新時期應用型高校外語學院教學秘書工作初探

莊孝彥

廣東金融學院，廣東 廣州 510520

外語學院教學秘書的日常工作通常涉及到學院教學工作的每一個方面，擔負著外語學院教學管理的基礎工作，也是校院兩級之間教學工作聯系的紐帶。外語學院包含了專業英語和公共英語兩大類課程，教學秘書要處理好專業英語在內的各方面工作，也要面向公共外語的諸多工作環節做好日常課程安排。隨著地方高校應用型轉型的深入推進，外語專業不僅強調增加了與行業需求息息相關的課程，而且公共外語課程的數量也在不斷增加以滿足新的發展要求。例如增加了金融類英語課程，同時也開設了面向非外語專業的輔修（雙學位）課程，通過這些方式來助力應用型轉型，但同時也增加了外語學院教學秘書工作的難度。

一、高校外語學院教學秘書工作的特殊性

（一）工作繁雜度更高

在新時期，每所高校都具有非常豐富的辦學層次，以提高其在辦學方面的競爭力：博士研究生、碩士研究生、本科生、專插本、大專生、成人教育甚至中專生。新時期各個高校最大可能的對學生進行因材施教，采取了大學外語分級教學或者采用小班授課，這將導致各種嚴重問題，例如老師的上課教室缺乏，上課時間很散亂，老師的備課工作很繁雜和考試出卷改卷量大等。學生水平的差異和每年學生人數的增加不僅增加了公共外語教師的工作量，也加重了外語學院教學秘書排課、排考的難度。以筆者學院為例，排課的時候，因教室資源有限，很多老師8節課要排成3天，并且還比較零散。大學英語的教學工作變得更加復雜，特別是遇到教師臨時調課，經常涉及到進行跨院溝通和協調。

地方本科院校的應用型轉型中，通常采取的措施之一是鼓勵學生跨學院跨專業學習，以提升他們日后在工作崗位的應用能力。以筆者所在學院為例，每年輔修外語專業的學生人數大約是100多人左右，輔修工作的內容極其復雜：包括每學期輔修招生簡章的制作、招生工作、課程的安排、授課教師的安排、考試時間表安排以及論文和答辯的工作。有的時候遇到學校大型考試，還需要幫忙調換課室，工作細致且復雜，需要極大的耐心和細心。

（二）工作要求相對更高

外語學院的大型考試基本分為二大塊：大學英語四六級、專四專八。大學英語四六級是由學校教務處統一組織，但是外語學院的老師們也要承擔著監考和考務的工作。以筆者學校為例，每年的大學英語四六級考試，學院不僅要派出監考人員，而且還要一大部分的老師承擔考務工作，由于監考費很低，很多老師不愿意承擔監考和考務，每年的排考務和監考工作都要費時很長時間才能湊齊人數，這就無形中增加了教學秘書的工作量。

不同于英語四六級是由學校教務處統一組織，外語系的教學秘書每年都要承擔全國高校英語專業四、八級考試工作。筆者所在學院就專門設立了一個專四專八的檔案，記錄每年每屆學生專四專八的通過率，還要做出柱狀圖比較出本校與全國專四專八的通過率。專四專八的考試工作復雜，每年考試的學生日益增多，對于主要負責這項考試工作的教學秘書來說責任越來越重大，要花費大量的精力甚至是加班來完成這項工作，以確保此項考試工作的順利進行。

（三）教師人群更復雜

基本上每個高校的外語學院都至少會有一名以上的外籍教師，和中國教師不同，外籍教師的生活習慣還有教學方式方法都不一樣，這就要求教學秘書要與外籍教師進行良好的溝通，既要不違反保證和學校相關政策等硬性規定，又要考慮到外籍教師個人方面的意愿因素，做好溝通協調工作。以筆者所在學院為例，每學期固定的外籍教師有4位，不固定的外籍教師有10位，有固定的西班牙語外教，其余外教都是教授英語，每個外籍教師的性格都不一致，排課要求也很多樣，在和學校相關政策等硬性規定不沖突的情況下，教學秘書都會盡可能的和外籍教師溝通安排好。

二、高校外語學院教學秘書工作力的提升

（一）加強外語學習

外語學院教務工作具有特殊性，不僅需要具備基本素質，還需要有一定的外語專業基礎知識。在日常的教學管理中，需要與外籍教師進行交流，需要具備一定的外語交流能力。因此，除了日常工作外，還必須熟悉專業的特點，外語專業本身的特點和人才培養的特點，熟悉學院各個專業各個年級的人才培養計劃的制定和修改等相關文件材料，盡可能多的學習相關的外語知識，掌握一定的外語專業知識。了解相應語言國的國情概況知識，這樣才能更好地開展各項工作。

（二）業務素質的提升

教學秘書應與教學管理部門、教師和學生保持良好關系，并成為他們之間的聯系的紐帶。具體來說，學校相關教學管理部門的通知與文件會在第一時間在教務群里發布，教學秘書經過整理后要及時向學院院長匯報，并傳達給本學院的老師，按照通知要求進行材料收集與匯總，在規定時間里上交給相關教學部門。筆者所在學院，每年的期中教學檢查工作，教學秘書要收集好本部門的教學基礎文件，協助好學院督導們做好督導的工作，做好每個學期公開課與評議課的開展工作。

教學秘書不僅要做好學生座談會的有關工作，將學生在學習過程中遇到的問題及時反映給學院領導與教學管理部門，也有必要及時向學院領導和教學管理部門報告教師在教學過程中遇到的問題和困難，以更好地服務于學校的教學管理和教師的專業發展工作。因此教學秘書要具有一定的協調性，教學秘書在日常工作中要努力對業務素質能力有一定的提升，以應對日益復雜的工作要求。

（三）建立良好的人際關系

外語學院的教學秘書的工作涉及到每一位老師的教學甚至科研方面，作為一個特定的工作崗位，要做好協調溝通工作，人群涉及面廣：包括校領導，教學管理部門，學院領導以及每位老師（包括外教）和學生。以作者所在的學院為例，因為教授公共外語的老師是為學校中每個學院和專業的學生授課的，例如出現教師上課被學生投訴或者期末成績問題，就必須與其他學院領導以及教務處進行溝通。因此，教學秘書應建立良好的人際關系，在工作中和同事相互配合和支持。

（四）要有較好的計算機操作技能

教學秘書的很多重要工作必須通過計算機來完成如：教材訂購、排課、排考、考務工作、論文的工作、課時量的統計等等。筆者所在學院教務處專門開發涉及了教務系統和論文系統及學校的門戶系統，例如有關的排課、調課工作或者人才培養方案的制訂都可以在教務系統上完成，門戶系統可以發送郵件使得工作更加方便，不僅僅是這些，教學秘書還要熟悉教學管理的各種軟件比如word、excel、ppt等office軟件來改善和促進學院的教學管理工作。