高校檔案安全存在的問題及對策

陳曉靜

廣州城市職業學院，廣東 廣州 510000

一、維護檔案安全的意義

高等學校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案的作用具體來說，體現在以下幾個方面：（一）檔案的參考作用。教職工在總結經驗、制定計劃等常常需要從檔案中查考先前的文字材料，從中得到參考作用，保證工作的順利完成；檔案可以為理論科技研究提供第一手材料，為學校的研究事業提供豐富的資料。（二）檔案的憑證作用，檔案中的會計檔案、基建檔案等可以提供法律依據，維護單位的合法權益。（三）檔案是宣傳教育的資源，為編史修志保駕護航，使全校師生更有榮譽感及歸屬感。而檔案要發揮作用，就必須保證檔案的安全，檔案安全是檔案工作的底線，是檔案事業的根基。檔案是否安全直接關系到高校甚至黨和國家歷史面貌的完整與安全。因此，做好檔案安全保護工作，功在當代，利在千秋。

二、剖析高校檔案安全存在的問題

（一）檔案安全意識淡薄

有些高校上至領導下至檔案員都輕視檔案，領導對檔案管理沒有進行必要的監督和監管，檔案員也大都是“半路出家”，只是作為檔案的“守門人”，而沒有認識到檔案的價值。對檔案的實體可能只是看做是普通一份文件，對其中的信息安全也不夠重視，容易丟失泄密。高校教職工也認為檔案只是檔案員的工作。思想上和行為上都不夠重視，缺乏安全風險防范意識。

（二）檔案硬件待提高

1．檔案用房功能不符合要求。如庫房辦公室合用；2．檔案庫房建設要求不符合，如庫房門窗不具備防火功，窗沒有安裝防盜網，有窗簾的單位不防光等。檔案員沒有做好每天的庫房溫濕度的記錄；3．沒有做好防火防盜、防潮、防汛、防丟失泄密等安全防范措施；4．檔案裝具中有易生銹物質，檔案盒等沒有經過無酸處理；5．檔案管理系統落后，有些高校的檔案管理系統還是單機版，查準率查全率低。網絡版的管理系統未納入，檔案價值未真正得以實現。檔案管理系統的配置環境、電腦型號等配置沒達到要求。

（三）檔案安全管理人員水平有待提高

檔案員缺乏必要的檔案安全管理水平，只是麻木地看管著檔案，做到最簡單的不丟失檔案，沒有專業的檔案鑒定、編輯、修復等專業水平。檔案其實都是處于一種漸變式的自毀狀態中，你不加強人防、物防、技防，檔案的壽命一天天地在縮短。

（四）檔案安全管理制度不完善檔案

安全管理制度方面存在檔案安全制度缺乏、不完善、可操作性低等問題。

三、確保高校檔案安全的對策

（一）認識檔案安全的重要性

1．在中央國家安全委員會首次會議上，習近平總書記把“國家安全”提到前所未有的高度與份量，并首次提出了“總體國家安全觀”概念，要求我國各項工作都要圍繞這個理念展開。檔案安全是總體國家安全觀的一個重要方面，我們必須認識到檔案安全的重要性，牢固樹立“檔案安全是檔案工作”的底線。安全防范重點在人的意識，只有具有高度的安全防范意識，才能消除安全隱患，才能避免發生安全隱患。

2．維護檔案，人人有責。檔案安全不是檔案管理員一個人的工作，維護檔案安全人人有責。確保檔案安全是各級部門和所有檔案工作人員義不容辭、無可推卸的責任。檔案安全保管需要學院領導、檔案人員的配合，地方財政部門和檔案行政指導部門的指導形成合力，才能真正做到實處。強化全院師生安全防范意識和責任意識，普及檔案安全保障基本知識與技能。

