城建檔案館數字化建設的途徑

李睿

（牡丹江市城市建設檔案館，黑龍江 牡丹江 157000）

如今隨著信息化的逐漸發展，如今的計算機技術已經逐漸地被應用于城市建設的檔案部門中。隨著數字技術在城建檔案管理中的不斷滲透，城建檔案將會逐漸的朝向數字化管理發展。也就是說城建檔案數字化已經不僅僅是局限于計算機在城建膽檔案中的使用，而是將數字化的建設普遍的應用于城建檔案館中，進而推動城建檔案館的逐漸走向信息化、網絡化，促進城建檔案館得到更好的發展，真正地實現其本身在現代城市中對信息需求中的作用。

一、現階段城建檔案館的一般構成要素

城建檔案館建設主要的工作就是對建成文件的材料進行收集、整理、歸檔和保管并且將信息對需要的部門進行有效地提供從而實現城建檔案的功能性。對城建的資料進行數據的錄入、掃描并且對資料進行數字化的管理，這就是城建檔案實現數字化的基本內容。城建檔案的數字化管理需要城建檔案館具備以下要素：

(一)文檔處理一體化

城建檔案的數字化的基礎之一就是利用計算機技術對城市建設的資料信息通過電子文件的方式進行處理和保存的工作。目前在我國的不同規模的城市中都已經實現了在城建檔案管內建設計算機網絡機，利用計算機技術促進城建辦公的自動化，針對文檔處理的一體化的最初的形成，辦公自動化網路可以將檔案工作中的任務指令、檔案工作的安排、數字統計以及文件的歸檔等信息管理制成電子文件的形式并進行傳遞，從而加強部門之間的聯系，讓文檔處理變得簡單化，另一方面也可以讓城建檔案的管理人員在這一過程中積攢對電子文件管理工作的經驗。

(二)館藏檔案數字化

建立數字檔案庫，其過程包括兩個方面。一方面是對收集來的檔案進行主題詞等標引項的文字錄入，實現計算機檢索，建立機讀目錄;另一方面是對館藏檔案內容分門別類進行數據錄入、圖形掃描等數字(矢量)化處理，實現磁盤存儲，形成機讀檔案。誠然，相對于傳統的薄冊式、卡片式手工檢索工具來說，采用計算機技術完成的檔案機讀目錄是一種極大的進步，它在城建檔案的社會利用中起到了快捷、準確查找的作用，是實際工作中重要的檢索工具。但是，有了檔案機讀目錄還遠不是城建檔案的數字化管理，它只表明城建檔案管理已經向數字化道路邁出了第一步，而實現機讀檔案才是數字城建檔案館的實質內容。

二、數字城建檔案館建設的基本途徑

（一）開發城建檔案文檔處理的一體化軟件

開發一款能夠滿足工程項目級、案卷級、文件級和電子化元件級的四級管理的城建檔案文檔處理一體化軟件，是各地城建檔案館都在期待的事實。國家主管部門應盡快制定出開發數字城建檔案館信息管理系統的實施方案，集中各方財力，牽頭組織攻關。城建檔案館信息管理系統的開發研制應充分發揮文件形成機構、城建檔案管理部門、相關科研單位和軟件開發商的積極性，做到四方協調一致，使之系統設計合理、極具操作性，以適應城建檔案數字化管理的長遠發展需要。

（二）提高城建檔案館信息管理系統的安全性

城建檔案館信息管理系統的安全功能必須能夠解決館藏檔案資源的社會共享與數據安全，快速查閱與保密限制的問題。在電子檔案數據的安全保護方面，要從將來網絡化及開放戰略來考慮系統維護工作，預先做好利用訪問的保密控制，如各種用戶的訪問權限設定和對黑客、病毒、誤操作、惡意改寫或物理.損壞、磁化等造成數據丟失的防范，以及操作“痕跡”的處理工作。

（三）加強數字化管理的運行條件

為實現城建檔案計算機及網絡系統的查詢與管理，在配置所需硬件時，要充分考慮數字時代的發展對高端工作站或服務器的要求，在存儲空間、圖形運算、整體性能、系統兼容等方面盡可能滿足數字化管理的運行條件。信息顯示窗口應具有瀏覽各類磁盤文件的專用矢量文件瀏覽器功能。

（四）建設適應數字化管理的隊伍

應當重視對可以適應數字化管理隊伍的人才隊伍，在對人才進行選擇時，首先應當考慮的是對城建檔案建設深感熱愛、且在熟練地掌握計算機技術的人才，將這些人才充分的搞笑的安排在城建檔案部門中。另一邊對在職的工作人員應當盡快地加強其計算機的使用水平，從而提高在職人員對城建檔案基礎知識和技能的掌握程度，讓城建檔案數字化管理的人才和在職逐步提高工作知識和技能的人員相結合，共同努力適應未來的城建檔案數字化管理的需求。

三、結語

綜上所述，城建檔案數字化建設應當充分的結合現在的社會發展的特點和對信息的需求，將城建檔案逐漸的發展成數字化管理模式，盡快地對數字化的城建檔案提出相應的發展計劃，積極的建設為城建檔案管理所用的人才隊伍，為讓城建檔案數字化的管理可以順利地得到發展，應當開發城建檔案文檔處理的一體化軟件，適應城建檔案數字化的需求，不斷地加強城建檔案一體化的運行需求，讓城建檔案館數字化工作進來走上有序發展的道路中。