探析檔案管理工作的一些合理化建議

邊麗君　河北省承德市圍場滿族蒙古族自治縣政務服務中心

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探析檔案管理工作的一些合理化建議

邊麗君河北省承德市圍場滿族蒙古族自治縣政務服務中心

摘要：機關事業單位專門檔案只是檔案管理中的一部分，很容易被忽視和遺忘。作為檔案工作者要高度重視這項工作的開展，自覺做好機關事業單位專門檔案的管理，按照上級頒發的專門檔案管理辦法和各自的行業規范，遵循各專門檔案形成的規律和特點，根據它們之間的有機聯系進行收集、整理、保管和利用，為豐富館藏檔案奠定物質基礎，為各項業務工作提供信息資源，為增強單位整體檔案管理工作合理化、規范化、科學化發揮重要作用。

關鍵詞：檔案管理合理建議檔案工作

公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也決定了日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打基礎。

一、各級領導要重視支持檔案工作

檔案工作是事業單位各項管理工作的基礎，各級領導一定要重視支持檔案工作，要以對歷史高度負責、對職工高度負責的態度，切實加強對檔案工作的領導，做到對檔案工作重視到位、投入到位，對檔案工作人員關心到位。要定期聽取檔案工作匯報，及時研究解決檔案工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展創造良好環境；加大對檔案工作的經費支持力度，為檔案工作的開展提供必需的物質條件，在生活上關心、工作上關注、政治上關愛檔案人員，重視檔案干部隊伍建設，增強檔案干部隊伍的生機和活力，真心實意幫助檔案工作者解決實際困難和問題，使檔案工作者感到有溫暖、有希望、有奔頭，使干事創業的積極性、主動性、創造性得到更好發揮。

二、收集收齊歸檔文件材料

“巧婦難為無米之炊”，做好歸檔文件材料的收集工作，是確保檔案齊全、完整、準確、系統的基礎。要做好收集工作，檔案人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好檔案形成過程中各個環節、各個部門的關系，對檔案形成的全過程進行動態監督與檢查，同時要不斷提高全員檔案意識，實現全方位的有效管理，采取各項有力措施，做好事業單位檔案材料的收集工作，檔案的歸檔率、完整率、準確率、查全率、查準率才有可能達到高標準。

三、檔案集中統一管理

集中統一管理本單位形成的全部檔案，是事業單位檔案工作的基本原則，是檔案法律法規對事業單位檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎。集中統一管理有三層含義一是檔案實體集中，事業單位各部門形成的各種門類、各種載體的檔案，都要集中到本單位綜合檔案室統一管理二是人員集中，各部門檔案管理人員都要納入本單位檔案管理部門管理；三是管理集中，各單位的檔案、人員要在檔案部門的統一管理下開展檔案工作，提供檔案利用。

四、提出對檔案管理的幾點建議

1.檔案歸檔要掌握靈活性

文書檔案的歸檔時間一般是以年度為界，而專門檔案記述和反映了機關某些專業方面的工作活動情況，其形成檔案的規律和特點各有不同，因而專門檔案的歸檔時間要掌握靈活性。如科研成果檔案要以科研項目完成時間歸檔，一項科研項目根據科技立項、擬定方案及開展研究，到最終完成需要一年、幾年甚至十幾年時間。基建工程檔案要以工程竣工時間歸檔，基建工程從項目報批、圖紙設計、動土施工到項目竣工也不是一年時間就可以完成的。因此，這類檔案要以其完成時間歸檔。如果研究項目或工程竣工時間過長，也可以按照研究程序和工程進度，分階段歸檔。聲像檔案是實時瞬間和階段的真實記載，是保存在膠片、相紙、磁盤、光盤等感光材料或磁性材料等載體上的影像和聲音。它記載和反映了單位的重大事件、重要活動和重要人物的真實面貌，相比文字檔案來說，更直觀、真實、形象、生動。

2.搞好檔案工作標準化、信息化建設

檔案工作信息化，是促進事業單位信息資源全面收集、整合、開發的重要基礎，通過檔案信息化建設，能夠實現對事業單位信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持事業單位決策和各級信息服務，潛在的經濟和社會效益難以估算。而檔案信息化的基礎是檔案工作的標準化，沒有經過標準化整理的檔案不可能實現信息化，因此，事業單位檔案部門要認真學習有關檔案工作標準，研究檔案工作業務規范，提高檔案管理的標準化水平，為檔案工作信息化創造條件。

3.強化檔案保管條件及措施

隨著時間的推移，檔案保護顯得愈來愈重要， 加強檔案保護，包括對紙質檔案、電子檔案的保護：一是對紙質檔案，要加強庫房“八防”設施的配備，使檔案庫房做到防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲、防有害氣體、防塵的安全防護要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現象及各類事故的發生；二是對電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強對電子檔案的載體保護，另一方面要加強對電子檔案的信息保護。

4.深化檔案信息開發利用

筆者通過對有關利用數據的分析與研究，認為可以采取如下3項措施，以檔案利用來帶動和推進檔案業務建設：一是對歷年來檔案利用數據分析，著力了解檔案利用所產生的社會效益和經濟效益。通過分析，可以了解檔案的自身價值和潛在的利用資源，有利于進一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發揮檔案的價值和作用；二是開展檔案利用跟蹤服務。檔案工作只有“有為才能有位”，而地位的取得有賴于檔案人員的自身努力，積極開展送檔上門，及時掌握檔案利用的新動態、新動向，及時做好跟蹤服務。三是結合數據對比分析，緊緊抓住檔案利用的熱點和中心工作，積極開展檔案史料編撰工作。

五、結束語

機關事業單位專門檔案只是檔案管理中的一部分，很容易被忽視和遺忘。作為檔案工作者要高度重視這項工作的開展，自覺做好機關事業單位專門檔案的管理，為增強單位整體檔案管理工作合理化、規范化、科學化發揮重要作用。

參考文獻：

[1]李苑.機關單位檔案管理問題研究[J].科技資訊,2013,18:159-160

[2]趙國琴.淺談機關單位檔案管理問題[J].青年文學家,2012,07:239