精益管理在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用實(shí)踐探討

宮汝薇

大慶市人民醫(yī)院，黑龍江 大慶 163316

在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展背景下，醫(yī)院的社會(huì)地位日益提升，如何做好醫(yī)院工作以確保其能夠?yàn)樯鐣?huì)生活帶來良好保障，已經(jīng)成為了醫(yī)院發(fā)展的主要目標(biāo)。檔案管理作為醫(yī)院當(dāng)中的基礎(chǔ)性管理工作，其工作效率會(huì)在很大程度上影響醫(yī)院的發(fā)展，因此做好檔案管理工作研究意義重大。精益管理作為當(dāng)下最流行的管理技術(shù)，將其應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作中，能夠打開醫(yī)院檔案管理工作的新篇章，這對于進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展起到了重要作用，文章以此為切入點(diǎn)展開探討。

一、分析醫(yī)院檔案管理需求，制定精益管理制度

精益管理作為最具科學(xué)性的管理模式，其想要在醫(yī)院檔案管理工作中予以開展，并為醫(yī)院檔案管理工作帶來良好的支持，就必須要確保醫(yī)院檔案管理環(huán)境能夠符合精益管理模式的實(shí)施需求，為此制定出以醫(yī)院檔案管理為基礎(chǔ)的精細(xì)管理制度變得至關(guān)重要。

在實(shí)際工作中，檔案管理人員要先做好對醫(yī)院檔案管理工作模式、發(fā)展需求進(jìn)行分析。然后通過對精益管理模式的學(xué)習(xí)、分析和研究，讓其能夠以符合醫(yī)院實(shí)際需求的方式予以出現(xiàn)，以確保精益管理模式的有效應(yīng)用。在實(shí)際工作中，對于精益管理當(dāng)中所涉及的一切內(nèi)容，都必須要按照其要求制定出明確的管理制度。例如對根據(jù)醫(yī)院檔案類型的不同對其進(jìn)行分級(jí)管理，其中醫(yī)院發(fā)展類的公開類檔案為公開級(jí)，保證每一個(gè)有需求的人都能夠隨時(shí)對醫(yī)院發(fā)展、歷史有所了解。對于人事、財(cái)務(wù)類檔案，應(yīng)設(shè)為半公開級(jí)，在保證醫(yī)院機(jī)密檔案安全性的同時(shí)，充分接受社會(huì)對醫(yī)院財(cái)務(wù)的監(jiān)督，以保證醫(yī)院良好的發(fā)展。對于醫(yī)療科研、醫(yī)療技術(shù)類檔案，需設(shè)為保密級(jí)，除了相關(guān)人員之外，只有夠級(jí)別的人員才能夠查看，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院醫(yī)療資源的保護(hù)，為進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院良好發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

二、開展醫(yī)院檔案信息建設(shè)，提高檔案管理效率

開展醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)是提高檔案管理效率的關(guān)鍵措施，其也是落實(shí)精益管理的重要方法。在信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，醫(yī)院檔案管理早已實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，但其并沒有為檔案管理工作環(huán)境、效率帶來較大的改善，這與醫(yī)院檔案管理的滯后性有直接關(guān)系。從醫(yī)院的檔案信息建設(shè)來看，信息技術(shù)只是簡單的用于檔案分類歸檔、查找等方面，檔案管理工作效率并沒有因此獲得更大的提升，這使得信息技術(shù)的作用只停留在表面上，醫(yī)院檔案管理工作因此出現(xiàn)了巨大的資源浪費(fèi)。為了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的精益管理，我們必須要能夠根據(jù)醫(yī)院檔案管理需求進(jìn)行信息化檔案管理模式設(shè)計(jì)，讓檔案管理工作能夠在信息技術(shù)的支持下，真正的實(shí)現(xiàn)便捷化、智能化、信息化、高效化。例如在檔案的調(diào)閱環(huán)節(jié)中，可以通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案的線上調(diào)用和預(yù)覽，由此實(shí)現(xiàn)對檔案運(yùn)用效率的提升，避免了過去繁雜冗余的流程，在保證檔案借閱需求能夠被及時(shí)滿足的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步發(fā)揮出檔案工作的時(shí)效性，為提高醫(yī)院各項(xiàng)工作的效率帶來支持。

三、優(yōu)化醫(yī)院檔案人員結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)資源配置優(yōu)化

“優(yōu)化醫(yī)院檔案人員結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)資源配置的優(yōu)化”是精益管理在醫(yī)院檔案管理中得以有效應(yīng)用的重要措施。在精益管理模式中，避免資源浪費(fèi)是最基本原則。但從當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理模式來看，包括人力資源、信息技術(shù)資源等多種資源都存在不同程度的浪費(fèi)，這使得醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)了明顯的低效問題。為了盡快讓檔案管理工作擺脫現(xiàn)狀，優(yōu)化檔案管理人員成為了首要任務(wù)。

在實(shí)際工作中，醫(yī)院必須要能夠了解自己的需求，根據(jù)檔案管理工作對其工作量、類型有一個(gè)基本的認(rèn)知，并以此為基礎(chǔ)對檔案管理人員的數(shù)量、能力予以明確，例如需要幾名、什么學(xué)歷的檔案管理人員都要予以明確。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際工作需求對現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行篩選，對于不符合要求的檔案人員予以調(diào)崗，對于符合要求的檔案人員可以組織進(jìn)行深造培訓(xùn)，確保其工作能力能夠符合醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際需求。除此之外，可以根據(jù)醫(yī)院檔案管理工作需求，招聘一些高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人才，讓醫(yī)院檔案管理工作能夠在這些新鮮血液帶動(dòng)下實(shí)現(xiàn)蛻變，擺脫資源浪費(fèi)嚴(yán)重、人員冗余、工作效率低下的狀態(tài)。真正做到以精益管理為基礎(chǔ)的智能化檔案管理模式，為進(jìn)一步提高檔案管理工作效率打下基礎(chǔ)，也為更好的發(fā)揮出檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展中的關(guān)鍵作用提供助力。

四、總結(jié)

綜上所述，做好精益管理在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用研究，能夠在提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的同時(shí)，為推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展提供助力支持。在實(shí)際工作中，為了保證精益管理模式的優(yōu)勢能夠全面發(fā)揮出來，我們必須要進(jìn)一步做好對醫(yī)院檔案管理工作需求的研究，并圍繞其核心進(jìn)行精益化管理的設(shè)計(jì)，保證精益管理能夠在醫(yī)院檔案管理工作中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量，為醫(yī)院健康、長遠(yuǎn)的發(fā)展打下良好而又堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。