當前高校學生檔案管理工作存在的問題與對策

濮俊偉 陳新新

南京理工大學紫金學院，江蘇 南京 210046

高校學生檔案管理工作，是高校重要的基礎性工作。從當前的情況來看，高校學生檔案管理工作都取得了不同程度上的發展。然而，高校輔導員作為學生管理工作的組織者、實施者和指導者，在高校學生檔案管理工作中也扮演著重要的角色?！霸诟咝n案當中，無論是教職員工檔案還是學生檔案，都有著關系復雜、業務繁瑣的特點?！保?］因此，從高校輔導員的視角加強高校學生檔案管理工作，是一個值得研究的課題。

一、當前高校學生檔案管理存在的問題

第一，學生檔案管理工作認識不夠到位。做過高校輔導員的同志們都有這么一個感悟：學生工作的內涵十分豐富，當我們談論學生工作的時候，更多的是學生思想政治教育工作、學生心理健康工作、學生學風養成工作等等，但很少主動探討學生檔案管理工作。這也導致了這幾年學生檔案材料信息不全、表格填寫不規范、不能正確反映學生真實情況等現象時常發生。由此可見，學生檔案管理工作在我們高校輔導員工作中沒有得到應有的重視，這也充分表明了我們的學生工作是不全面的、是存在問題的，各項工作的開展是有差距的。

第二，學生檔案管理工作方法比較落后。現行的《高等學校檔案管理辦法》雖然對高校學生檔案工作起到了規范性作用，但從各大高校的學生檔案管理情況來看，還是存在管理方法滯后的問題。主要體現在：一是缺乏相應的具體制度。二是缺乏相應的領導工作。三是缺乏相應的專業人才?？纯次覀兏咝］o導員隊伍，里面有心理咨詢師、就業指導師、人力資源管理師等等，均可謂“專家”。但是，在學生檔案管理方面，落后的管理方法不僅浪費了大量的人力、財力、物力，也嚴重制約了高校輔導員工作的順利開展。

第三，學生檔案管理工作技術亟需提高。從當前高校的招生的規模來看，傳統的學生檔案管理方法，遠不能滿足現有的學生檔案管理要求。現如今，各大高校的學生錄取、生源上報、學籍管理、畢業生登記等傳統檔案采集工作均已實行網絡化管理。但真正熟悉相應使用設備、系統的人少之又少。與此同時，高校每年的資金預算投入除了用在科研、教學、宣傳上的比較多，在學生檔案管理場所、軟件、人員上的投入同樣少之又少。

二、提升學生檔案管理水平的方法途徑

第一，要解決好思想問題，提升學生檔案管理工作認識。一方面要從“學生利益”出發，提升服務意識。學生檔案管理工作，既是管理工作，又是服務工作。我們高校輔導員既是管理者，又是服務者。另一方面要從“工作標準”出發，提升精品意識。就學生檔案管理工作而言，高校輔導員可以做的創新工作就有很多。例如，豐富學生檔案的內容信息?？梢栽诂F有的學生檔案材料中，增加學生的個人信用檔案、學生科學研究檔案、學生就業志向檔案。

第二，要解決好方法問題，完善學生檔案管理工作制度。首先，要立足全局，統籌謀劃。必須依據學生檔案管理工作的指導思想和原則、目標任務、標準要求，圍繞實施方法和目的要求等方面，緊密結合高校學生檔案管理工作實際，科學制訂適合本校的學生檔案管理制度。其次，抓點帶面，協調發展。例如，建立高校輔導員責任制，誰的學生誰負責。完善獎懲制度，針對學生檔案管理工作的好壞，堅持獎懲分明。再次，要創新考評機制，將學生檔案材料的完整性、準確性、真實性與高校輔導員的崗位調整、晉級提拔相掛鉤，作為高校輔導員年度考核的重要依據。再次，精心組織，周密實施。

第三，要解決好環境問題。營造良好有活力的工作氛圍?！爱敊n案管理的理念、依托工具和運行平臺發生轉變后，要求檔案管理人員必須同步掌握檔案管理的相應方式方法?！保?］首先，加強學生檔案管理工作基礎設施建設。要明確和規范學生檔案管理工作的經費和保障，學生檔案管理工作所需要的場地、設備、軟件以及系統等必要之物，一定要得到學校領導的重視和相關部門的傾斜保障，確保學生檔案管理工作順利實施。其次，做好學生檔案管理的宣傳工作。在全校范圍內，利用海報、橫幅、新媒體手段對檔案的規范、功能、標準進行宣傳，不僅要讓所有管理者參與進來，也要讓全體學生參與進來，真正的做到全員額、全要素、全過程參與到學生檔案管理工作中來。再次，注重抓好相關的理論培訓。要立足現有條件，堅持從檔案管理的基礎理論學習抓起。