大數據時代下財務工作檔案“127”管理體系研究

文/張美蓮（衡陽煙草公司）

一、前言

隨著煙草行業高質量發展的不斷推進，作為企業管理基礎的財務管理顯得尤為重要。如何用好科技賦能，促進財務管理與移動互聯網、物聯網、云計算等信息技術融合，實現企業財務管理進一步優化，成為大數據時代下財務管理工作高質量發展的應有之義。近年來，煙草行業積極推進財務共享中心建設，充分發揮財務管理信息化、數字化帶來的優勢，有效提升了工作效率。為防范企業風險、提高企業管理水平，規范、高效做好線上線下財務檔案管理工作顯得尤為重要。作為財務工作中十分重要的管理內容——“127”管理體系，對推進企業健康、持續、穩定發展具有重要意義。煙草行業需運用好財務檔案“127”管理體系，為企業進一步實現發展質量效益雙提升提供保障。

二、“127”管理體系概述

（一）什么是“127”

“1”是指財務工作檔案依托在財務共享平臺或者信息“FTP”下的TP平臺。“2”是指財務檔案分為兩條線進行管理，即線上和線下管理，電子和紙質管理兩種并行。“7”是指財務工作電子檔案的七個方面。即歷史財務數據、日常檢查資料、日常報送資料、各崗位工作資料、制度文件、電子會計憑證、黨建資料管理。

（二）“127”管理體系的特征

1.對檔案展開科學數據管理

作為財務工作中的檔案管理最明顯的特點就是類型較多，業務量繁重，而檔案“127”管理體系就是要將這些檔案進行科學數據管理。首先，財務工作中的檔案管理部門將之前許多紙質檔案使用計算機轉換為當下的電子檔案。由于積累的檔案眾多所以這項任務量非常大。其次，在財務工作中應用檔案“127”管理體系，電子檔案的數據量也會隨著應用程度與時間長短呈現快速的增長趨勢，這時就需要財務工作人員將這些電子檔案進行科學數據管理，在進行這項工作時也會需要大量的時間和精力。這也體現了在數據時代下財務工作中檔案管理工作的復雜程度和持久性。

2.提高檔案資源利用效率

在科技進步的影響下，應該來說在財務工作中應用“127”管理體系大大提升了檔案資源的利用率。隨著計算機與互聯網的發展，在進行檔案管理到工作中利用對檔案歸納、分析、整理、總結，能夠將檔案資源的利用率得到顯著的提升。從這個角度來說，這種新型檔案管理模式的建立對于人們在未來的生活與工作中更好地利用財務檔案打下了一個良好的基礎。

三、目前財務檔案管理體系存在問題

（一）財務管理檔案的管理較為混亂

財務管理檔案主要指預算管理、資金管理等企業內部管理形成的記錄資料，在實際財務檔案管理中，煙草企業往往不夠重視財務管理檔案管理，未按類別保管財務管理檔案，導致財務管理檔案經常與會計檔案混淆，甚至出現財務管理檔案遺失情況，不僅使整個財務檔案在整理、編目等環節上出現問題，也增加了檔案調閱的工作量，同時也會給以后的財務審計工作帶來麻煩。

（二）現有的財務檔案管理體系不能滿足信息化需求

隨著煙草行業財務共享模式推廣，財務檔案管理工作的環境發生了巨大變化，傳統的財務檔案大都是以紙質為載體，共享模式下財務檔案大都為電子財務檔案。由于電子檔案具有易改性，相對紙質檔案而言，更難認定其原始性和真實性，同時，電子檔案具有對設備和系統的依賴性，電子檔案的存儲安全性和可識別性也面臨更大的技術挑戰，電子檔案難以保證真實、完整和安全性，現有的檔案管理體系缺乏對電子檔案保存設施及維護，未制定配套的管理制度流程對電子檔案的歸集、傳遞、保管、調閱進行管理。

四、“127”管理體系在大數據時代下財務工作的應用及意義

（一）財務共享中心的創新構建策略

在財務共享平臺展開財務工作電子檔案的七個方面資料管理可以為財務核算成本的有效控制提供完整的支持。因此，加強對財務管理工作現狀的總結研究，并制定財務共享中心的創新構建策略，可以為財務管理工作的創新發展提供完整的保障。

1.提升會計職能監督工作水平

會計的職能監督是保證財務工作得到規范化運行的關鍵。在財務共享中心得到構建的情況下，財務會計工作的程序將可以具備更高的規范性，保證財務工作可以按照固定的順序逐步實施，有效的規避不同類型會計風險。

