行政檔案管理工作的現狀與時代融合探討

（濱州市行政審批服務局，山東 濱州 256600）

行政檔案指的是國家行政機關及相關企事業單位按照法律賦予的相關職權，在各項工作中形成的具有保存價值的原始記錄信息。行政檔案往往具有顯著的政治性、權威性等特征，使得其在管理工作中與其他檔案管理存在較為顯著的差異性。在新時期行政檔案管理工作面臨一系列挑戰，而傳統管理方式出現了諸多不適應之處，要求與時代融合革新發展。鑒于此，本文對“行政檔案管理工作的現狀與時代融合”進行深層次分析具有十分重要的現實意義。

一、行政檔案管理工作現狀分析

（一）缺乏完善且可行的行政檔案管理制度

行政檔案在形成過程中，具有鮮明的行業特點，大部分企事業單位在行政檔案管理工作中，單純強調管理形式的革新，忽視了檔案利用價值的深度挖掘。當下行政檔案管理工作中的各類制度和規定要么落后，要么不完善，甚至部分單位沒有制定出行政檔案管理工作管理制度，即使制定了相關管理制度，也是與實際情況不符，缺乏可操作性。這種情況下，行政檔案管理工作難以滿足時代發展需求，且無法保證工作效果。另外，管理制度的缺乏，造成檔案管理工作人員在具體的操作中，存在隨意性行為，從而容易出現人為的檔案資料收集不完整、檔案資料整理不規范等問題，制約了行政檔案管理工作效果和效率的提高[1]。

（二）檔案管理人員專業能力不足

檔案管理人員作為行政檔案管理工作的主體，其專業能力直接影響工作效率和效果。同時，行政檔案管理工作涉及內容較為廣泛，且專業性較高，對管理人員具有較高要求。但是當前大部分單位的檔案管理人員都是兼職人員或者是非專業出身，造成行政檔案管理工作實踐中缺乏專業人員的指導，外加行政檔案管理工作過程本身是一個漫長且乏味的過程，一定程度上制約了檔案管理人員積極性的提升，種種因素共同作用下，制約了檔案管理工作效率和效果的提升[2]。

（三）行政檔案管理工作混亂

在行政檔案管理工作快速發展的同時，各部門對行政檔案管理工作的重視度也隨之提高，并出臺了與之相關的管理制度和下發文件，用于指導和規范檔案管理工作。但是在行政檔案管理工作實踐中，工作局面還是比較混亂的，尤其是檔案收集方面[3]。另外，行政檔案管理工作與檔案人員流動、機構調整并無法同步，造成檔案收集過程中容易出現收集不完全的問題，即部分檔案資料遺失，從而直接影響后續行政檔案潛在價值的挖掘[4]。

二、行政檔案管理工作與時代融合的路徑分析

（一）更新管理理念，重視行政檔案管理工作

行政檔案管理工作的落實，與領導的支持力度息息相關。而領導支持力度對下級部門對行政檔案管理工作的重視度有著決定性的影響。因此，行政檔案管理工作理念要積極轉變，才能改善行政檔案管理工作現狀。在行政檔案管理工作過程中，領導人員自身要加強相關學習，不斷增強對行政檔案管理工作的重視度，以此推動下級部門強化行政檔案管理工作。另外，檔案管理人員自身也要積極加強檔案管理工作技巧和方法的學習，重視自身檔案服務意識的強化，才能在實踐工作中，自覺做好與檔案相關的各項管理工作，以此充分挖掘出靜態的檔案的利用價值。

（二）構建完善且可行的行政檔案管理制度

行政檔案管理制度的完善，是行政檔案管理工作高質高效進行的重要保障，在建立和完善過程中，可著重考慮如下幾個方面的內容：一是立足于行政檔案管理工作實際情況，參照相關業務工作需求及實際情況，制定合理的行政檔案管理制度；二是管理制度強調簡單實用，嚴禁形式主義，確保其在實踐中具有較強的指導性；三是檔案管理制度要具有較強的約束力，且保障這種約束力覆蓋整個單位，確保單位全體人員擁有較強的行政檔案管理意識，為高質高效開展行政檔案管理工作提供支持；四是完善獎懲制度，提高制度執行力，嚴格按照相關制度做好各項工作。

（三）提升行政檔案管理人員綜合素養

行政檔案管理工作的主體與工作質量息息相關。因此，要將行政檔案管理工作與時代融合，要重視檔案管理人員綜合素養的提高，具體可從如下幾個方面入手，一是檔案管理人員選用時，嚴控選撥標準，要求檔案管理人員具有較強的政治敏感度，且責任心強，在此基礎上要選擇專業能力和素質較高的檔案管理人員。二是加強行政檔案管理人員業務培訓，根據行政檔案管理工作需求，加強檔案管理人員針對性培訓，并要求這種培訓工作定期進行，以此不斷提高檔案管理人員業務能力和素質。三是加強考核，督促行政檔案管理人員自覺加強學習，盡職做好本職工作。

（四）構建現代行政檔案管理中心，優化檔案管理工作過程

新時代，云技術、大數據技術等廣泛應用，對行政檔案管理工作產生了深遠影響。因此，單位要重視現代技術的應用，通過構建現代行政檔案管理中心，優化檔案管理工作過程，以此切實提高行政檔案管理工作效果和效率。首先，數字化各類行政檔案，實現“雙套制”。在以檔案部門為首，整合各單位的行政檔案資源并進行數字化處理，供后續計算機網絡查詢和利用，以此規避行政檔案遺失和破壞問題。其次，設定檔案等級權限，不同等級的人員只能閱讀權限范圍內的行政檔案資料，一方面保障了檔案資源利用最大化；另一方面可以防止機密性檔案資源泄漏，以此保證檔案的安全性。

三、結語

總之，行政檔案管理工作對于促進單位發展具有積極作用。因此，為了整體提高行政檔案管理工作效率和效果，要求在實踐中更新管理理念，重視行政檔案管理工作、構建完善且可行的行政檔案管理制度等措施的落實，促使行政檔案管理工作與時代需求真正意義上融合發展，確保檔案價值的最大化。