“檔案”、“檔案工作”、“檔案事業體系”基本問題研究

袁德家

（上海核工程研究設計院有限公司，上海 200000）

檔案是人們在社會活動中直接形成的原始記錄，是最真實的信息來源，也是重要的憑證依據。隨著社會文明的進步，越來越多的人認識到檔案在我們生活和工作中的重要作用。正確地理解檔案工作的一些基本問題對我們更好地管理和利用檔案顯得尤為重要。

1 檔案概述

1.1 檔案定義探究

由于歷史文化背景、思維方式和認識角度的不同，目前檔案的定義在世界范圍內還沒有統一的認識，學術界見諸文字的關于“檔案”的定義已有百余種。

從國外來看，最具權威的是1984年國際檔案理事會主持編纂的《檔案術語辭典》中對檔案的定義是：檔案“是由那些形成他們的人或由他們的職能繼任者為了自己利用的目的或因為他們的檔案價值，經過挑選或未經挑選的、有某個適當的檔案館永久保存的非現行文件。”對于“文件”則解釋為：“由一個團體、機構、組織或個人在履行其法律義務時或在各種具體事務活動中形成或收到和保管的記錄信息。”

國內關于檔案的定義的研究也很多，《檔案法》中規定“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”[1]《檔案管理學基礎》將其定義為“檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件。[2]”

諸多檔案的定義可以分為“狹義檔案”與“廣義檔案”兩類。“狹義檔案”認為檔案就是文件，文書材料，是傳統意義上的檔案；“廣義檔案”不但增加了檔案的內涵，而且擴大了其外延，只要具有“檔案屬性”的記錄都可以稱為檔案。

上文列舉的幾個檔案的定義體現了人們對檔案對象特征的不同把握，是檔案學研究不斷深入的結果，也是檔案工作在社會實踐中不斷深化的表現，對檔案定義的屬概念從“有保存價值的文字、圖表、聲像” 到“以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件”，再到“有價值的各種形式的歷史記錄”，檔案定義的外延隨檔案載體的增加不斷擴展，但是，所有這些定義仍不能離開“文件”、“文書”的局限，只是把檔案當成處于后階段的文書或文件的物理實體；而且隨著檔案工作的“社會化”，檔案已不再僅僅是“以備查考”的記錄，而成為一種控制手段，管理工具。這樣，檔案概念的外延拓展必然遇到阻礙，更具科學意義的檔案定義也就難以形成。

因此，本文以覃教授的雙元價值觀的視角來定義檔案：“檔案是人類對憑證信息的合目的的控制。[3]”從對象實體的角度亦可理解檔案為：“檔案是處于人類合目的控制的憑證信息。[4]”

這里的“控制”，強調了檔案從根本上是一種功能，人們可以借以維護憑證信息的證據力。其表現為有利于顯示其憑證價值的資源組織、價值鑒定、保管和利用；“合目的”強調了人類借助檔案功能的心理需求以及管理技術上的主觀能動性，其表現為鮮明的時代特征；“憑證信息”則是對 通常定義中“原始記錄”或“原生性”的拓展。

檔案從本質上具有雙重屬性，即一方面作為人類記錄的控制方式，另一方面作為控制中的憑證信息實體。剝離其中的任何一個方面，檔案便不復存在。所謂“雙元價值”也正是有這兩方面的屬性決定的。

1.2 檔案的屬性、價值和作用

1.2.1 工具價值

檔案的工具意義表現為對憑證信息證據力的有效控制，且通過文件的原生性與真實性維護來實現。因為檔案是人們在各項社會職能活動直接生成的，記錄了活動過程的真實情況，具有原始記錄的屬性，這是檔案區別于其他文獻、材料的本質屬性。由于檔案是生產活動和社會活動的原始記錄，因此具有證據與憑證價值，可以作為企業管理的依據和處理事務的證據。檔案的工具屬性、價值和作用的關系，我們可以用一個“價值鏈”聯系起來。

原始記錄性（屬性）→工具價值（價值）→憑證、證據（作用）

1.2.2 信息價值

如果說檔案的工具價值是就檔案實體而言，那么檔案的信息價值則是針對檔案記錄的內容信息。“‘檔案’——作為組織的記錄和保存，它不僅具有鮮明的知識屬性，還作為一種以信息（知識）為其用以工具（方式）為其體的管理文明的產物。”[5]檔案是一種重要的知識信息載體，具有知識屬性，因此具有信息價值，可用于傳承知識或作為自身信息資源在后續發展中廣泛應用。檔案就是組織特有的一種元知識。同樣，檔案信息價值的“價值鏈”可以表示為：

