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)能夠有效分析和統(tǒng)計(jì)人事檔案資源，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)和資源的發(fā)展方向的預(yù)測，不斷增強(qiáng)檔案管理的信息化和智能化。

2 事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

1）缺乏對人事檔案管理工作的重視。在當(dāng)前的大部分事業(yè)單位中，并沒有充分重視人事檔案管理工作，并且缺乏對人事檔案管理的正確的認(rèn)知，沒有正確認(rèn)識到檔案管理存在的意義和價(jià)值。同時(shí)，在一些單位中，將人事檔案管理工作看作是簡單的檔案整合和保管，并沒有在日常管理中納入檔案工作，這就使得檔案管理工作難以充分發(fā)揮其價(jià)值。

2）人事檔案管理工作不夠規(guī)范。在當(dāng)前，一些事業(yè)單位中并沒有構(gòu)建起完善的人事檔案管理體系，并且存在著嚴(yán)重的職責(zé)混淆現(xiàn)象，還有一些檔案管理人員是其他部門工作者兼任的，這就使得人事檔案管理不夠規(guī)范，并且在人事檔案管理實(shí)踐中，管理十分隨意化，嚴(yán)重浪費(fèi)了時(shí)間和人力資源。

3）專業(yè)的人事檔案管理工作人員缺乏。在事業(yè)單位中，因?yàn)槿狈θ耸聶n案管理工作的認(rèn)識，導(dǎo)致該崗位中分配的工作者一些都不是專業(yè)人員，有一些工作者是其他部門兼任，還有一些是兼職人員，這就使得人事檔案管理工作難以保障。因?yàn)楣ぷ魅藛T自身的能力不足，導(dǎo)致檔案管理工作無法正常完成，不能及時(shí)整理和歸納檔案的文件和資料，這就給事業(yè)單位檔案管理工作帶來了阻礙。

4）人事檔案管理信息化建設(shè)不足。在當(dāng)前信息化快速發(fā)展的背景下，人事檔案管理工作面臨著眾多的數(shù)據(jù)資料，因此，加強(qiáng)信息化建設(shè)十分重要。但是在當(dāng)前的事業(yè)單位中，其人事管理工作并沒有實(shí)現(xiàn)全面的現(xiàn)代化，并且檔案管理還是傳統(tǒng)工作方式占主導(dǎo)，這就影響了檔案管理工作的進(jìn)行。

3 如何推進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案管理工作的開展

1）提高對人事檔案管理工作的重視。事業(yè)單位管理中，管理者必須要充分意識到人事檔案管理工作開展的重要性，以身作則，從而真正地為人事檔案管理工作開展帶來保障。在領(lǐng)導(dǎo)層中，要不斷更新觀念，并且提高對人事檔案管理工作認(rèn)知，在事業(yè)單位整體環(huán)境中，構(gòu)建出能夠促進(jìn)檔案管理工作開展的氛圍。只有管理者能夠充分重視人事檔案管理工作，才可以促進(jìn)事業(yè)單位人力資源的優(yōu)化和配置，給事業(yè)單位發(fā)展帶來動(dòng)力。同時(shí)，檔案管理工作者也要能夠充分重視人事檔案管理工作的開展，在領(lǐng)導(dǎo)者和管理者的響應(yīng)下，提高重視，促進(jìn)人事檔案管理工作的開展。

2）不斷完善人事檔案管理制度。要有完善的檔案管理制度作為保障，從而給人事檔案管理帶來依據(jù)，對人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，從而保障工作開展的 全面性和有效性。要發(fā)揮人事檔案管理制度對實(shí)際檔案管理工作的約束，從而保證檔案管理工作能夠充分發(fā)揮價(jià)值。要對不同的崗位職責(zé)進(jìn)行明確，將人事檔案管理中的不同環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化，提高人事檔案管理的價(jià)值。

3）提高人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。在事業(yè)單位中，人事檔案管理工作是重要的工作內(nèi)容，因此，檔案管理工作者的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到工作的開展情況。和傳統(tǒng)檔案管理比起來，在新時(shí)期下，檔案管理工作的開展給檔案管理人員提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。在事業(yè)單位中，要不斷引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理工作者，提高對檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，給檔案管理人員帶來充分的福利和保障，不斷引進(jìn)更多的專業(yè)人才。同時(shí)，在事業(yè)單位內(nèi)部，要不斷舉行培訓(xùn)或者是講座活動(dòng)，提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)和能力，保障檔案管理工作的高效開展。

4）充分使用信息化管理。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，要充分使用電子信息化方式，加強(qiáng)對人事檔案管理工作的配合，并且有效做好電子檔案和紙質(zhì)檔案的保管，利用信息化方式，做好檔案的收集和保存，不斷提高檔案管理的能力。同時(shí)，要保障檔案管理的信息安全問題，做好安全防護(hù)，并且避免電子信息泄露造成的損失。在事業(yè)單位中，要構(gòu)建完善的檔案數(shù)據(jù)庫，并且把人事信息檔案等等傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫中，方便檔案的查詢和檢索，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的日常維護(hù)，從而確保信息檔案安全。

5）做好人事檔案管理知識的宣傳。在事業(yè)單位中，人事檔案管理工作直接影響到其自身的利益，因此，事業(yè)單位需要充分關(guān)注人事檔案管理工作，做好對檔案法等等知識的推廣和宣傳，要在單位內(nèi)部，不斷增強(qiáng)員工的檔案管理認(rèn)識，并且在執(zhí)行管理工作時(shí)，能夠嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行。同時(shí)，在事業(yè)單位的內(nèi)部，可以組織開展知識培訓(xùn)，或者是利用競賽等等形式，來顯著提高員工的檔案管理認(rèn)識，豐富他們的知識，讓員工都積極參與到檔案管理學(xué)習(xí)中去，不斷提高人事檔案管理的水平。在日常的工作中，要讓全員都能夠參加到檔案管理工作中去，保證各個(gè)各部門能夠配合進(jìn)行檔案的收集，其次，要不斷檢查檔案管理信息系統(tǒng)，做好優(yōu)化和升級，加強(qiáng)信息系統(tǒng)可控性，增強(qiáng)對檔案的保護(hù)力度，做好電子檔案系統(tǒng)的有效監(jiān)管，保證檔案資料安全。

4 結(jié)束語

綜上所述，在新時(shí)期，事業(yè)單位的人事檔案管理工作重要性不斷凸顯出來，在信息化快速發(fā)展的今天，也給人事檔案管理工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，在事業(yè)單位中，要充分認(rèn)識到當(dāng)前工作存在的問題和不足，設(shè)置完善的人事檔案管理制度，并且不斷提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)培訓(xùn)，使他們能夠符合新時(shí)期改革的需要，促使人事檔案管理工作發(fā)揮真正的價(jià)值和作用。

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