新時期學校檔案管理規范化的路徑分析

薛亞男

山西省呂梁市衛生學校，山西 呂梁 033000

檔案管理是學校的重點工作內容之一，其中所記錄的資料內容對學生的就業、升學都有重要作用。但是，在目前的學校檔案管理工作著仍然存在著諸多的問題，給檔案管理工作的開展帶來了一定的阻礙。隨著學校擴招政策的開展，學校的生源以及學生數量都在逐年增加，因此學校在建立檔案時需要收集的資料也隨之增多，給資料收集工作帶來了一定的影響。除去資料難以收集以外，在整理資料的過程中也經常出現難以轉化的問題，很多檔案中的隱性資源都無法得到有效轉化。在新時期的發展過程中，學校應當不斷的提升自身檔案管理工作的規范性，促進檔案管理工作水平的提升。

一、提升檔案管理工作人員綜合素質

檔案管理部門是負責檔案工作的主要角色，因此首先需要強化工作人員的個人素質，促進檔案管理工作的規范化［1］。在目前的學校檔案管理工作中，檔案管理工作人員的素質較低，通常表現在以下兩方面：第一，工作技能水平較低，缺乏檔案管理意識，對待繁雜的檔案管理工作無法井井有序的開展工作，降低了檔案管理工作的有效性。第二，工作態度惡劣，檔案管理工作人員對檔案管理工作重視度不夠，工作時間消極懈怠，并且無法做到檔案的保密性，將學生的資料進行出售或者傳播學生的特殊情況。學校需要加強對工作人員的培訓，建設高素質的檔案管理隊伍，促進學校檔案管理工作的規范化。例如，學校可以定期對檔案管理工作人員展開培訓，向工作人員傳遞新時期檔案管理工作的理念和有效方法。通過培訓或者演講活動等途徑強化工作人員的檔案管理意識，端正檔案管理人員的工作態度，提升自身的工作水平，達到對檔案管理工作進行規范的目的。學校也需要給檔案管理人員提供交流的平臺，讓工作人員能夠將自己在工作中的疑惑進行交流，提高檔案管理工作效率。

二、結合網絡信息技術，建立網上信息收集系統

在檔案管理工作發展的新時期，信息技術可以代替人工對信息進行收集、檢索和分析，因此學校也可以引入信息技術，建立線上信息收集系統，將檔案管理工作進行簡化［2］。以往在收集學生檔案資料的過程中，需要學生進行紙質資料的上交，先上交給班級干部，再上交給教師，最終才傳遞給檔案管理工作人員。這一過程中如果任何一個環節出現問題都會降低工作效率，導致檔案管理工作缺乏有效性。在建立信息收集系統之后，可以讓學生在網站上填寫個人資料，在資料上交時限之前可以對資料進行多次補充，極大程度上減少了檔案資料收集的時間。工作人員可以在后臺看到學生的信息填寫情況，并且可以通過網站進行反饋。這種新型的收集方法更加符合新時期的社會發展理念，將檔案管理工作變得更加高效。

三、對檔案資料進行有效整合

檔案資料的分析同樣是一件難度較大的工作，需要工作人員對學生的個人檔案進行分析和評價［3］。對于基本的個人信息，檔案管理人員可以進行直接的記錄和整合，但是面對檔案信息中的隱性資源，工作人員在進行轉化的過程中會受到主觀因素的影響，如疲乏困倦、工作積極性不高等，都會使檔案管理工作出現不規范的狀況。因此，學校必須要加強檔案資料整合工作的有效性，將檔案中的隱性資源進行有機轉化。例如，學校可以利用新時期所研發出來的人工智能應用，建立人工智能系統，利用人工智能來分辨檔案中的隱性信息。人工智能不僅能夠使工作變得更加快速，同時人工智能的思維也更加理性，不會受到任何主觀因素的影響，即使持續工作都不會出現疲累的狀況。在新時期的發展過程中，人工智能已經步入了我們的生活，對我們的生活以及檔案管理工作都有重要意義。

四、結束語

網絡技術正在深刻的影響著人們的生活，推動了社會各項工作的快速發展，也促進了教育的信息化發展。在學生檔案資料中主要包括個人基本資料，如年齡、身份、民族等；實習經歷、個人獲獎經歷、職業技能考核證件等資料，能夠展現出學生的在校綜合素質，對于學生未來的發展有重要意義。各個學校應當合理的利用現代技術，改善學校檔案管理工作現狀，全面的收集學生的檔案信息資料，使檔案管理工作更加完善、高效。教育信息化將檔案管理工作過程中的交流變的更加簡單、迅速，使檔案資料的收集、查閱步驟不斷簡化，對學生檔案管理工作有重要意義。