檔案信息化建設與檔案管理的幾點認識

王 芳

呂梁市委統戰部，山西 呂梁 033000

檔案信息化的工作重點部分是對檔案管理工作的模式進行改變，將以往的檔案實體信息保存的方法轉變為數字化信息保存的模式，保證檔案信息能夠長時間存貯在系統中，從而實現檔案資源共享以及長時間保存的目的，便于更多的工作人員進行檔案信息的查閱。檔案信息化和檔案管理工作是緊密相連的，檔案信息化建設與檔案管理工作的水平存在的密切的聯系，其更是時代發展的必然趨勢。基于此，本文將對檔案管理信息化建設與檔案管理工作展開相關的分析，使檔案工作人員能夠深刻認識到二者之間的聯系，推動檔案信息化建設的進展，大幅度提高我國檔案管理工作的水平。

一、檔案信息化建設與檔案管理中存在問題

（一）檔案信息化建設的認知不夠

現階段，檔案信息化建設工作對傳統的檔案管理工作產生了巨大的沖擊，并改變諸多工作人員的工作理念［1］。但是，部分檔案管理工作人員并沒有充分認識到信息化建設的重要性，無法積極參與到檔案信息化建設的工作中，導致檔案信息化建設與檔案管理出現問題。

（二）檔案信息資源的使用不正確

不正確的使用信息資源是當前影響檔案信息化建設工作以及檔案管理的重要因素。傳統的檔案管理工作理念中，檔案管理工作的目的就是為了長時間保存檔案信息資源，便于相關工作人員查閱檔案信息。從當代檔案管理工作的理念來看，檔案管理可以實現檔案信息資源共享，充分使用檔案信息資源為社會大眾提供更多的便利。然而，部分檔案管理工作人員依舊將檔案保存作為主要的工作內容，忽視檔案信息資源的有效使用，導致檔案管理工作的質量、水平不斷降低。

（三）提高管理人員的信息化能力

由于各地區的經濟、文化等方面的發展程度不同，檔案管理工作的信息化建設也有所不同，再加上檔案管理人員的能力、專業存在一定的差異，致使檔案管理信息化建設的工作存在一定的差異［2］。部分地區的檔案管理部門開展信息化工作的時間較早，其檔案信息化建設的進展快、信息化水平較高；而部分比較落后的地區依舊使用傳統的單機操作，沒有結合先進的科學信息技術，嚴重影響了檔案信息化建設的檔案管理效率。

二、提高檔案信息化建設與檔案管理的對策

（一）提高檔案信息化建設的意識

檔案信息化建設其實就是檔案觀念信息化，其主要的核心組成部分就是檔案管理工作人員，工作人員的積極性、主動性直接影響到信息化建設的進展。因此，檔案管理人員需要建立信息化工作的思想，將信息化建設真正落實到實際工作中，從而增加檔案管理工作人員的使命感以及責任感。此外，檔案管理工作人員重視信息化建設工作，有助于工作人員完成質量較高的工作內容。

（二）檔案管理建立網絡信息檔案

建立網絡檔案能夠有效提高檔案管理工作的效率，幫助檔案管理工作人員推動信息化建設的發展［3］。檔案管理部門想要建立網絡檔案需要滿足兩個條件，首先，建立檔案管理相關網站，充分發揮檔案網站的作用，并建立相關內部檔案服務網站，積極搭建檔案公眾服務平臺，提高檔案管理的服務能力，促使網絡檔案逐漸成為檔案信息服務的主要平臺。其次，檔案管理部門需要引進部分相關硬件設備，利用先進的計算機硬件設備為檔案信息化建設提供良好的支撐，使檔案資源通過網絡實現交換、共享的過程，大幅度提高檔案管理工作的安全性以及可靠性。

（三）提高檔案信息化管理水平

想要大幅度提高檔案管理工作的效率，先提高檔案信息化管理的水平是最有效的方法。這就需要檔案部門建立完善的管理制度，并結合檔案管理的標準規范進行方案管理工作，實現檔案管理工作的有法可依、有法必依，從而提高檔案管理工作的效果［4］。與此同時，檔案管理部門還需轉變管理的方法，將傳統的檔案管理工作逐漸向現代化管理模式靠攏，從而提高檔案信息化水平。

三、結束語

綜上所述，處于當前信息化時代的背景中，檔案管理工作相關人員需正確認識檔案信息化建設的內涵，并解決檔案信息化建設與檔案管理之間存在的問題，讓檔案相關工作人員轉變并接受檔案信息化工作的理念，從而轉變檔案相關人員的工作模式，推動檔案信息化建設的進展，促使檔案信息化建設滿足時代的發展需求，從而建立全新的檔案信息服務系統。