做好檔案工作的幾點體會

王鳳霞

摘要：檔案是國家的寶貴財富，檔案工作是社會事業(yè)的組成部分，而每個單位的檔案工作是整個檔案事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，做好檔案管理工作是服務(wù)社會，造福人民的需要，其具有重要的歷史價值和現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：檔案;工作;體會

檔案是國家的寶貴財富，檔案工作是社會事業(yè)的組成部分，而每個單位的檔案工作是整個檔案事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，做好檔案管理工作具有重要的歷史價值和現(xiàn)實意義。本文結(jié)合自身工作實際，針對檔案工作面臨的問題，對做好檔案工作的基本方法進行思考，以期對檔案工作人員提供一定的借鑒和幫助。

一、單位檔案工作現(xiàn)狀及問題

二十世紀(jì)八十年代末期開始，按照國家、省檔案局的有關(guān)規(guī)定縣檔案行政主管機關(guān)以開展檔案目標(biāo)管理達標(biāo)活動為主要手段，督促指導(dǎo)各機關(guān)、企事業(yè)單位在加強檔案行政管理、規(guī)范檔案業(yè)務(wù)、改善保管條件、開發(fā)檔案利用等方面進行整改提高，實現(xiàn)檔案室工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)。多年來，經(jīng)檔案行政主管機關(guān)和有關(guān)市縣級單位的共同努力，大多數(shù)單位通過了檔案目標(biāo)管理等級標(biāo)準(zhǔn)驗收，全面提高了機關(guān)、企事業(yè)單位檔案綜合管理水平，形成積累了一大批保存價值大、整理質(zhì)量好的檔案資源，為檔案館豐富館藏并順利接收檔案奠定了堅實基礎(chǔ)。

近年來，機關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作的鞏固發(fā)展情況并不令人樂觀。從部分單位檔案工作來看，新情況不斷發(fā)生，老問題又恢復(fù)重現(xiàn)，給檔案室工作的科學(xué)發(fā)展造成了嚴(yán)重障礙。因此，把握開展檔案工作基本途徑，堅持依法管理，認(rèn)真做好檔案室工作是對各立檔單位的客觀要求。

二、做好單位檔案工作的基本方法

筆者認(rèn)為，做好單位檔案除要具備堅定地政治品格，熱愛檔案事業(yè)，甘于吃苦，勇于奉獻，默默無聞的精神外，其工作的基本方法就是：建立健全檔案工作體制，堅持依法辦事;明確職責(zé)任務(wù)，切實履行職責(zé);掌握業(yè)務(wù)技能，規(guī)范檔案管理。

（一）健全檔案工作體制，堅持依法辦事

建立健全機關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作體制，形成開展工作的有效運行機制，提供堅強組織保證，是做好檔案工作的根本前提。各級各單位必須提高檔案法制意識，依照檔案法律法規(guī)，健全完善檔案工作管理體制，保證檔案工作依法開展和有效運行。

（二）明確職責(zé)任務(wù)，切實履行職責(zé)

按照國家有關(guān)規(guī)定，機關(guān)、企事業(yè)單位要進一步明確在檔案管理方面的職責(zé)任務(wù)，增強責(zé)任心和使命感，尤其是要制定出檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員的具體職責(zé)任務(wù)，便于監(jiān)督、檢查、落實。首先要明確單位分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，主要從加強領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納人計劃和議事日程，創(chuàng)造工作條件，督促檢查落實。其次要明確綜合檔案室主任的職責(zé)，主要從組織學(xué)習(xí)檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，督促收集歸檔工作，對本單位檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度等進行規(guī)定。第三是要明確檔案人員的職責(zé)，主要從統(tǒng)一管理本單位全部檔案，統(tǒng)一檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，組織開展各類檔案的歸檔整理，確保歸檔質(zhì)量，業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范化、積極提供利用等進行規(guī)定。只有任務(wù)明確，職責(zé)分明，檔案管理網(wǎng)絡(luò)各崗位人員各負(fù)其責(zé)，認(rèn)真履職，按制度辦事，才能保證檔案工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

（三）掌握業(yè)務(wù)技能，規(guī)范檔案管理

單位在健全工作體制，明確職責(zé)任務(wù)的基礎(chǔ)上，關(guān)鍵就看檔案專兼職人員是否熟練掌握檔案專業(yè)技能，還要具備一定的計算機操作技能和信息化應(yīng)用技能，結(jié)合單位實際，切實做好各類檔案的收集歸檔和保管利用工作。應(yīng)把握并做好三個環(huán)節(jié)的關(guān)鍵工作。

（1）制定好全宗內(nèi)檔案實體分類與保管期限劃分方案

樹立起統(tǒng)一管理全宗內(nèi)各類檔案的觀念，結(jié)合單位實際制定出一個科學(xué)、適用的檔分類及保管期限劃分方案，規(guī)范全宗內(nèi)各類檔案實體的歸檔整理。基本方法是：第一，分清檔案門類。就市縣級單位一般情況看，檔案門類主有：文書、會計、科技（基建）、音像、實物、職工檔案。少數(shù)單位還有（業(yè)務(wù)）檔案。第二，對每一門類檔案進行分類，合理設(shè)置類目。第三，確定基本歸檔范圍條款，在每門類檔案的類目之下，細(xì)分出歸檔范圍條款。第四，對歸檔范圍的文件劃定參考保管期限。把檔案門類、類目、歸檔范圍條款、保管期限等項目內(nèi)容以表格形式制作出來，就形成了檔案分類及保管期限劃分方案。

（2）按照檔案分類方案和相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，開展認(rèn)真細(xì)致的歸檔整理工作

在堅持遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管利用原則的前提下，按照各門類檔案的具體標(biāo)準(zhǔn)和分類方案，對各類歸檔文件材料進行收集、分類、鑒定、組件或組卷、裝訂排列、編檔號、編目、裝盒、統(tǒng)計、上架等的規(guī)范化整理。

（3）充分行使檔案保管與利用職能，為社會各方面利用及時提供服務(wù)

目前，單位檔案保管條件普遍較為簡陋，保管工作需要加強。在基本具備安全保管條件的基礎(chǔ)上，必須認(rèn)真落實綜合檔案室工作制度，按照“九防”要求，加強日常管理和安全檢查，堅決杜絕檔案損毀和丟失事故的發(fā)生，確保檔案安全。與此同時，要積極做好檔案信息開發(fā)利用工作。檔案整理保管的目的在于利用，單位綜合檔案室要盡快改變以住的只重保管和滿足于為查閱者提供服務(wù)的管理方式，緊跟當(dāng)今信息社會時代步伐，圍繞當(dāng)?shù)匾恍┲卮蠊ぷ鞑渴鹋c活動，采取制作文件匯編、編發(fā)專題資料、政務(wù)公開及職能服務(wù)介紹、網(wǎng)上信息發(fā)布等形式、多途徑開發(fā)室藏檔案信息，為社會各方面主動提供服務(wù)，為廣大人民群眾服務(wù)，在服務(wù)中求發(fā)展，在發(fā)展中不斷提升服務(wù)水平，使檔案工作價值得到充分體現(xiàn)。

檔案工作是一項系統(tǒng)復(fù)雜的工作，是黨和國家的一項重要基礎(chǔ)性工作，要本著對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)的態(tài)度，認(rèn)真做好檔案管理工作，發(fā)揮好檔案具有的特殊價值作用，服務(wù)于社會各項工作。

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