檔案規范化與信息化管理

劉維勇

（吉林省梨樹縣沈洋鎮綜合服務中心，吉林 梨樹 136500）

引言：科學技術的發展，推動了各行各業對新型技術的應用，在檔案管理中，傳統的檔案管理模式已經不能滿足現代的檔案管理要求，檔案管理的規范化與信息化建設必不可少。規范化與信息化的檔案管理給事業單位的檔案管理提供了諸多便利，為政策制定提供客觀有效的檔案數據，為人事調動與人才選拔提供檔案信息，為單位內部改革提供科學規范的參考，不僅提高檔案管理的質量與效率，對促進事業單位發展也具有重要作用。

一、檔案規范化與信息化管理的重要性

（一）提高管理效率

傳統檔案管理模式中，人工處理是主要的檔案管理方式，而人工處理存在較多的問題。傳統的人工檔案管理在檔案記錄時，采用手工記錄，手工記錄耗時長，檔案存放位置分類細致，在進行檔案存放時也要消耗大量時間進行放置位置尋找，此外，還有單位檔案存放不規范，在檔案存放時較為隨意，雖然在檔案存放環節節省了較多的時間，但是卻給檔案的查閱帶來較大的困難。與之相對，信息化與規范化的檔案管理，不僅能夠有效減少信息錄入與檔案存放消耗的時間，還能夠快速進行檔案的查詢，有效提高檔案的管理效率。

（二）實現信息融合

在檔案管理過程中，常常要進行檔案查閱與信息融合，例如人事資源調動時，要調閱相關人員的檔案，并將個人信息與人事調動相關部分的有效信息進行篩選與對比。傳統的檔案管理模式采用手動調閱與信息統計，不僅在調閱時消耗時間，信息統計也嘗嘗不全面，存在人工失誤。而檔案信息化管理，在檔案調取是依據文件分類可以進行快速查找，并且利用計算機處理信息，可以有效加快信息的收集、編纂與統計等，實現高效的信息融合與信息共享。

（三）節約人力資源

傳統的人工處理模式，需要消耗較多的人力資源，檔案錄入、檔案存放與檔案調閱都需要消耗較多的人力與時間。而檔案的規范化與信息化管理可以有效減少檔案管理過程中消耗的時間，利用計算機進行檔案管理還可以明顯減少人員的工作量，降低工作人員的工作強度。例如，信息錄入過程中，紙質版檔案信息的錄入明顯較慢，并且還存在個人筆跡不同的問題，信息記錄模糊或難以分辨，而信息化的錄入不僅能夠加快錄入時間，文字與格式也規范整齊。

二、檔案規范化與信息化管理的落實現狀

（一）管理觀念滯后

檔案規范化與信息化管理是近年來檔案管理的重點，然而在真正的檔案規范化與信息化管理落實的過程中，還存在較多的問題，主要是因為人事單位的檔案管理觀念還很落后。雖然已經有明確的文件要求將檔案實行規范化與信息化管理，但是并沒有引起管理人員的充分重視。一些單位的檔案管理仍然是邊緣化管理，檔案只需要錄入，在人事調動與舉行服務活動時，并不調閱檔案進行參照，導致檔案的管理并沒有實際的作用，檔案管理效率十分有限。

（二）制度建設不健全

事業單位檔案管理制度建設的不健全嚴重影響了檔案的規范化與信息化管理，導致檔案管理的難度增加。一方面，事業單位不重視檔案管理制度的建設，由于制度建設是一項長期的過程，需要消耗較長的時間與較多的精力，并且制度健全對檔案管理的作用不十分明顯，因此一些單位會認為憑借經驗也可以實現檔案的有效管理；另一方面，由于國家對于檔案管理有明確的內容與標準，但是相關單位卻不針對單位的實際情況進行制度的細致化，導致檔案管理邊緣化嚴重，管理工作十分混亂。

三、檔案規范化與信息化管理的建設策略

（一）完善檔案管理體系

科學合理的檔案管理體系是保證檔案規范化與信息化管理的前提，也是保證檔案管理順利開展重要因素。首先，檔案管理體系要具有檔案錄入規范化與信息化的明確要求，例如，檔案材料統一使用的頁面大小、字體等格式要求；其次，要對檔案內容進行明確要求，例如人事檔案要包括人員的履歷、自傳、學歷等內容，活動檔案要包括活動地點、目的、參加人員等內容；最后，要保證檔案存放的規范性，分類明確，并且要進行定期的檢查。

（二）開展軟硬件設施建設

檔案管理的規范化與信息化建設離不開軟硬件設施的建設。事業單位檔案管理的硬件設施建設較為簡單，在進行硬件設備采購的過程中，只要注意硬件設備的性價比合適，并且能夠滿足檔案管理要求即可；而檔案管理的軟件設施建設具有一定的難度，主要是因為目前檔案管理軟件主要針對企業使用進行開發，并不完全適用于事業單位，因此，在進行軟件的選擇時要注意，或許還需要進行軟件的自主改良。

四、結語

檔案管理的規范化與信息化過程，是一個系統的復雜的建設過程，在這個過程中難免會出現各種問題，需要事業單位依據相關的規定與自身的實際情況有針對地進行問題的解決，除了本文中提到的問題與策略之外，還有許多其他的問題與對應的解決方案值得深入的研究，從而有效推動事業單位檔案管理的規范化與信息化建設。