談事業單位檔案管理中的檔案保護技術和措施

（邯鄲市工人文化宮，河北 邯鄲 056000）

檔案是一個古老的行業，在國家治理和社會經濟發展中發揮著重要且不可替代的作用。我國事業單位是國家從事行政管理和經濟活動的重要機關。隨著我國經濟快速發展，國家治理能力和治理現代化水平進一步提升，事業單位文書源檔案信息量不斷增加，隨著我國檔案檔案信息化的發展，事業單位文書檔案儲存介質呈現多元化，出現傳統紙質、影像、光盤、電子數碼等多種介質并存。由于制成這些檔案的各種介質物質材料，每時每刻都在運動、變化，受到內在因素和外部環境條件的影響與制約，檔案質量的衰減、損壞乃至消亡不可避免，其壽命受到有限的，因此，在檔案管理中采取科技手段和技術措施對檔案給予保護，就顯得非常重要。下面就事業單位文書檔案管理中的檔案保護技術和措施分別給予論述。

一、影響檔案壽命的內在因素和防護

影響檔案壽命的內在因素是指影響檔案制成材料耐久力的化學和物理因素，具體就是對制成檔案的紙張、字跡、膠片、光盤、電子硬盤等材料的耐久力的影響。

（一）檔案制成材料的耐久力和特性

1.紙張的耐久性和特性。紙張是構成傳統檔案的必備材料，制造紙的植物原料主要成分是纖維素、半纖維素、木質素，由碳、氫、氧三種元素合成。其耐久力的大小決定于纖維素的多少和分解反應快慢。纖維素多且分解慢，則耐久力強，相反則弱。其化學特性：不溶于水和一般有機溶劑；可以和水發生水解反應，對酸、霉很敏感，在酸梅存在情況下，水解反應加快；與氧反應，變成易碎的纖維素，在光的作用和潮濕的的環境下，反應加快。適宜溫度、濕度分別是14 度—24 度，正負2和45%--60%，±5。

2.字跡的耐久性和特性。字跡的耐久性決定著檔案壽命的長短，字跡的耐久性取決于兩個因素，即字跡的色素是否永不褪色；色素與紙張的結合是否牢固。字跡色素分為：炭黑，是碳素元素的一種，耐酸、耐氧化，如墨汁、黑色油墨、黑色鉛筆等，其耐久性強。染料，如彩色油墨、藍黑墨水、印泥、紅藍鉛筆等，其熱穩定性好，耐光性差，耐久性較強。染色，如純藍墨水、復寫紙、圓珠筆、藍圖等，屬耐久性差的色素。色素與紙張的結合方式有三種：結膜方式，與紙張結合牢固，耐摩擦。吸收方式，分子滲透到紙張纖維中，耐摩擦，但易擴散，屬較強耐久性。粘浮方式，色素做機械粘浮停留，屬不耐久方式，如鉛筆。無論哪種色素與結合方式，在高溫下，會使色素分解，耐熱性差的色素發生油滲擴散現象，影響字跡耐久性。潮濕，會使色素褪色。適宜的溫度濕度分別應該是14 度—24 度，正負2 和45%--60%，±5。

3.影像電子檔案的耐久性和特性。影像電子檔案是現代檔案資料的主要組成部分，它主要由硬質塑料和電磁和電子信號信息組成，具有容量大、影聲相效果好的特點。種類有錄音、膠片、磁記錄、光盤、電子硬盤。影響此檔案耐久力和壽命的因素有兩個方面。一是對載體材料的影響，來自于高溫、強光、有害氣體、酸性液體對所料載體的腐蝕、老化。適宜溫度和濕度分別應該為14 度—24 度，正負2 和45%--60%，±5。二是對影像內容電子信號的影響。主要來源于電磁場的輻射、干擾和電磁信號本身保存的年限，磁記錄、光盤、硬盤的電子信號保存年限為10 年-20年。

（二）對檔案支撐材料耐久力的保護技術

1.調節檔案庫房的溫度與濕度，防止高溫與潮濕加速紙張纖維素的分解和字跡色素的分解，加速影像載體材料的的老化。溫度調節可采取密封、通風和空調設備。濕度度調節可采用去濕機和氧化鈣晶體放入室內進行吸濕。使溫度濕度符合紙張、字跡、影像檔案材料要求。

2.避光，避免強光照射，防止加速紙張、字跡、影像材料的氧化、分解。可采取合理設計室內燈光，加厚窗簾等措施避光。

3.防止有害氣體和灰塵的侵蝕，特別是酸性氣體和液體的侵蝕，保持庫房清潔，做好檔案密封包裝，遠離有害氣體源頭。

4.影像檔案要采用專用防磁盒包裝，遠離電磁輻射源，如空調主機、電視機高頻頭、微波爐等電氣設備。對有存放年限的影像檔案及時進行翻錄更新。

二、侵害檔案的外部因素和保護措施

（一）防蟲。害蟲的防治。防，一是建庫前，地基用5-10%的亞砷酸鈉或1-2%的氯丹乳劑(2-3kg/m 3)全面進行土壤處理，防止白蟻等害蟲在此棲息筑巢；二是在檔案存放盒、柜內放置防蟲驅蟲劑，如煙葉、香草、樟腦等，避免害蟲滋生。治是對害蟲的殺滅。化學殺蟲，就是利用有毒的化學物質直接作用于蟲體使其死亡的一種方式。比如DDV 熏蒸殺蟲，溴甲烷熏蒸殺蟲等。物理殺蟲方法有：低溫、低濕度抑制害蟲和微生物霉菌生長繁殖，一般說來，庫內溫度控制在20℃以下，相對濕度控制在60%以下。營造既保護檔案文件又不利于害蟲生長發育的環境；

（二）防火。一是健全人防責任制，落實到人，定期檢查，防止火災。二是在檔案庫房配置消防滅火器材，并按期更新。三是在檔案庫房安裝火災報警設備，日夜監視，隨時報警。

（三）防盜。加固檔案庫房防盜門窗，安裝監控設備。重點檔案庫加強值班巡邏。做到人防技防結合，保證安全。

（四）防止自然災害。主要是做好防災預案，減少因災損失。

三、結束語

以上是在對影響檔案耐久力和壽命的內在因素和外部環境進行分析的基礎上提出的保護技術和措施，由于各地氣候條件不同和環境所限，措施方法各有千秋，愿通過交流，求同存異，共同做好事業單位文書檔案保護工作，為我國社會經濟發展做出貢獻。