高職院校新校區基建檔案全過程管理探析

陳玄

【摘要】隨著高職教育的快速發展，越來越多的高職院校開始新校區的建設，基建檔案管理問題也隨之出現。明確基建檔案管理的地位，使檔案管理成為建設項目管理的重要環節，規范基建檔案管理，實施高職院校新校區基建檔案全過程管理十分必要;同時采取系列措施，逐步建立和完善高職院校新校區基建檔案管理機構、管理部門，落實相關的基建檔案管理制度，不斷提升相關人員的檔案管理意識和檔案管理水平，創新管理模式與推進基建檔案管理信息化等，以保障高職院校新校區基建檔案全過程管理的順利實施。

【關鍵詞】高職院校新校區? 基建檔案? 問題? 全過程管理? 保障措施

一、目前高職院校新校區基建檔案管理中存在的問題

（一）基建檔案多且雜，檔案管理較為混亂

近年來，職業教育的不斷發展，催化了新校區的項目建設，在項目建設全過程中形成的基建文件數量自然成幾何級數增長。這些基建文件本來就基數龐大且類型眾多，而且專業性強，整理難度高，稍有不慎，就會導致檔案管理工作中的混亂，比如，單體工程中的部分材料與其他工程摻雜在一起，難以區分;多家單位共同從事一項施工項目，導致檔案整理規格與標準不盡相同，帶來歸檔中的困難;還有一些檔案不符合歸檔要求，公章欠缺、圖紙不符以及亂涂亂改現象嚴重。

（二）重視程度不高，管理水平亟待提高

高職院校新校區建設過程當中，不論是作為業主的校方，還是站在建設施工角度的發包方、承包方，其關注的工作重點無不在工程進展方面，對于項目推進過程中形成的基建檔案的管理工作卻“不聞不問”，這種“重施工而輕管理”的思想誤區，直接導致了當前高職院校基建檔案管理的困境。目前，高職院校基建檔案很少被看作是專業類型的檔案而被單獨管理，工作中經費不足、人才不足等問題較為突出，很多基建檔案沒有專人負責，也沒有專業化的檔案室進行存放，這就導致基建檔案管理水平常年止步不前。此外，由于缺乏有效的監督機制和責任機制，因此檔案管理制度難以落實，工作的規范性和標準性也往往不佳。

（三）歸檔周期較長，檔案流失嚴重

高職院校新校區建設周期往往需要幾年甚至更長的時間，建筑項目數量多，建設規模大，而傳統基建檔案的管理工作，工作人員習慣于采用“事后管理”的方式，總是等到基建項目完成之后，再進行各類文件的統計和整體，“戰線”拉的太長，很多資料都在項目推進過程中遺失或者損毀了，這就導致后期基建檔案的完整性不足，基建檔案對工作完整性的反映不佳，這在很大程度上降低了高職院校新校區基建檔案的管理價值。

二、實施高職院校新校區基建檔案全過程管理

針對高職院校新校區基建檔案管理工作中的種種問題與困難，筆者根據多年檔案管理工作經驗，結合高職院校新校區建設實際和檔案工作規律，提出了基建檔案全過程管理方法，即根據基建項目的推進步驟，與項目建設同步進行各類文書資料的收集和整理工作。具體來說，就是將檔案管理深入到基建項目的勘察、設計、施工、竣工驗收等各個環節當中，全程參與基建文書資料的跟蹤、檢查、指導和收集等工作，待項目完全結束之后，再將資料進行系統的歸檔處理并移交相應檔案管理部門。

（一）明確基建檔案管理的地位，使檔案管理成為建設項目管理的重要環節

在基建項目開始之前，高職院校就應該有意識地建立專業化的基建檔案工作隊伍，并使其成為新校區建設指揮部的一份子，只有首先明確基建檔案管理的重要性，才能提升檔案管理部門的話語權，才能實現內部無障礙的溝通和聯系。另外，高職院校檔案管理部門應該不斷向相關單位宣傳檔案法規與管理要求，建立明確的檔案收集、整理及借閱制度，并通過專門的檔案室的建立，做好前期的檔案收集、保管工作，保證高職院校新校區基建檔案的安全與完整。

（二）強調高職院校檔案部門的基礎作用，實現對基建檔案管理的全過程介入

由于建設單位對于檔案的重要性認識不足、檔案管理工作中的專業性不強，因此，要保證高職院校新校區基建檔案管理的質量，還是要依靠高職院校檔案管理部門的專業力量。高職院校檔案管理部門必須克服“等、靠、要”的消極態度，主動投入到基建工程建設全過程當中，從場地勘察、方案設計、招標合同制定之時起，就要提前入手，打好招呼，督促、指導做好前期文件的整理、錄入等工作，并按照相關規范，保障每一個工作步驟中的檔案都符合分類清晰、目錄明確、順序一致、范圍合理等原則，以為后續基建檔案管理工作打下良好的基礎。

三、高職院校新校區基建檔案全過程管理的保障機制

（一）提升相關人員的檔案管理意識和檔案管理水平

高職院校新校區基建檔案管理水平的提升，與建設項目相關人員的檔案意識提升息息相關，為此，應有意識地強化對于建設項目文書管理單位和文書管理人員的檔案法規宣傳與培訓，促有使相關人員具備一定的檔案專業知識，明白檔案管理在施工建設以及后期學校發展中的重要作用，并以規范的形式，強調相關單位對于基建檔案管理工作的配合要求，保證基建檔案收集工作的順暢，這是保證全程檔案管理模式順利實施的必要條件。

（二）建立高職院校新校區基建檔案管理機構，完善基建檔案管理相關制度

為了確保高職院校新校區基建檔案全程管理的順利進行，應當建立專門的基建檔案管理機構，從而根據工程項目的特點，編制符合實際的基建檔案分類及管理方案，做好檔案法規的宣傳、檔案統一標準的制定等工作;此外，還要重視基建檔案管理制度的建立，明確檔案審核、移交、結算制度，規范檔案借閱流程，從而從保證基建檔案管理工作有法可依、有章可循。

（三）創新管理模式，推進基建檔案管理信息化

技術手段的創新，是高職院校基建檔案管理水平和管理效率提升的關鍵，為此，高職院校應大力推進基建檔案管理信息化、電子化管理。如通過電子掃描的方式，將紙質檔案轉化為電子檔案，從而方便查閱、避免損毀;開發更加智能的辦公軟件和檔案管理系統，實現內部工作系統之間的有效銜接，保證實現對基建檔案的隨時跟蹤、隨時傳遞和隨時獲取，以此提高檔案管理工作的效率，縮短檔案管理的周期，等等。

高職院校新校區基建檔案管理，事關高職院校的未來發展，必須得到高度的重視，只有從人力、制度、技術手段等多個方面入手，實施全過程管理，才能推進高職院校新校區基建檔案水平的穩步提升，實現高職院校的可持續發展。

參考文獻：

[1]王建宇，葉圣蕾.淺析高校新校區基建檔案的管理[J].南通航運職業技術學院學報，2016，15（1）：15-17.