實現企業辦公室行政管理精細化的思路與措施

余樂

摘 要：高效的辦公室行政工作能夠促進企業效益的提升，包括社會以及經濟效益。所以，為了提升辦公室行政管理的水平，就需要運用精細化管理理念，促進管理工作的改革，提升企業的競爭力。本文通過分析辦公室行政管理精細化的必要性，進而提出了精細化管理的思路和措施，以提升辦公室行政管理精細化的水平。

關鍵詞：企業辦公室;行政管理;精細化;思路與措施

辦公室行政管理在企業運營發展中發揮著重要作用，具有統籌協調和內聯外通的作用，對于企業運營管理效果的提升具有積極影響。當前企業發展中的復雜性日益提升，對辦公室行政管理也提出了更高的要求，這就需要對管理模式進行創新。精細化管理是一種有效的管理模式，可以解決傳統粗放管理中的問題和不足，所以，在辦公室行政管理中就要有效的運用該模式，促進其服務功能的發揮，提升工作的水平。

一、企業辦公室行政管理精細化的必要性

當前新的技術手段以及服務需求對辦公室管理提出了新的要求，這就要求管理工作要順應時代發展要求。以往的管理模式顯然無法滿足當前工作發展的需要，這主要體現在：首先，以往的管理模式以及觀念無法滿足當前發展需要，工作任務不能只限制在日常事務型工作以及維持單位正常運轉上;其次，管理規章制度無法滿足當前要求，應進一步進行優化和調整;再次，崗位職責體系不夠完善，并未清楚的規定工作職責，導致員工的責任落實程度存在差異，無法有效的量化考核，不利于辦公室行政工作的效率提升;最后，辦公室行政工作人員的素質水平差異較大，有一些員工的工作效率不高，信息技術操作能力較弱，并未積極的更新管理理念和方式，導致管理工作的效率和效果受到消極影響。

二、企業辦公室行政管理精細化的思路

（一）加強企業內部宣傳，促進精細化管理工作的順利開展

要想讓企業更好的運營發展，就需要強化企業內各部門之間的聯系和溝通，加強合作，及時的發現問題，協同對問題進行解決。辦公室行政管理精細化的落實，除了要靠行政部門之外，還需要其他部門的配合以及幫助。企業內各部門需要認真的完成自己的任務，讓各環節能夠有序的開展，提升管理的效率和效果。例如，在對文件資料進行處理時，文件的整理、派發、保存、手續辦理等需要其他部門之間的合作，讓精細化管理工作有序的開展。辦公室行政管理部門要堅持對工作的流程進行優化，對工作內容進行健全，科學合理的配置各項資源，基于行政管理成本的控制，提升工作的經濟效益，進而提升工作的效率和質量。

（二）完善規章制度

為了促進辦公室行政管理精細化的順利開展，就需要對管理的規章制度進行優化和完善，依據企業的經營管理情況，結合員工的情況，科學合理的制定行政管理制度，為精細化管理工作的開展提供依據和指導，提升工作的水平。員工在工作中應該嚴格的按照規章制度，規范自己的行為，企業要加強監督工作，對辦公人員對工作內容以及方法實施監督，定期考核他們的專業知識。員工在流程化管理工作的過程中，要全面了解工作要求以及內容，認真完成工作，全面執行責任制管理制度，相關人員要合理的制定工作規則以及標準，對工作質量、時間和流程進行明確的說明，提升工作的規范性和有效性。除此之外，還要定期對管理人員對工作質量以及效果進行檢查，制定合理的獎懲機制，調動員工的工作熱情，提升他們的責任感，讓員工樹立上進心，不斷的學習和提升自己的業務能力。

三、企業辦公室行政管理精細化的有效策略

（一）優化辦公室行政精細化管理模式

在辦公室行政管理中運用精細化管理模式，能夠促進企業管理效率和效果的提升，企業要結合具體的經營情況，對精細化管理的模式以及制度進行優化和健全，為工作的開展提供保證。以往辦公室行政管理制度中存在較多的不足，比如，復雜性較強、較為散亂、不夠規范、領導能夠直接做決定，導致員工并未參與到行政管理中，集權式工作影響了員工的工作熱情，這會限制企業的發展[2]。現代辦公室行政管理精細化，要對管理制度進行優化和完善，合理的對工作步驟進行調整，在保證管理工作效果的前提下，對工作的進展以及效果進行監督，對員工的行為實施規范。為了調動員工的工作積極性，應制定合理的獎懲機制，對于表現優秀的員工，提供相應的獎勵，對于工作不作為的員工，則要進行相應的懲罰，提升他們的責任感。

（二）構建有效的辦公室規范化精細化管理的考評體系

要提升辦公室行政管理的精細化以及規范化水平，就需要對所有崗位、責任以及態度進行精細化，所有人員都要清楚自己的職責，樹立正確的工作態度，認真、積極的完成自己的工作。只是單一的要求事事做到精細化還不夠，還需要具備量化型的獎懲考評體系，讓員工的工作質量分出好、差，先進和落后，這樣才能調動員工的積極性，提升他們的責任意識，讓精細化有序的開展，避免出現表面精細化問題。因此，需要結合每個崗位的情況，清楚的規定職責內容和標準，以此作為辦公室人員的考評依據，讓他們能夠提升工作的效率和效果，提升辦公室人員的工作積極性，促進精細化管理的有效落實。

（三）注重培養提升行政工作者的綜合能力

辦公室行政工作較為瑣碎，雖然看起來簡單，但是卻要求工作人員具備較強的耐心以及細心，還要求部門間的有效溝通與協作，要提升管理工作的效果，就要清楚規定各員工的責任，將責任落實到個人，促進辦公室內人員良好協作關系的形成。員工除了要完成自己的職責，還要結合工作需要，強化和其他人員的溝通和配合。員工應該堅持提升自己的整體水平，加強自身業務能力，樹立積極向上的學習和工作態度，讓辦公室行政工作能夠有序開展。只有提升員工的整體素質，才能更好的接受新的工作內容，積極的應對挑戰，提升管理工作的質量。

四、結語

綜上所述，當前市場競爭不斷加劇，企業要想實現更好的發展，就需要提升對辦公室行政管理工作的重視程度，利用精細化的管理模式，提升管理工作的效率和質量，提升企業的整體收益。另外，員工也要堅持學習新的知識，改變思維方式，提升自身的業務能力以及職業素養，樹立較強的責任意識，規范的開展行政管理工作，提升工作的有效性。

參考文獻：

[1]曹琳潔.簡析辦公室行政管理精細化思路[J].管理觀察，2017（32）：77-78.

[2]張同.提升企業辦公室行政管理質量的重要作用[J].中外企業家，2017（32）：68-69.