高校教育管理中信息化檔案管理的現狀及對策分析

李春勉 耿世瑄

河北外國語學院，河北 石家莊 050000

高校教育管理中檔案信息化管理涉及范圍較廣，涵蓋內容較多，集中涉及基礎性檔案管理以及人事檔案管理等，并且也包括高校組織實踐活動時的內容記錄，其參考價值較高，有必要提高高校檔案信息化管理水準，確保管理質量，進而為高效的穩健發展奠定基礎。但是，現階段，部分高校檔案信息化管理過程中仍存在問題，現作如下總結。

一、高校檔案信息化管理過程中的常見問題

（一）網絡安全性不足

信息技術應用過程中網絡安全已成為備受關注的問題，而高校檔案信息化管理工作的落實環節同樣要提高對于網絡安全方面的重視，要求相關的檔案管理人員發揮自身的專業優勢，并加強安全防護。但是，由于檔案管理工作涉及范圍廣、涵蓋內容多，同時包括知識產權以及保密協議等多項數據信息，無疑會增加檔案管理人員的工作壓力，使得工作難度有所提升，如，檔案信息化管理過程中易受病毒攻擊以及黑客攻擊，給高校檔案管理的安全性帶來嚴重威脅［1］。

（二）資金投入少

高校檔案信息化管理應有先進的信息技術作為支撐，而其中的軟件與硬件的應用體現了一定的必然性，軟硬件的購置需要投入大量的資金，這樣方可為檔案信息化管理的實現提供有利條件。但是，現階段部分高校發展過程中過于強調教研工作水平的提升，卻限制了檔案信息化管理方面的資金投入，這無疑會間接的削弱檔案信息化管理水平，很難及時更新軟硬件，對于檔案管理效率的提升將是巨大的制約。

（三）檔案數據庫建設不夠完善

正由于資金投入相對不足，導致高校檔案數據庫建設不夠完善，建設水平不達標，很難滿足高校信息化檔案管理的需求。該現象的出現將會阻礙檔案信息化管理工作的落實，并降低工作效率，用戶滿意度也將受到一定影響。

二、高校信息化檔案管理方案

（一）增加檔案管理方面的資金投入

高校檔案信息化管理應有充足的資金作為動力支撐，要求檔案管理人員及時與學校領導溝通，引起領導重視，并給予專項撥款，使得檔案信息化管理具備充足的資金投入，從而積極引進先進的軟件與硬件設施，不僅如此，檔案管理人員還可以結合設施的損壞程度，及時更新設備，設備構件的購置過程中需要從多方面入手進行分析，考量其性價比，確保資金的高效利用，逐步提高檔案管理信息化水準［2］。

（二）營造良好的管理環境

高校檔案信息化管理工作的落實，應營造良好的外在環境，要求檔案管理人員做好自我定位，明確自身所肩負職責，加強黨員信息化管理，并且在實踐工作中不斷的總結與歸納，盡可能實現全面且系統化的掌握，不僅如此，還要從細節上把控，逐步完善管理方案，使得管理體系更具針對性，更加符合高校檔案信息化管理要求。

這一過程中，有必要健全崗位責任制，使檔案管理人員確定自身的權責范圍，進而高效落實檔案管理工作，盡可能做到視工作為己任，并將檔案管理工作與信息化管理有效結合，縮減檔案管理時間，提高檔案管理效率。此外，針對數字檔案管理提出相關規定，其中包括數字檔案使用權限、歸檔時間以及使用范圍等多項內容，要求管理人員認真核查、全面歸納，發揮自身的專業優勢，并結合自身多年的工作經驗，在工作中檢查信息內容，避免出現信息失真等多項問題，影響數據應用的有效性。不僅如此，還要核對文件格式以及文件內容的安全性，避免攜帶病毒的文件存入系統，從而為系統安全運行營造有利條件［3］。

（三）確保數字檔案的運營安全

數字檔案管理過程中如若出現安全問題，那么將直接影響檔案管理質量，因此，管理人員應加大數字的安全管理力度，并結合不同的檔案信息，實施針對性的管理，確保管控效果。實踐工作中將數據核查作為重點，并從根源上入手規避數據泄露等問題。建議做到以下兩點要求。第一為利用防火墻以及先進殺毒軟件，避免黑客攻擊，同時定期對其進行升級與優化。不僅如此，還需設置借閱權限，有效轉換檔案格式，確保檔案存儲的安全性與可靠性。第二為根據檔案內容的保密程度，實施針對性管理，如，一級保密文件應避免展示在網絡中，而三級保密檔案則可結合具體內容適當公布，從而保證檔案管理效率。

三、結束語

綜上所述，文章主要針對高校教育管理中信息化檔案管理現狀及解決對策提出了相應的建議，希望本文所作分析可為高校檔案管理人員提供借鑒與參考，在實踐工作中不斷總結，歸納檔案管理問題，并基于問題類型，制定完善的解決方案，將問題扼殺在襁褓中，從而為檔案管理信息化目標的實踐奠定基礎，營造安全、可靠的檔案管理環境。