關于政府無紙化辦公方面推進的感思

孔 雷

（南京市鼓樓區政府辦 江蘇南京 210008）

進入信息時代以來，政府無紙化辦公的普及與應用越來越多，一定程度上體現出了綠色辦公、節能減排、政務高效的諸多優勢。

概念

狹義來說，無紙化辦公是利用現代化的網絡技術進行辦公的活動，它改變了過去用紙張和筆進行各種業務以及事務處理的傳統方式，是現代辦公工具信息化、數字化、網絡化的重要方向。

無紙化辦公，是隨著黨政機關信息化的發展而發展，在無紙化辦公環境中，計算機、應用軟件、通信網絡是三個最基本的要素。經過多年的發展、推進，政府的“辦公自動化”“OA 協同辦公”“協同管理”“多維智能管理”等從軟件到觀念上都在不斷的演進，形成了現在的面向各個行業不同方式的無紙化辦公方式。

在政府部門推進無紙化辦公的實際意義

無紙化辦公是建立在辦公自動化基礎上的節約型、高效型的辦公方式，推行無紙化辦公對于構建節約型機關、實現節能減排來講，現實意義是重大的。

在各級黨政機關全面推行“無紙化辦公”，不僅提高了黨政機關的工作效率，節省了辦公資源，也使黨政機關的工作作風有所改善，給黨政機關的工作注入了生機與活力。具體而言：①使用網絡互聯后，信息交流非常暢通便捷，工作效率也得到很大提高，原來需要到處寄送的文件，如非涉密的發文、會議通知、政務信息等由通訊員遞送各個部門，效率很低，現在只要手指一摁，幾十份通知瞬間就發出去了，實現了文件的快速傳遞，也保證了時效性。②無紙化辦公最顯著的特點就是在互聯網上進行電子文件的傳送，這不僅減少了紙質文件的印刷，同時也縮減了紙質文傳遞過程中所需的人力、物力和財力。黨政機關推行無紙化辦公，響應了黨中央關于創建節約型社會、節約型政府的號召。

進一步推進政府無紙化辦公的建議

推進無紙化辦公系統的應用，是政府機關政策性和技術性很強的工程，各級領導干部要提高認識，帶頭學習、帶頭使用，促進無紙化辦公工作的順利開展。此外，建議：

不斷健全制度，確保安全常態化。根據《中國共產黨機關公文處理條例》《國家行政機關公文處理辦法》和我國的《電子簽名法》《檔案法》等的規定，對照本級政府機關在無紙化辦公制度、方式、管理、實施上面的辦法，查找漏洞，完善管理制度，明晰權責，做好體系的完善。①要不斷完善自身的無紙化辦公管理制度，不但要控制文件傳輸上的風險，還要做到責任具體化，不斷的完善無紙化辦公體系，形成對信息的有效監管。既要保證政府辦公的信息化安全，又要使信息暢通，確保無紙化辦公落到實效。②強化安全管理，規范身份認證、權限管理、系統準入等制度，規范上報和下行文檔電子印章的使用，確保用戶身份的唯一性和辦公的痕跡唯一性，確保文件使用和傳遞的合法性。同時，重點對涉密文件進行管理，不適合無紙化辦公的要嚴格按照涉密文件辦理手續進行。不論任何公文數據，系統必須確保其安全，以防止由于硬件的偶然故障、人為損壞所引起的數據丟失。為確保數據安全，做好數據備份工作也是至關重要的。

加大建設投入，加快公文處理自動化與標準化的建設。①無紙化辦公需要以資金、人力物力、先進的技術等為支撐。不但要做到軟件上的更新，還要在各級機關做好硬件上的更新，因此要加大信息、通信、計算機上的投入，以確保信息系統的順利運行和無紙化辦公通道的順暢。②加快公文處理自動化與標準化的建設。電子公文處理的自動化、智能化離不開公文處理的標準化，如公文格式標準、電子公文處理標準、電子公文交換格式標準、電子公文處理系統軟件設計技術標準等。按照《國家行政機關公文格式》標準，在電子公文處理系統中可自動生成行政機關各個文種的格式，可自動生成公文格式要素的位置、字體、字號，可自動標引主題詞，還可自動按規范化的順序排列主送、抄送單位等。根據公文處理標準，在電子公文處理系統中可設置辦理時限、到時催辦、來文提示、急件提醒、退文警示等，在辦文中可調閱相關的信息資料，輔助公文寫作，可實現自動校對、自動編寫公文摘要等。

實現全面無紙化協同辦公，推動政府業務工作不斷向數字化轉型。無紙化辦公不止是會議無紙化，應該充分依托政務外網、黨政機關辦公自動化系統、無紙化辦公辦會平臺、視聯網視頻會議系統等數字化應用平臺，全面推行公文流轉的全流程電子化，包括信息報送、會議資料管理、提案辦理等工作流程。隨著無紙化辦公的推進，“掌上辦公”也能輕松實現。即使領導干部、相關人員在外走訪、出差，也可以隨時隨地把我們要處理的一些公文進行現場辦公，移動辦公，大大提高行政辦事的效率，為服務老百姓提供了一個更快捷的路徑。

加大宣傳培訓指導力度，建立監督管理長效機制。①推行無紙化辦公是一項系統工程，涉及單位廣、人員多，要采取有效形式加大宣傳、培訓和指導，做好常規性的網絡維護、信息下載、傳遞，保障網絡的暢通；要定期組織對文件接收情況的檢查和通報，實現文件及時傳送、及時收閱、及時處理，做到不誤時、不誤事。②各級各部門主要領導要親自抓，并明確分管責任領導、責任辦事機構、責任人員，確保把此項工作落到實處；將無紙化辦文列入機關單位年度考核項目，縣政府辦要對網上公文傳輸進行檢查督導，確保無紙化辦文的穩步實施。

總之，實行無紙化辦公，既可以提高工作效率，也有利于減少資源的消耗。今后，為了規范管理無紙化辦公，各級政府、各部門還應加快制定關于無紙化辦公的相應制度，確保無紙化辦公在本地黨政機關得到更好的推廣、應用。