遠程辦公環境下的檔案管理轉型之思考

（南京市規劃設計研究院有限責任公司，江蘇 南京 210005）

一、引言

2020 年初爆發的新冠肺炎疫情，席卷了我國又吞噬著全世界，人類社會經歷著前所未有的重創，各國各級政府及人民，都在盡力與疫情抗爭。我國采取了最全面、最嚴格、最徹底的防控舉措，全國停工停產一個多月，十幾億人口居家隔離，堅決遏制了疫情的擴散蔓延。在全民居家隔離的這一個多月中，不少單位采取了居家辦公方式，或多或少地減輕了疫情帶來的損失，遠程辦公的話題被越來越多的人提起，無論是從公共安全事件造成的影響，還是大數據、云計算、區塊鏈、人工智能等新興技術的迅猛發展，遠程協同辦公逐步取代傳統集中辦公是大勢所趨。而這對目前的檔案管理會形成一定的沖擊，檔案管理工作應順應形勢做些相應的轉變。

二、遠程辦公對檔案管理的挑戰

遠程辦公是一種涵蓋了多種工作活動的靈活的工作方式，它使得雇員在相當一部分工作時間中，以遠離雇主或傳統辦公地點的方式工作[1]。相對于集中辦公來說，遠程辦公的地點不固定，或居家、或旅游途中、或聚會場所。遠程辦公完全依賴于電子設備及電子文件，并極度依賴網絡及辦公軟件。這些特性對目前的檔案管理工作構成了一定的沖擊。首先從制度上來講，需要將檔案的“雙軌”“雙套”制變為“單軌”“單套”制，賦予電子檔案法律效力；其次需加強科技研發，使得辦公平臺更為順暢，交流傳輸更為穩定，儲存空間更為廣闊；第三需要防控電子文件在傳輸、儲存及利用方面所面臨的丟失、被篡改等安全風險。從而形成電子文件的歸檔以及電子檔案的查閱、調用等，不再受時間、地點限制的局面，文件的形成者、檔案的管理者、檔案的使用者同在一個協作平臺，有序、規范、安全地共同創建、維護著檔案的管理。

三、檔案管理轉型的驅動力

（一）法規支撐

自上世紀末國家檔案局成立“電子文件歸檔與電子檔案管理研究”領導小組開始，我國在國家政策指導和標準規范下的電子文件管理已經走過了20 多年[3]。這期間檔案的規制發生了變化，由傳統的紙質文件歸檔向紙質、電子文件雙軌運行，雙套歸檔轉變，直至2015 年《會計檔案管理辦法》的出臺，電子文件單軌制破繭而出，規定“屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案”。接著2016年的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出在有條件的部門開展電子檔案單套制、單軌制管理試點。同年修訂發布《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）取消了雙套制歸檔的要求。2018 年修訂的《電子公文歸檔管理暫行辦法》規定“符合國家有關規定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。”。2019 年《檔案法修訂草案》提出：“符合國家電子檔案形成和管理規范要求的電子檔案具有與紙質檔案同等的法律效力。”同年4 月頒布實施的《國務院關于在線政務服務的若干規定》明確“符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力”。

（二）技術支撐

1.OA 協同辦公技術使即時歸檔成為可能

OA 即Office Automation System，辦公自動化系統，自上世紀八十年代發展至今，經歷了幾代更新發展，目前為移動協同辦公階段。OA 協同辦公主要是融合計算機、通訊及互聯網技術，將手工作業自動化、智能化，使信息傳遞、流程審批等等工作做到隨時隨地便捷開展，提高了工作效率，規范了工作流程，提升了工作品質。OA 協同辦公系統對電子文件實施全程管理，自帶檔案管理系統或與已開發的檔案管理系統實現無縫銜接，使即時歸檔成為可能。

