檔案管理中的電子檔案管理

賈馨冉

（秦皇島市宏遠醫療垃圾處理廠 河北省秦皇島 066000）

電子文件管理是計算機和數字信息技術的核心。在現代大數據平臺的建設和應用中，除了基本的檔案管理外，還逐步推導了檔案的分類和匯總等功能，實現了平臺中檔案的分析。通過網絡數據傳輸，可以快速將文件傳輸給對方，大大提高了文件傳輸速度。

電子檔案管理的優勢

（1）電子檔案管理是通過計算機應用程序實現的，大大提高了人們的工作效率。相較于傳統檔案管理模式需要手工檢索，電子檔案只需將相關信息錄入信息系統，就可以及時儲存，隨時歸檔，電子文件管理和使用減輕了人們歸檔、查找以及搜索的麻煩和減輕了人員的勞動強度，提高了文件管理的效率。

（2）電子檔案管理使檔案更加完整和持久。通常情況下，紙質檔案必須在某些情況和條件下妥善保存，并且必須手動存檔和存儲。存在損壞風險，并且更有可能導致文件丟失。

（3）電子文件管理可以更好地確保文件的機密性。用于存儲電子文件的工具是計算機，計算機沒有情感，只能按照設計的機密程序進行操作。相比于人為因素，電子文檔可以通過計算機軟件對文檔加密，很大的提高了電子文檔的保密性和安全性。

（4）電子檔案使檔案的質量管理更好。傳統檔案館的質量管理取決于人。因此，不可避免地有很多人為因素。電子檔案管理依靠計算機設計的自動化程序來操作，從而可以更好地提高電子質量。檔案的質量管理和工作效率確保了電子檔案的及時性。

單位電子檔案管理的有效策略

（1）完善電子檔案管理系統。電子檔案管理系統的建立必須始終堅持集中化的原則，即對企業的電子檔案進行統一管理，以進一步改善檔案的流通性，確保檔案的價值得以實現并充分利用。為了實現這一目標，有必要建立統一而完整的檔案管理系統。必須明確規定檔案的生產，使用和管理，必須嚴格監控檔案管理活動。

（2）近年來，在電子檔案的形成過程中，出現了許多不同的文件格式、格式轉換、元數據收集、歸檔數據包的組織是否符合要求等問題。要有一套完整的標準體系，嚴格遵守國家法律法規，統一標準格式，來源不同，存儲方式不同；索引參數不同。同時要將電子文件的背景數據和源數據放在一起，保證電子文件的完整性。

（3）培養專業的檔案管理人才，檔案管理人員的專業水平決定了電子檔案管理的水平。培養專業的檔案管理人員首先要把人員流動控制在合理的范圍內。由于電子檔案管理是一項高度專業化、復雜化的內容，需要通過實踐積累豐富的管理經驗，避免人員過度流失，管理者應加強學習，更新知識結構，培養職業道德，熟悉信息技術，培養適應電子檔案管理發展的高素質復合型人才。

（4）為了提高文件管理平臺的軟硬件水平，為了保證文件管理平臺的運行穩定性和安全性，企業必須不斷升級文件管理平臺的軟硬件設施。在選擇軟硬件設施時，應優先選用優質、優質的正版軟硬件，不應使用來歷不明的軟硬件。同時管理人員需要定期檢查和殺滅計算機設備，消除潛在的威脅木馬病毒。

（5）文件存儲系統應進一步合理化和科學化。只有建立嚴格的存儲系統，文件管理才能更加安全。具體措施如下：首先，檢查USB閃存盤和存儲卡的質量，以確保它們合格并符合存儲信息的標準。其次，規范科學的存儲信息載體的方式，例如USB閃存盤或存儲卡。第三，應檢查存儲設備是否有病毒，并定期清潔以清除隱藏的病毒。第四，應更加注意電子文件的加密和保護。為了防止損失，需增加檢查頻率。

（6）建立嚴格的電子文件管理模式。歸檔電子文件后，為了確保文件的安全性，必須建立嚴格的電子檔案管理模式。首先，存儲載體必須標準化，其存儲條件應遠離有害氣體和強磁場。其次，有必要建立定期的計算機安全檢查系統，以確保計算機及其各種存儲載體的損壞，同時，如果發生損壞，可以采取有效的補救措施。第三，要建立電子文件備份系統，以防萬一丟失，請盡量減少電子文件的丟失。

企業文件管理本質上是復雜而繁瑣的。從事文件管理的有關人員必須具有良好的專業素養和管理技能，并認真負責地進行日常文件管理的總體規劃和合理部署。確保可以在各個方面提高企業的文件管理效率。但是，傳統的文件管理方法主要是基于紙質文件管理。將紙質文檔轉換為計算機數據時，不僅會增加工作人員的工作量，而且容易出現人工管理錯誤。隨著電子檔案管理方法的推廣和應用，檔案管理可以實現檔案分類和集成的工作流程，而無需過多的人工支持。同時，無需將檔案放在專門的檔案管理室進行存儲，并且能夠以電子形式長時間存儲。從這個角度來看，我們不難發現通過實施檔案的電子化管理，使得企業不僅在各個方面提高了文件管理的效率，而且還降低了人工管理錯誤率。因此，當代企業應加強電子文件管理方法的應用。