（二）開展檔案安全風險排查

堅持“安全第一，預防為主”的原則。全方位，地毯式地排查，對發現的問題逐一解決，對存在的隱患逐一消除。開展檔案安全風險排查主要針對以下四個方面：1．檔案庫房安全方面：庫房與辦公區、閱覽區需“三分開”；閱覽區墻上張貼中華人民共和國《檔案法》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》等工作規章制度；檔案室遠離易燃易爆、污染危險源。消防通道保持通暢。檔案庫房的建設應符合檔案庫房建設要求，如庫房門窗應具備防火防盜功能，門應采用防火等級為甲級的金屬防盜門，門與地面的縫隙不應大于5mm，庫房外門、外窗均應安裝防盜網等安全防護措施。（具體要求可參考粵檔發［2016］22號廣東省檔案局關于印發《檔案室安全保管保護條件建設指引》的通知）2．保護設施設備安全方面：檔案柜、架的安裝要求須符合《檔案裝具》DA/T6的規定；卷皮、卷盒的印制使用符合《無酸檔案卷皮、卷盒用紙及紙箱》DA/T24的規定；錄音錄像等特殊載體的檔案應配備防磁柜或恒溫恒濕柜；需裝監控攝像頭、溫濕度記錄儀、加濕器、去濕機、庫房內外配置滅火器具。檔案管理人員定期檢查檔案室消防設備、電器電源及門窗等設施設備的安全情況，每日記錄溫濕度登記表。發現問題要立即向領導報告，并采取有效措施及時解決。甚至還可以依據檔案的重要程度及經濟條件安裝自動滅火設施、自動報警防盜系統等，能夠及時發現具有危險性的信息，進而發出警報，以便于檔案管理人員及時發現，并處理危險情況，為檔案的安全提供堅實的物質保障。3．檔案管理安全方面：檔案移交歸檔過程中應歸盡歸、及時完整，移交手續齊全；檔案安全保管，檔案齊全完整，檔案系統目錄與實體文件在標題頁數等方面必須吻合。不同門類、不同載體分類管理。涉密檔案符合保密管理有關要求；加強檔案鑒定銷毀機制，對已到保管期限的檔案，要嚴格按照國家有關法律法規組織鑒定。鑒定程序要符合要求，鑒定報告手續要齊全。經本學院領導批準后，指定兩人監毀并在銷毀清冊上簽字；檔案查閱利用，檔案查閱利用記錄完整。根據檔案涉密程度及利用范圍，走相應的審批程序，手續齊全；4．檔案信息安全方面：定期對檔案系統進行更新維護；把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上（一次性光盤、只讀光盤），一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對已加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝；檔案數字化采取外包方式的，工作人員掛牌上崗、涉密文件須有涉密資質。簽保密承諾書，加工場所視頻監控（保存不少于6個月），封斷所有加工設備的無線網絡功能，禁止使用無線網卡、無線鍵盤、無線鼠標，數字化加工網絡要與其他網絡物理隔離，加工中使用的硬盤、移動存儲介質在數字化工作完成后必須交由檔案部門統一保管或銷毀。加工設備和存儲介質送外維修必須報檔案部門書面審批，并由檔案部門人員現場監督。物品存專用儲物柜，不得帶非工作用的手機、相機、移動存儲介質進入現場，嚴禁在加工場所喝水、進食，嚴禁擅自將加工場所的物品帶離。加工文件分辨率大于等于300dpi。必須保證電子文件的準確性（真實性）、完整性、可用性和安全性。嚴格按照《檔案數字化外包安全管理規范》（檔辦發［2014］7號）的要求執行。

（三）提高檔案管理人員水平

不斷提升檔案管理工作隊伍的能力和水平，進行定期和不定期的在職教育和技能培訓；加大檔案安全在各類考核中的比重，確保檔案安全責任落到實處，提高檔案人員檔案管理的業務水平。

（四）健全安全工作機制

制定并完善檔案保管、鑒定銷毀、利用、保密等工作規章，成立以學院領導為組長，各辦公室負責人為組員的檔案安全領導小組；層層簽訂安全責任書，確定檔案安全工作三級聯系人名單，把責任落實到每個崗位，每個環節；制定應急預案，不定期開展防火、防水等專項應急培訓和演練，提高應對各種突發應急處置能力。堅持推進檔案安全工作規范化建設，努力做到以規范促安全、保安全。把檔案安全體現在實際工作中，落在實處，堅持不懈，緊繃檔案安全這根弦，處處講安全，時時抓安全，想法設法保安全，始終堅持安全第一的理念。時刻確保檔案的安全和完整。以永遠在路上的執著抓好檔案安全工作，確保檔案絕對安全。