2.云存儲技術使海量檔案存取流暢成為可能

云存儲是脫胎于云計算的新型存儲方式，通過集群應用、網絡技術或分布式文件系統等功能，使各種存儲設備協同工作，共同對外提供數據存儲和業務訪問。通過虛擬化技術將存儲資源整合到一起，實現存儲管理的自動化和智能化，將數據進行重新分配，提高存儲空間的利用率，節約了存儲空間。海量的檔案數據可以放到云存儲池里，可隨時高效存取，從而避免了文前所講居家辦公因數據傳輸慢而影響工作效率的事情發生。

3.區塊鏈技術使電子檔案的安全成為可能

區塊鏈是信息領域的一個術語，伴隨著比特幣誕生于本世紀初，是分布式數據存儲、點對點傳輸、共識機制、加密算法等計算機技術的新型應用模式，本質上是一個共享數據庫，其中的數據具有不可篡改、全程留痕、可以追溯等特性，切實保證了電子檔案的真實性、完整性、有效性及可用性，被社會各界所關注。電子檔案的數據易被篡改，傳統貯存介質如磁帶、光盤、硬盤等，易老化變質，且易被新技術載體所取代，導致存儲的信息內容不可讀取。區塊鏈技術正好彌補了這些不足，消除了潛在風險，保證了檔案數據的安全。[4]

四、檔案管理轉型的阻力

雖說我國這一二十年來檔案管理的信息化、現代化水平發展迅速，但具體到某個單位，其檔案管理水平是參差不齊的。本次疫情居家隔離期間，不少單位的居家辦公遇到了較大阻礙，即檔案無法調用，無法輔助生產，致使工作停滯或效率低下。究其原因無外乎管理理念落后，管理水平欠缺，管理隊伍素質偏低。

（一）理念更新緩慢

一些單位的管理層對檔案的主要認知是檔案是歷史記錄，有憑據作用，有事時找之佐證，沒事時束之高閣。在這樣的思想指導下，檔案只是生產的末端，是句號，是一種消耗著單位物質和人力成本的消極存在。這樣的理念帶來的現象是檔案人員可一減再減，檔案存儲空間可一縮再縮，存儲設備能將就則將就，檔案經費能少則少，根本談不上把檔案當成基礎性戰略資源來運作，從而催生新的生產力，以提升單位的競爭力了。

（二）管理水平欠缺

有些單位，因為對檔案的認識不足，檔案的信息化、現代化建設停滯或緩慢。生產和管理流程基本都是面對面的紙張傳遞，各部門產生的檔案各自存放保管，基本上都是兼職人員管理，檔案的完整性、安全性，立卷的專業性、科學性均得不到保障，給利用帶來了極大的不便和不利。不少單位檔案人員的工作重點仍停留在檔案的接收、征集、整理、立卷、著錄上面，缺少精力及資金去研究檔案的整合及創新利用。

（三）隊伍素質偏低

有些單位的檔案從業人員可以用“老弱病殘”來形容，檔案部門成為一線轉崗的、臨退休的、患慢性疾病等人員的“收留地”，一般都是邊做邊學，工作的積極性、創造性非常有限，與專業人員相去甚遠。更談不上對檔案信息的分析研究，深度挖掘檔案的利用價值了。處于數字時代的今天，即使是檔案專業人員，在面對數字化的檔案管理時，也漸有捉襟見肘的窘迫感，對有些信息、軟件、系統內的術語鮮有聽聞，對新興的網絡技術、通訊技術懵懵懂懂，從而無法準確地應用、改造和開發相關技術。[5]

五、結語

隨著科學技術的迅猛發展，檔案管理的現代化水平會越來越高，我們要秉持創新、協調、綠色、開放、共享的發展理念，抓住機遇，將檔案管理工作納入單位發展戰略，緊跟時代發展步伐，勇于打破舊的思維模式和管理習慣，加大檔案建設資金投入，緊密結合高新技術的應用，使檔案管理的現代化帶動單位治理體系和治理能力的現代化，提升單位的競爭力，獲得良性發展。