大智移云時代下制造業企業內部控制問題的研究

張欣南

浙江科貿職業技術學院，浙江 金華 321000

一、制造業企業傳統內部控制的不足

目前，大多數制造業企業在以往的發展進程中已經初步制定了內部控制制度，也具備相應的內部控制流程，但在傳統的實際落實過程中，由于技術條件的限制，仍存在了許多亟需改善的問題，包括但不限于以下內容：

（一）溝通渠道不暢通，事后審批情況屢見不鮮

為了更好得進行企業管理，大多數制造業企業往往會制定諸多事前審批的內部控制，以便于整體管控，然而傳統的內部控制手段仍舊存在諸多無法將事前審批落實到位的情況。以制造業企業的采購環節為例，采購人員實施采購之前，需要通過相關程序對采購活動的諸多事項進行核實審批，其中包括采購物品的規格型號、供應商相關資質、各家供應商提供的報價等內容。然而一方面事實情況多變，采購過程中發生的突發情況無法依靠經驗完全避免；另一方面采購部門負責人的出差計劃也會導致采購審批程序無法及時進行。為了不延誤后續計劃，當前述情況發生時，采購人員往往僅通過電話、QQ、微信等方式與負責人簡單匯報得到口頭認可之后，便草草進入采購流程。采購完畢后，為了不違反公司內部控制流程和相關規章制度的規定，采購部門會事后書面補全相關手續，但通過傳統的書面簽字的內部控制記錄難以辨別該項采購審批的時間節點，內部控制是否落到實處。這使得內部控制失效的同時也給心術不正的員工留有了貪污舞弊等不法行為的操作空間。

（二）缺乏有效的外場監督

企業經營活動的正常進行無法避免員工的出差，傳統的內部控制下對員工出差的管理上難以進行有效的績效考核。員工的真實行動軌跡和真實時間都較難于查證。部分散漫的員工假借出差之由逃避企業各項考核管理的情況屢見不鮮，人事部門即使對于此類情況心知肚明卻無法進行有效管控。缺乏有效的外場監督不利于企業保證正常的運營效率，阻礙運營效率的提升。

（三）數據溝通不及時

傳統內部控制下，企業的信息化管理不夠健全，數據信息處理、傳遞、報告的及時性不高，相關部門之間的數據溝通效率較低。以銷售環節為例，為保證銷售活動的順利進行，銷售部門應實時掌握庫存商品的詳盡數據。傳統內部控制制度下銷售部門和倉儲部門之間的數據溝通依賴于電話、QQ 等手段，數據更新及數據溝通不及時影響工作效率；倉儲部門積極配合銷售部門人員的工作安排的同時，難免也會影響自身原有的工作計劃，導致工作效率下降，最終給企業的整體運營帶來不利影響。

二、“大智移云”為制造業企業傳統內部控制的問題提供新方案

“大智移云”概念于2013 年8 月中國互聯網大會上提出，是指“大數據、智能化、移動互聯網和云計算”。移動互聯網、物聯網的結合，使大數據的產生與收集成為可能，移動互聯網和物聯網的應用需要云計算支撐，大數據的深入分析和挖掘反過來助推移動互聯網和物聯網的發展，使軟硬件更加智能化。“大智移云”為制造業企業內部控制的發展提供了新方案，包括但不限于以下內容：

（一）加快信息處理速率，規范流程

“大智移云”環境下各種信息處理技術不斷地被研發與應用，企業溝通渠道更加通暢。例如阿里巴巴推出的移動端APP“釘釘”中的審批模塊，對不同的業務模塊預設好不同的審批流程，不需要申請人再自行詢問審批步驟。審批進度也會在流程相關人之間公開，以便于相互提醒未及時審批的人員盡快完成審批工作。對于長時間未審批的事項，APP 也會以短信、電話、手機消息通知等多種方式進行提醒。對審批時點的有效記錄可以確保審批管理流程落到實處，而非停留在形式上；對審批時長的有效記錄可供后期分析改進，加快總體信息處理速度，規范審批程序。