知識信息性（屬性）→信息價值（價值）→傳承知識、財富、管理方式（作用）

檔案的屬性決定了其價值，價值又形成其作用。“檔案是作為行為方式（工具）和作為對象實體（信息）的雙元價值結合體。”[6]因此工具價值與信息價值同時為一份檔案所有，只是在這樣的一個結合體中，兩種價值發揮作用大小不同，最終表現出來結果也不同。例如某個時期一份檔案的工具價值呈顯性狀態，發揮較大的證據作用，那么這時這份檔案表現出憑證作用。但當這個問題解決后，這份檔案的工具價值可能變得不明顯了，信息價值呈現顯性狀態。在我們的日常管理活動中，應注意維護檔案的“工具”、“信息”屬性，使檔案的工具價值與信息價值維持在相對穩定的狀態，發揮其最大的作用。

2 檔案工作概述

“檔案工作，是管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務的一項業務系統。”[7]檔案工作有廣義、狹義之分。從廣義上說，檔案工作包括檔案管理工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學研究工作、檔案出版宣傳工作和檔案外事工作等，所有這些都屬于檔案事業的范疇。狹義的檔案工作，是指檔案館（室）或企業檔案管理部門對檔案信息資源的管理和開發工作。簡言之就是檔案管理業務。這里所指檔案工作都是狹義的檔案工作。

2.1 檔案管理的工作內容

2.1.1 檔案形成前期的工作---文件管理

近幾年，受“大文件觀”和文件生命周期理論的影響，檔案管理部門逐漸將文件管理納入檔案管理工作的體系之中，加強對其下級業務部門的業務指導與監督工作。

文件管理階段檔案主管機構的主要任務是業務指導和監督。主要表現為：建立健全文書工作制度，對文件的形成、處理、傳遞、銷毀和歸檔等有明確的規定；設立專門的文書工作機構，配備專業的文書人員；文件的質量控制，文件的行文規范要符合歸檔要求，載體材料、書寫材料應選擇優質耐久的材料；控制文件運轉速度，保證文件在規定的時間和范圍內產生應有的效用。

2.1.2 檔案形成后的管理

檔案形成后的管理工作，簡稱為檔案管理工作。其管理活動的全過程是一個完整的系統，該系統由輸入子系統、存儲加工子系統、輸出子系統、反饋子系統四個部分構成[8]。其中輸入子系統又分為檔案的收集、鑒定，是檔案資源的積累階段，其目標是收齊；存儲加工子系統包括檔案的整理、保管、編目與檢索、編輯與研究，是檔案實體的組織，基本目標是管好；輸出子系統主要指檔案的利用服務，即檔案信息的開發，其目標是用活；反饋子系統主要指檔案統計工作。檔案的收集、鑒定、整理、保管、編目與檢索、編輯與研究、利用服務、統計稱為檔案工作的“八個環節”。

檔案工作的各個環節都是圍繞和貫穿著檔案提供利用工作而展開的，各項內容之間相互制約，相互依存，共同構成了檔案管理系統這樣一個有機整體。因此，檔案工作應統籌安排，不能輕視某一環節的工作，也不能過分苛求某一環節的工作超出自身的范圍和水平，各個環節應協調發展，共同推動檔案工作的進步。

2.2 我國檔案管理的基本原則

建國以來，國家對檔案事業管理的基本原則做了多次規定，這里不一一介紹了。1987年9月5日發布的《中華人民共和國檔案法》中規定：“檔案工作實行統一領導，分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。”這是我國現今檔案事業管理的基本原則。關于這一原則，很多檔案學的著作中都有詳細解釋，這里就不多做介紹了。

3 中國的檔案事業-檔案工作體系

檔案事業，應包括檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學研究工作、檔案出版宣傳工作和檔案外事工作等，這也是廣義的檔案工作。檔案工作體系是檔案事業各個組成部分相互聯系，相互制約構成的整體。

檔案工作構成了檔案事業，檔案事業是檔案工作體系的基礎，檔案事業的發展又為檔案工作體系的形成奠定了基礎。我國的檔案工作起源很早，“完全意義上的有意識的檔案工作，應該說從封建社會開始”[9]。我國的檔案事業逐步發展起來是在“半封建半殖民地時期”[10]，新中國成立后，國家的檔案事業工作體系才基本形成。因此本文主要介紹新中國成立后我國的檔案工作。

