檔案管理中的電子檔案管理

賈馨冉

（秦皇島市宏遠(yuǎn)醫(yī)療垃圾處理廠 河北省秦皇島 066000）

電子文件管理是計(jì)算機(jī)和數(shù)字信息技術(shù)的核心。在現(xiàn)代大數(shù)據(jù)平臺(tái)的建設(shè)和應(yīng)用中，除了基本的檔案管理外，還逐步推導(dǎo)了檔案的分類和匯總等功能，實(shí)現(xiàn)了平臺(tái)中檔案的分析。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸，可以快速將文件傳輸給對(duì)方，大大提高了文件傳輸速度。

電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（1）電子檔案管理是通過(guò)計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序?qū)崿F(xiàn)的，大大提高了人們的工作效率。相較于傳統(tǒng)檔案管理模式需要手工檢索，電子檔案只需將相關(guān)信息錄入信息系統(tǒng)，就可以及時(shí)儲(chǔ)存，隨時(shí)歸檔，電子文件管理和使用減輕了人們歸檔、查找以及搜索的麻煩和減輕了人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了文件管理的效率。

（2）電子檔案管理使檔案更加完整和持久。通常情況下，紙質(zhì)檔案必須在某些情況和條件下妥善保存，并且必須手動(dòng)存檔和存儲(chǔ)。存在損壞風(fēng)險(xiǎn)，并且更有可能導(dǎo)致文件丟失。

（3）電子文件管理可以更好地確保文件的機(jī)密性。用于存儲(chǔ)電子文件的工具是計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)沒(méi)有情感，只能按照設(shè)計(jì)的機(jī)密程序進(jìn)行操作。相比于人為因素，電子文檔可以通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件對(duì)文檔加密，很大的提高了電子文檔的保密性和安全性。

（4）電子檔案使檔案的質(zhì)量管理更好。傳統(tǒng)檔案館的質(zhì)量管理取決于人。因此，不可避免地有很多人為因素。電子檔案管理依靠計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)的自動(dòng)化程序來(lái)操作，從而可以更好地提高電子質(zhì)量。檔案的質(zhì)量管理和工作效率確保了電子檔案的及時(shí)性。

單位電子檔案管理的有效策略

（1）完善電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)的建立必須始終堅(jiān)持集中化的原則，即對(duì)企業(yè)的電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，以進(jìn)一步改善檔案的流通性，確保檔案的價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)并充分利用。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，有必要建立統(tǒng)一而完整的檔案管理系統(tǒng)。必須明確規(guī)定檔案的生產(chǎn)，使用和管理，必須嚴(yán)格監(jiān)控檔案管理活動(dòng)。

（2）近年來(lái)，在電子檔案的形成過(guò)程中，出現(xiàn)了許多不同的文件格式、格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包的組織是否符合要求等問(wèn)題。要有一套完整的標(biāo)準(zhǔn)體系，嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式，來(lái)源不同，存儲(chǔ)方式不同；索引參數(shù)不同。同時(shí)要將電子文件的背景數(shù)據(jù)和源數(shù)據(jù)放在一起，保證電子文件的完整性。

（3）培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，檔案管理人員的專業(yè)水平?jīng)Q定了電子檔案管理的水平。培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員首先要把人員流動(dòng)控制在合理的范圍內(nèi)。由于電子檔案管理是一項(xiàng)高度專業(yè)化、復(fù)雜化的內(nèi)容，需要通過(guò)實(shí)踐積累豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，避免人員過(guò)度流失，管理者應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)職業(yè)道德，熟悉信息技術(shù)，培養(yǎng)適應(yīng)電子檔案管理發(fā)展的高素質(zhì)復(fù)合型人才。

（4）為了提高文件管理平臺(tái)的軟硬件水平，為了保證文件管理平臺(tái)的運(yùn)行穩(wěn)定性和安全性，企業(yè)必須不斷升級(jí)文件管理平臺(tái)的軟硬件設(shè)施。在選擇軟硬件設(shè)施時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選用優(yōu)質(zhì)、優(yōu)質(zhì)的正版軟硬件，不應(yīng)使用來(lái)歷不明的軟硬件。同時(shí)管理人員需要定期檢查和殺滅計(jì)算機(jī)設(shè)備，消除潛在的威脅木馬病毒。

（5）文件存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)進(jìn)一步合理化和科學(xué)化。只有建立嚴(yán)格的存儲(chǔ)系統(tǒng)，文件管理才能更加安全。具體措施如下：首先，檢查USB閃存盤和存儲(chǔ)卡的質(zhì)量，以確保它們合格并符合存儲(chǔ)信息的標(biāo)準(zhǔn)。其次，規(guī)范科學(xué)的存儲(chǔ)信息載體的方式，例如USB閃存盤或存儲(chǔ)卡。第三，應(yīng)檢查存儲(chǔ)設(shè)備是否有病毒，并定期清潔以清除隱藏的病毒。第四，應(yīng)更加注意電子文件的加密和保護(hù)。為了防止損失，需增加檢查頻率。

（6）建立嚴(yán)格的電子文件管理模式。歸檔電子文件后，為了確保文件的安全性，必須建立嚴(yán)格的電子檔案管理模式。首先，存儲(chǔ)載體必須標(biāo)準(zhǔn)化，其存儲(chǔ)條件應(yīng)遠(yuǎn)離有害氣體和強(qiáng)磁場(chǎng)。其次，有必要建立定期的計(jì)算機(jī)安全檢查系統(tǒng)，以確保計(jì)算機(jī)及其各種存儲(chǔ)載體的損壞，同時(shí)，如果發(fā)生損壞，可以采取有效的補(bǔ)救措施。第三，要建立電子文件備份系統(tǒng)，以防萬(wàn)一丟失，請(qǐng)盡量減少電子文件的丟失。

企業(yè)文件管理本質(zhì)上是復(fù)雜而繁瑣的。從事文件管理的有關(guān)人員必須具有良好的專業(yè)素養(yǎng)和管理技能，并認(rèn)真負(fù)責(zé)地進(jìn)行日常文件管理的總體規(guī)劃和合理部署。確保可以在各個(gè)方面提高企業(yè)的文件管理效率。但是，傳統(tǒng)的文件管理方法主要是基于紙質(zhì)文件管理。將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)時(shí)，不僅會(huì)增加工作人員的工作量，而且容易出現(xiàn)人工管理錯(cuò)誤。隨著電子檔案管理方法的推廣和應(yīng)用，檔案管理可以實(shí)現(xiàn)檔案分類和集成的工作流程，而無(wú)需過(guò)多的人工支持。同時(shí)，無(wú)需將檔案放在專門的檔案管理室進(jìn)行存儲(chǔ)，并且能夠以電子形式長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)。從這個(gè)角度來(lái)看，我們不難發(fā)現(xiàn)通過(guò)實(shí)施檔案的電子化管理，使得企業(yè)不僅在各個(gè)方面提高了文件管理的效率，而且還降低了人工管理錯(cuò)誤率。因此，當(dāng)代企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)電子文件管理方法的應(yīng)用。