高效管控辦公室文件的歸檔管理工作探究

盛春燕

【摘要】結(jié)合現(xiàn)代化辦公室文件的歸檔管理工作，需要辦公室很多從事專業(yè)的人員科學(xué)規(guī)范化的進(jìn)行妥善處理，對辦公室文件的歸檔管理工作設(shè)定清晰的工作任務(wù)計劃，并制定相應(yīng)的辦公室文件歸檔管理工作規(guī)章制度，依據(jù)規(guī)定的要求展開認(rèn)真、準(zhǔn)確、規(guī)范化地實際管理工作。本文主要闡述了辦公室文件歸檔管理工作的主要內(nèi)容及存在的問題及對應(yīng)解決的方法措施，從而為廣大辦公室文件歸檔管理工作的同仁們提供一些工作實踐經(jīng)驗方便相互學(xué)習(xí)提高工作業(yè)務(wù)能力，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】歸檔? 辦公室? 文件? 管理措施

新時期，運行日常辦公室文件歸檔工作的細(xì)節(jié)，高度重視科學(xué)合理地文件歸檔整理工作，按照相關(guān)的級別進(jìn)行分類、整理、立卷、登記歸檔處理工作。在日常運行工作狀態(tài)中形成規(guī)范常態(tài)化的綜合管理效率，從意識形態(tài)層面上高度重視這項穩(wěn)定辦公室工作正常管理的建設(shè)基礎(chǔ)保障措施，從而減少文件丟失等現(xiàn)象發(fā)生，從而提高文件歸檔管理工作的有效管控措施。

一、發(fā)揮意識形態(tài)化管理好日常辦公室文件歸檔管理工作

從事辦公室工作的人，深深體會到每天會接觸到不同類型的文件形式，面對大量文件資料的收集整理、接收通知、傳送文件等不同層面、不同部門或單位的材料類型，需要專人進(jìn)行辦公室文件綜合管理與保存、登記工作。通過全面提升整理歸檔辦公室文件管理工作，可以體現(xiàn)出單位的工作實際效率，促進(jìn)辦公室文件歸檔管理工作實現(xiàn)規(guī)范化管理控制模式發(fā)展趨勢。總之，不斷提升辦公室文件歸檔管理工作效率方法，可以促進(jìn)文件辦理時效。方便工作人員在后續(xù)的查閱、參照、檢查資料，便于日后科學(xué)合理地查找、檢索文件效果。全面提升了單位各科室之間養(yǎng)成規(guī)范化管理文件歸檔管理工作的良好工作習(xí)慣，同時提升了本單位的文件歸檔管理工作水平，全效保障了單位上承文書、下啟管控、上下協(xié)調(diào)一致高效率操作辦公室文件歸檔管理工作的發(fā)展趨勢。

二、管理辦公室文件歸檔管理工作范疇

（一）強化辦公室文件歸檔管理制度機制的重要性

國無法不嚴(yán)、單位部門沒有管理制度機制就沒有可以依據(jù)的管理規(guī)矩，因此首先要管好人、財、物等方面，就要配置相應(yīng)部門的管理制度，只有這樣才能從問題的意識形態(tài)層面看清楚管理文件歸檔工作的重要性，從而促進(jìn)單位科學(xué)合理安排、有條不紊地管理好文件歸檔工作。例如軟件化管理電子文件，OA系統(tǒng)是現(xiàn)行的常見辦公軟件，利用OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)、處理文件并形成長久堅持的歸檔管理工作機制模式狀態(tài)，同時保障電子文件查詢功能。管理文件歸檔工作的人員應(yīng)做好對文件分類歸檔并做好相關(guān)所有接收、借閱、檢索使用登記表（系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的同時、計算機保存電子版留存?zhèn)浒福瑢τ谝呀?jīng)辦理辦結(jié)的文件要及時做好歸檔（電子版、紙質(zhì)版）。管理人員認(rèn)真做好辦公室文件歸檔整理、接收、發(fā)放、存儲、借閱、檢索等各項文檔類型的整理工作，有利于借閱人快速查閱或檢索，促進(jìn)辦公室文件歸檔管理工作質(zhì)量不斷創(chuàng)新發(fā)展。

