淺議新形勢下審計檔案管理與利用

（廣西南寧市武鳴區(qū)公共投資審計中心，廣西 武鳴 530199）

審計檔案是審計機關(guān)在進行審計監(jiān)督或?qū)徲嬚{(diào)查活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字,圖表、聲象等形式的歷史記錄。它不僅有助于審計科研工作，為審計科研提供真實可靠的歷史資料，促進審計事業(yè)的發(fā)展，而且審計檔案為應(yīng)付可能發(fā)生的審計復(fù)議和行政訴訟保存完整的審計證據(jù)資料。隨著審計事業(yè)的不斷發(fā)展壯大，審計檔案的管理與利用就越顯得尤為重要。

如何做好新形勢下審計檔案管理與利用工作，如何認識不足，如何解決,我認為應(yīng)做好如下幾方面的工作：

一、目前審計檔案管理工作中存在的不足

（一）存在重業(yè)務(wù)，輕檔案的思想，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠問題；審計人員對審計檔案工作認識不足，往往是只注意審計項目的實施情況，而忽視了文件材料的整理歸檔工作；還會由于過度的疲勞，沒有精力和時間去展開審計檔案管理工作，長期以往就產(chǎn)生了重視審計業(yè)務(wù)卻忽視審計檔案管理工作的情況，不能及時進行檔案的歸檔和管理。

（二）存在工作人員少、編制緊缺，普遍沒有增設(shè)專門的檔案管理人員問題；檔案管理人員大多是由審計機構(gòu)中的辦公室人員兼職，又因為辦公室人員大多事務(wù)較繁忙，就把審計檔案管理工作當(dāng)作了可有可無的工作，更別說高效率高質(zhì)量的管理了。

（三）存在基層辦公室的設(shè)施較老舊，沒有配備專門的檔案室問題；由于設(shè)備跟不上，很多辦公室沒有專門的檔案柜、檔案管理程序和計算機，導(dǎo)致審計檔案的管理工作困難，造成行政檔案和審計檔案沒有實施有序的分類和歸整，缺少管理。還有就是審計檔案的信息化水平不夠高，再加上不夠重視審計檔案管理工作，存在很多的形式化工作，審核、監(jiān)督和管理不嚴格，造成很多檔案手續(xù)缺失，導(dǎo)致部分檔案丟失，泄漏的情況。

二、強化審計檔案管理與利用水平的有效對策

（一）強化檔案管理意識，提升對審計檔案管理工作的重視。強化檔案管理意識，是搞好審計檔案的根本保證，提升審計檔案管理工作水平的重要因素就是領(lǐng)導(dǎo)對其的重視程度，只有領(lǐng)導(dǎo)加強了對審計檔案管理工作的重視，提升了審計的意識，才可以有效提升審計檔案管理水平。抓住各種機會組織全體審計人員,認真學(xué)習(xí)《檔案法》和檔案知識，宣傳檔案工作，提高全員做對檔案工作重要性的認識，自覺地將檔案工作列入自己的議事日程,以《檔案法》和《審計機關(guān)檔案工作規(guī)定》等檔案工作標準和法規(guī)為準則，將檔案工作納入法制化和規(guī)范化管理的軌道。通過學(xué)習(xí),使全體審計工作人員認識到作檔案工作是自己份內(nèi)的工作，從而形成一個領(lǐng)導(dǎo)重視，各審計組配合,人人懂檔案,人人做檔案管理的局面，從根本上保證了檔案日工作的順利開展。

（二）強化學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高審計檔案管理業(yè)務(wù)水平。審計檔案管理工作的人員，需要定期參加有關(guān)部門舉辦和開展的業(yè)務(wù)知識的相關(guān)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，持著嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，細心認真地對待上級領(lǐng)導(dǎo)和組織的檢查，監(jiān)督和引導(dǎo) 還要將審計相關(guān)的業(yè) 務(wù)和檔案管理相互融合，經(jīng)常開展檔案管理方面理論知識的培訓(xùn)，通過不斷的學(xué)習(xí)，讓每個審計檔案管理人員都具備檔案管理的相關(guān)知識，加強對審計檔案管理的認識，保障工作質(zhì)量，創(chuàng)建優(yōu)秀的審計檔案管理團隊

（三）強化收集整理，實行專人收集管理。認真做好歸檔材料的收集工作是建立好審計檔案的基礎(chǔ)。收集工作的好壞，直接關(guān)系到審計檔案材料是否齊全完整問題。根據(jù)審計工作的實際情況，應(yīng)實行專人收集、集中管理的辦法。因為,審計檔案是按審計項目組卷，而審計項目的審計檔案材料，很大部分是在實施審計過程中產(chǎn)生的,每個審計人員掌握的審計材料也僅僅是他所負貴的審計內(nèi)容,而不是審計項目的全部材料。所以審計組在進點實施審計前就要明確專人負責(zé)收集管理檔案材料。一般由審計組長或主審人員負責(zé),把各個審計工作人員手上的審計材料收集齊全,進行集中管理。這樣既便于審計組長或主審人員掌握審計項目的全部情況,寫好審計報告,又利于審計檔案材料整理歸檔工作。負責(zé)收集審計檔案材料人員在收集審計材料時對審計項目所有的文件材料進行檢查核實，不但要看其數(shù)字是否真實準確，而且還要看其應(yīng)歸檔文件材料是否齊全完整、按《審計法》的規(guī)定看其是否合法，按審計署制定的審計工作規(guī)范要求看其是否規(guī)范，如有不妥之處，可以及時采取補救措施。尤其是證明材料要按審計報告所列問題進行分類排列，核實證明材料是否能足以證明審計工作底稿提出的所有問題。做到依法審計,維護審計機關(guān)的權(quán)威性。

（四）強化設(shè)施建設(shè)，提升審計檔案管理工作規(guī)范化水平。加強審計檔案管理設(shè)施的建設(shè)質(zhì)量，嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)的相關(guān)要求和規(guī)定，不斷完善審計檔案管理制，結(jié)合相關(guān)的法律法規(guī)，進行借閱，儲存、銷毀，移交和立卷等工作的制度化操作，不斷對檔案的查閱、借調(diào)等管理工作進行完善，時常進行審計檔案的檢測。避免審計檔案內(nèi)容遭到損壞和丟失，影響檔案資料的完整性。并將各個審計檔案的歸檔范圍進行統(tǒng)一，爭取創(chuàng)建一個優(yōu)秀的、專業(yè)化的審計檔案管理團隊，保障審計檔案管理工作可以實現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化，不斷提升對審計檔案管理工作的控制和管理水平。

（五）強化服務(wù)意識，積極提供利用服務(wù)是做好審計檔案的最終目的。在強化檔案規(guī)范化建設(shè)信息化水平的基礎(chǔ)上，審計檔案的規(guī)范化也提高了檔案查詢、借閱利用的效率。隨著審計工作重要性的凸顯，審計檔案越來越被紀檢監(jiān)察、公安、檢察院、法院等部門了以及經(jīng)信委、發(fā)改委等行業(yè)主管單位所關(guān)注,近年來相關(guān)部門單位調(diào)閱檔案的頻率大幅提升。能在最短的時間內(nèi)提供可靠的查檔服務(wù)，使審計檔案在案件查辦、企業(yè)改制、接待來訪等方面發(fā)揮越來越重要的作用，從而提高了審計檔案綜合利用率。