2.提高財務工作的效率

在財務共享中心得到創新構建的情況下，財務工作相關的檔案資源將可以實現有效的創新處置，尤其可以使財務管理工作的相關風險得到完整的控制，保證財務管理業務實現效率的提升，在應用財務共享中心的過程中，初始性工作的質量十分重要，可以在技術因素的幫助下得到改進，與此相關的技術性資源也將得到整合。

3.提升財務檔案管理工作的規范性

財務檔案的規范化管理可以為財務工作的創新處置提供完整的支持。在財務共享中心構建的過程中，憑借互聯網技術創新推廣的有利條件，財務檔案管理工作可以得到更高水平的技術性支持。財務檔案管理工作將可以在財務共享中心的幫助之下實現合理的創新。

（二）財務工作傳統的檔案管理

財務工作傳統的檔案管理時，選定的數據和信息全部是財務會計計算獲得的，而在計算過程中主要使用的是經濟學、數學和統計相關的會計知識，統計結果用于評估企業未來可能出現的損益。在Internet快速發展的影響下，在企業辦公中計算機作為重要的辦公用具，可以通過Internet平臺實現線上財務工作中的檔案管理。面對基于數據時代下新穎的財務管理模式，傳統的線下財務管理無法實現網絡管理，無法滿足企業可持續發展的要求。

1.財務工作中檔案管理的范圍拓展

隨著互聯網的發展，數據時代的到來，財務管理工作模式得到了創新和變革，大大擴展了財務管理的范圍。例如，信息技術在財務中檔案管理的應用，開展采購工作時，由于數據時代的信息相互交織，作為財務工作人員，可以及時得到采購信息，有利于企業開展管理工作，使得管理內容更有內涵。

2.財務工作的信息及時性

數據時代下的信息眾多，種類繁雜，檔案“127”管理體系能夠將這些信息迅速分類然后進行信息傳遞，使用簡單明了的方式顯現給工作人員。另外，互聯網技術的實時性可以快速實現與會計工作相關的數據信息數據庫的更新需求，使財務管理工作能夠得到有效提升。

3.財務工作的有效溝通

互聯網時代思想的發展促進了員工之間的交流和財務管理部門上下級之間交流的豐富。譬如，在數據時代互聯網下，財務部門在進行電子檔案管理工作時，可以通過語音視頻會議等軟件獲取需要了解的檔案數據。不但可以節省工作時長，也不用受到時間和地區的限制，從而大大提升了工作效率。

4.財務工作的有效協同化

協同數據時代下信息技術具有準確性高，速度快的特點，促進了電子檔案的實時性，可以促進財務管理的動態轉變。對于企業而言，資金需要不斷流動，僅靠手工方式很難進行財務管理工作。但是，在互聯網信息技術得到廣泛實施之后，可以通過信息技術來協調和動態管理財務和業務。

五、數據時代下做好財務工作的措施研究

（一）樹立財務風險理念，提高財務信息安全性

為了在數據時代展開財務工作，公司可以采取的第二項措施是建立財務風險概念并提高財務信息的安全性。科學技術就像一把雙刃劍。在給人們的生活帶來便利的同時，也帶來了不利于企業發展的不穩定因素。相應地，對于數據時代的財務工作，在數據變得方便、高效之后，當大數據被廣泛普及時，信息相對開放，并利用多種渠道進行信息傳播，進行惡意篡改，將導致商業風險。因此，為了提高金融信息的安全性，首先必須建立意識領域的金融風險概念，并通過意識領域來提高這方面的重要性。采取合理措施以應對該行為；其次，財務人員必須注意數據的保密性，采用先進的科學和高端新技術來保證財務數據的安全性和保密性，更好地規避財務風險的產生。一方面，公司可以引進一些高科技和科學人才來控制其數據操作，并允許他們在健康安全的網絡環境中工作。另一方面，公司應增加對設備和設施的投資，確保硬件設備能夠跟上當前的發展需求，并結合一些安全軟件進行管理，以進一步確保財務數據的真實性和可靠性，并促進財務工作的全面進步。

（二）加強財務數據與業務信息整合度

企業應該優化和整合財務系統和業務系統，做好建設、有效整合數據，整合信息系統和其他關鍵業務信息，提高各個維度數據的準確性，提高財務數據和業務的可用性信息。利用網絡開發和實現資源共享，打破區域之間的封閉和時差，實現資源的實時共享。為企業提供財務數據支持，更好地管理企業，更深入地挖掘企業價值。

六、結語

總之，財務工作中的檔案管理是把握公司發展趨勢的重要組成部分。在當今社會的數據時代背景下，公司財務工作應不斷抓住機遇，積累經驗并應對挑戰。采取合理措施，完善“127”管理體系，最大限度地開展財務工作，促進企業整體發展，實現企業升級改造的最終目標。

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