（二）精準(zhǔn)定位文件搜索要素

單位的文件歸檔整理工作中，面對多年不同類型的文件進(jìn)行妥善整理并保管，這是辦公室工作人員的職責(zé)范圍之內(nèi)的工作。針對通過OA流轉(zhuǎn)的文件設(shè)置不同的搜索要素，分類搜索、編碼搜索、來文單位搜索、考勤、會議、通信錄、流程審批、移動郵件、移動文檔、移動任務(wù)、日程等形成20多個智能功能模塊，促進(jìn)紙質(zhì)版主要并且在電子版上記錄文檔相關(guān)的搜索要求，便于保存與檢索工作。

另外，所有存檔紙質(zhì)的文件需要與系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的文件要素一致，在統(tǒng)一分類的前提下，按照年限進(jìn)行分層擺放與整理。通過認(rèn)真規(guī)劃并整理，能夠促進(jìn)辦公室管理工作人員提高工作效率。

（三）加強辦公室文件歸檔精準(zhǔn)管理的重要性

加強單位辦公室文件管理工作的重要性重要意義。首先是嚴(yán)格管控單位的個別重要文件屬于單位機密，需要工作人員區(qū)分普通傳輸文檔文件進(jìn)行妥善保管，同時管理人員需要對其借閱的機密文件實時進(jìn)行時效追蹤，確保掌握文件流向追蹤的時效性，全面掌控辦公室文件精準(zhǔn)管理相關(guān)重要文件的流向，以及編輯文件歸檔跟蹤卡，從而促進(jìn)實時監(jiān)控文件借閱外出期間的動態(tài)、接觸經(jīng)手人等都要了如指掌，并且確保該類文件能夠按時歸還，避免辦公室文件出現(xiàn)遺失、丟失機密文件現(xiàn)象。

（四）結(jié)合軟件對紙質(zhì)文件進(jìn)行電子同步嚴(yán)控機密文件管理模式

辦公室文件歸檔整理工作形式，一般情況分為紙質(zhì)版、電子版、移動硬盤存儲、網(wǎng)絡(luò)存儲等形式進(jìn)行分類整理辦公室文件歸檔管理工作。在分類保管好紙質(zhì)版文件的同時，針對OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的電子版也要分類進(jìn)行整理，以免后續(xù)提取文件時在系統(tǒng)里東找西找、雜亂存儲的現(xiàn)象發(fā)生。將軟件系統(tǒng)電子版首先按照年限來分類，然后再按層次、部門分類文件，在不同部門的文件分類中做好搜素欄，要細(xì)化文件管理的信息標(biāo)題及內(nèi)容款項，對掃描版的電子文件要采取可識別化處理（OCR）。例如文件按照級別層面進(jìn)行分類管理，主要有外單位上級部門或同級部門、本單位上級部門紅頭重要文件、同級部門協(xié)同辦公文件、下屬部門文件等類型，按照不同的層次及級別進(jìn)行整理歸類管理好本部門的文件歸檔整理工作，尤其是要登記好各級部門的發(fā)放文件來源、文件題目及摘要關(guān)鍵詞、文件發(fā)放日期、接收或發(fā)放文件的操作人員等等內(nèi)容，都需要妥善保管并保存。新時期運用科學(xué)合理的管理方法，有效地做好辦公室文件歸檔整理工作，并做好相關(guān)辦公室文件檔案的整理工作，確保歷史文件可以妥善加強保存或保管，對于一些陳舊性的文件可以掃描成圖片可留存，做好電子、紙質(zhì)同步歸檔，同時使用容量大的移動硬盤進(jìn)行備份保管并整理，從而全面提升單位辦公室文件歸檔精細(xì)化整理工作的工作效率。

三、結(jié)語

新時期全面提升管理辦公室文件歸檔管理工作，采用多元化的有效途徑進(jìn)行全面管理，規(guī)范文件歸檔的操作流程，采用OA智能文件歸檔管理系統(tǒng)軟件全方位提高文件歸檔的質(zhì)量等，主要通過交互式軟件界面，讓每一位員工都能利用智能辦公軟件管理文件，起到輔助管理文件的軟件助理功能，徹底實現(xiàn)無紙化單位辦公的發(fā)展趨勢。

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