醫(yī)院檔案管理中如何高效的運(yùn)用電子檔案系統(tǒng)

高 尚

（河北省兒童醫(yī)院 河北省石家莊市 050031）

眾所周知，醫(yī)院的檔案管理工作會影響到醫(yī)院的正常運(yùn)行，體現(xiàn)了醫(yī)院經(jīng)營管理活動的效率，因此在醫(yī)院行政工作當(dāng)中占據(jù)著十分重要的地位。由于人們對醫(yī)院檔案管理工作越來越重視，必須要本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度仔細(xì)的進(jìn)行檔案工作的核對和整理，滿足醫(yī)院運(yùn)行經(jīng)營的需要，要考慮到隨著時代的發(fā)展給檔案管理系統(tǒng)帶來的現(xiàn)實(shí)影響，在工作方法要做到與時俱進(jìn)。電子檔案系統(tǒng)就是新時代和新背景下可以運(yùn)用的新型工作方法之一，本文圍繞著醫(yī)院檔案管理中如何高效的運(yùn)用電子檔案系統(tǒng)展開論述。

當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作存在的困難

到現(xiàn)在我國醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中還存在著一些問題需要我們重視和解決，首先是檔案的保存問題，紙質(zhì)檔案保存難度較大，各種類型的紙質(zhì)資料，會占據(jù)較大的儲存空間，另外一方面，由于其載體的特殊性，在保存方法上工序較為繁瑣。隨著醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)資源的越來越多，空間需求量也越來越大，工作人員必須要進(jìn)行檔案管理的規(guī)定，對不同的檔案進(jìn)行分類保存，以上問題給醫(yī)院檔案工作帶來了極大的難度，某些年代較為久遠(yuǎn)的重要檔案，由于保存不善有可能會出現(xiàn)損壞或丟失的情況。另外一方面，醫(yī)院檔案管理工作還存在著利用難度較大的問題，檔案保存的最終目的是為了利用，如果檔案數(shù)據(jù)無法被高效的運(yùn)用在醫(yī)療服務(wù)和醫(yī)院發(fā)展的方面，將會使檔案工作失去意義。醫(yī)院檔案具有諸多的種類，他們的數(shù)據(jù)特點(diǎn)和儲存方式各有不同，查詢工作如果沒有統(tǒng)一的引擎，將會加大查詢的難度。傳統(tǒng)的檔案查找方式較為滯后，需要繁瑣的步驟，過程繁多，降低了醫(yī)院檔案工作的實(shí)際效率。除此之外，傳統(tǒng)的檔案保存方式容易由于保存方法的失當(dāng)出現(xiàn)檔案受潮、發(fā)霉的現(xiàn)象，使檔案數(shù)據(jù)受到損失。醫(yī)院檔案保存具有一定的特殊性，在管理和貯存方面較為嚴(yán)格，如果檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)損毀的現(xiàn)象，會給后續(xù)工作造成一系列的麻煩。

醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的運(yùn)用

完善檔案保存工作。首先電子檔案系統(tǒng)的運(yùn)用能夠提高醫(yī)院檔案的保存效果，通過電子數(shù)據(jù)的形式將紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)存儲在計(jì)算機(jī)當(dāng)中，利用信息化的技術(shù)手段，擴(kuò)充了檔案儲存的總體空間，同時為了提高檔案數(shù)據(jù)的覆蓋面積，解決了以往在空間存儲當(dāng)中存在的局限性；另外一方面，利用電子檔案系統(tǒng)能夠提高檔案管理的保密性，工作人員可以對檔案所在的文件夾進(jìn)行密碼設(shè)置，其他人員在訪問文件夾時必須要輸入密碼，這就大大縮小了檔案的可見范圍，讓檔案的信息得到有效的保護(hù)，提高檔案的質(zhì)量；除此之外，對于某些重要的紙質(zhì)檔案，由于年代久遠(yuǎn)工作人員也必須要將他們利用電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行歸納，以數(shù)據(jù)的形式輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中進(jìn)行保存[1]。之后，利用大數(shù)據(jù)和云空間技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，如果檔案文件出現(xiàn)損壞或數(shù)據(jù)丟失，由于備份的存在尚可挽回?fù)p失。

方便檔案的利用和查詢。檔案管理的最終目的是為了更好的利用檔案，由此可見必須要通過電子檔案系統(tǒng)提高檔案的管理質(zhì)量和利用效率，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不可取，利用效率低，檔案無法發(fā)揮出自身的價值為醫(yī)院服務(wù)[2]。電子檔案系統(tǒng)卻能夠很好的解決傳統(tǒng)檔案管理工作當(dāng)中的弊端，在電子檔案管理系統(tǒng)平臺當(dāng)中，各個部門各個科室的醫(yī)院工作人員可以及時的對檔案資料進(jìn)行分類和歸納。在保存完成之后，制作統(tǒng)一的搜索引擎，方便工作人員獲取資料檔案，有朝一日檔案被查詢時，可以通過簡單的操作完成這一步驟。由此可見，電子檔案系統(tǒng)的運(yùn)用使傳統(tǒng)的檔案查詢方式得到了改變，改進(jìn)了檔案管理的查詢工作狀況，降低了查詢工作的失誤率，提高檔案獲取信息的速度，使醫(yī)院檔案的利用效率大大提高。

提高檔案調(diào)用的安全性。電子檔案系統(tǒng)的運(yùn)用能夠顯著提高醫(yī)院檔案調(diào)用的安全性。傳統(tǒng)的檔案管理方法難以實(shí)現(xiàn)快速查找，檔案調(diào)用效率較低，安全性較差，很多具有機(jī)密性質(zhì)的檔案文件沒有密碼設(shè)置，任何人都可以直接查看，很不安全，容易出現(xiàn)資料泄露。運(yùn)用了電子檔案系統(tǒng)之后，檔案管理部門能夠借助信息技術(shù)的支撐，提高檔案的利用效率，打造統(tǒng)一的電子檔案管理平臺，減輕人工工作壓力，在工作量不變的情況下，更加快速的完成工作任務(wù)

[3]。同時工作人員在進(jìn)行檔案的借閱工作時要做好實(shí)名登記工作，建設(shè)較為完善的電子檔案系統(tǒng)管理辦法，為醫(yī)院的管理工作提供強(qiáng)有力的保障。

綜上所述，在醫(yī)院檔案管理中要高效的運(yùn)用電子檔案系統(tǒng)，完善檔案保存工作，方便檔案的利用和查詢，提高檔案調(diào)用的安全性。