（二）開創監督新方式，完善管理機制

企業應充分利用“大智移云”環境下的監管平臺的技術優勢，突破監督的空間局限，拓寬監督的范圍，把節點監督變成連續監督，讓軟性監督變成硬性監督，讓隱形封閉變得公開透明。例如“釘釘”的考勤打卡功能，就從技術上解決了空間范圍無法實施連續性監管的問題。考勤打卡功能可以及時反映、記錄外勤人員所在的地點與環境及其運動軌跡，不定時的考勤打卡要求更是加大了應付檢查的難度，對外勤人員的工作有很好的監督之效。

（三）實時數據共享，便于溝通

企業應建立相關服務平臺，進行實時的數據共享，供各部門之間聯合運用。金蝶云中的辦公云、財務云、制造云等模塊都可以選擇性地應用于本企業。各類辦公軟件的云文檔等也是實現實時數據共享的有效渠道。各部門可以根據被賦予的相應權限但互不重復的在文檔上同時操作，這加快了企業各部門之間的信息傳遞、處理效率，提高辦公效率。另外ERP 智能辦公系統的運用，可以打破各部門、各區域、各系統之間溝通和協作的壁壘，建立規范、敏捷、高效的業務流程，實現銷售、客戶管理、生產、庫存、采購、人力資源、財務等所有環節全程無縫管理，確保了數據信息在傳遞過程中的準確性、時效性，幫助企業緊密協作、快速反應，全面提升企業的競爭力。

三、新契機的同時帶來的新的問題

“大智移云”給制造業企業實現更優質的內部控制帶來新契機的同時也帶來一些新的問題，包括但不限于以下內容：

（一）管理目標容易設置偏離

“大智移云”時代下內部控制的改革，不僅僅是簡單的把紙質的辦公變成無紙化的計算機辦公，而應將各個環節和業務循環都聯系在一起。管理目標不明確的情況下，容易將目標設置不恰當。若管理目標設置得過低，企業的內部控制改革將會流于形式，無法真正達到內部控制優化的效果。若管理目標設置得過高，各個業務循環之間的聯系需要深化，系統的復雜程度也將加深。一方面員工工作的難度和負擔大大增強，新的應用對員工的學習能力和操作能力也有了更高的要求；另一方面，企業員工素質參差不齊，企業對員工進行理論培訓的工作量巨大，培訓結束后的實操過程仍有諸多問題。

（二）審批等業務流程產生新漏洞

“大智移云”時代下的管理系統，在審批等業務流程上不再依賴于手工簽字，而是依賴于各級賬號之間的層級關系和權限進行操作。原則上，各個部門的各級負責人應嚴格保守好自己的賬號密碼，但是領導人員意愿偷懶或者防范意識薄弱，主動或被動的泄露賬號密碼后，不同層級的人員容易串崗，審批流程形同虛設，從而導致內部控制的質量下降。

（三）會計信息安全問題難以保障

大數據、云計算下，數據的基數很大，缺乏重要性判斷的全盤數據儲備，加大了數據承載負擔，超負荷儲存導致系統崩盤可能引發會計信息數據遺失的風險。大量數據之間的相互傳遞也可能帶來網絡擁堵。除此之外，“大智移云”環境下系統的運作依賴于系統下的賬號權限，企業為了便于管理往往會采用相近的賬號、設置安全系數較低的便于記憶的操作密碼，惡意攻擊很容易引發信息泄露。

四、結論

“大智移云”時代，給全社會各行各業帶來的全新的機遇。制造業企業在大智移云時代下應積極順應時代潮流，對先進有效的內部控制制度體系進行積極探索，深入思考如何利用新的工具對制造業企業進行更行之有效的管理模式。與此同時，企業應及時的關注新形勢下的問題與挑戰，并積極尋求新形勢下新問題的解決途徑，比如建立專門的信息技術開發維護團隊以確保系統的不間斷的有效運行，加強員工相關技能培訓以確保全新的管理工具應用到實處，不應只是個擺設等。