新中國成立后，黨和政府把檔案工作作為“維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業”，“黨和國家各項建設事業必不可少的環節”[11]，高度重視；1987年，頒布了《中華人民共和國檔案法》，進入了依法治檔時代；建立、完善了檔案事業機構，充實了檔案事業。之后，檔案事業大規模發展,建立了遍及各行各業的龐大的檔案工作體系（圖1-2）：

圖1-2 檔案工作體系示意圖

3.1 檔案行政管理

檔案行政管理“是以國家各項建設事業的需要為目標，對全國以及地方檔案工作進行統籌規劃、組織協調、統一制度、監督指導的活動。”[12]其實施主體為國家檔案局和省、市各級檔案局。

檔案行政管理工作的內容主要體現在“管理監督、調控指導、服務協調”[13]三個方面。進入21世紀，檔案行政管理工作面臨著嚴峻的挑戰，檔案行政管理部門應該認清形勢，轉換管理職能，由直接管理為主向間接管理為主過渡，逐步從繁瑣的具體事務中解脫出來，強化其作用，促進檔案事業的發展。

3.2 各級各類檔案館

檔案館是國家檔案保管基地，是文件與檔案利用中心，也是集中管理檔案的文化事業機構。檔案館的主要職能，有以下四個方面：一，收藏、管理國家檔案財富的基地；二，開發檔案信息資源，為社會服務；三，維護檔案的完整與安全；四，宣傳教育。

3.3 基層檔案室、處、中心

基層檔案檔案室、處、中心（以下簡稱“檔案室”）是遍布所有工作單位的檔案工作組織，是機關、團體、企事業單位統一管理本單位檔案的內部組織機構，主要為本單位工作、生產和科研服務。

檔案室的基本任務可以概括為“檔案保護、管理工作、行政監督、業務指導”四個方面[14]。

3.4 檔案教育系統

檔案教育是檔案工作體系的重要組成部分，檔案事業的建設，需要發展檔案教育，培養檔案專業人才。我國的檔案教育始于20世紀30年代，隨著檔案事業的發展，我國的檔案教育工作也進入了一個新的發展階段，取得了一定的成績。檔案教育系統由學校教育，在職培訓，檔案教育網站三部分構成。

3.5 檔案宣傳系統

檔案宣傳系統是向人們傳播有關檔案、檔案工作的有關信息和思想的系統，是我國檔案工作體系的重要組成部分和發展檔案事業的必要條件。檔案宣傳系統包括兩個方面的內容：檔案宣傳和檔案出版。檔案宣傳包括傳統意義上的檔案信息的借閱利用工作、通過檔案會議、展覽、舉辦知識競賽等形式宣傳館藏檔案中有普及利用價值的檔案信息內容和現代意義上的檔案的新聞媒介宣傳、網絡宣傳等。檔案出版泛指檔案專業報刊圖書的出版和檔案出版工作，具體內容包括檔案專業報刊、專業書籍、檔案史料的出版。

3.6 檔案科研工作

檔案科研工作是檔案科學技術研究工作的簡稱，主要指檔案保護和管理技術的研究、檔案科研機構的研究工作。在我國檔案事業體系中，檔案科研工作是其中重要組成部分，是檔案事業建設與發展的重要條件。

3.7 檔案外事工作

檔案外事工作是發展我國檔案事業的外部條件，同時是國家對外文化與科技交流活動的重要方面。我國檔案外事工作大約開始于20世紀30年代，新中國成立后，檔案外事機構才逐步建立和發展，主要通過參加國際檔案組織開展的活動，國家間的雙邊檔案交流與合作、國際檔案學術交流與合作等形式展開。

3.8 其他：檔案學會

我國的檔案工作體系除了包括官方的檔案機構，專業的檔案宣傳、教育、科研機構外，還應包括檔案學會等一些民間檔案組織。中國檔案學會于1981年11月成立，是中國檔案史上第一個群眾性的學術團體，是位于政府組織之外的中介機構，能夠克服政府組織“官僚性”的缺點，兼具實用性與專業性，這股新鮮血液的注入，使我國的檔案工作體系充滿了活力。

本文所探討的只是檔案學的基本問題中的一小部分，還有很多問題都沒有涉及，比如檔案學的基礎理論研究、檔案學的學科體系等，而且談到的檔案、檔案工作、檔案工作體系等問題也有不夠深入的地方，有待于進一步修正與完善。