如何提高企業(yè)退休人員檔案管理工作探討

米力坎木·艾木拉江

（新疆生產(chǎn)建設兵團第二師鐵門關市公共就業(yè)和人才服務局，新疆 鐵門關 841000）

引言：企業(yè)退休人員檔案管理工作質(zhì)量的提高難以一蹴而就，人才市場的工作人員必須具備責任意識，能夠更好地服務于企業(yè)退休人員，使他們的個人檔案保存完整，進一步強化檔案資料的綜合性管理。充分發(fā)揮企業(yè)退休人員檔案管理工作的重要作用，運用多種管理方式、有效策略，實現(xiàn)企業(yè)退休人員檔案管理的規(guī)范化建設具有非常重要的意義。筆者憑借多年實踐經(jīng)驗，特意針對企業(yè)退休人員檔案管理工作的有效開展提出了幾點自己的看法。

一、有效開展企業(yè)退休人員檔案管理工作的重要意義

企業(yè)退休人員檔案是由退休人員的職業(yè)能力、工資水平、社會保險等文件材料共同組成的，直接反映企業(yè)退休人員的實際情況，這項重要依據(jù)，可以作為企業(yè)管理退休人員有價值的參考資料[1]。隨著企業(yè)退休人員檔案管理工作的不斷推進，及時明確企業(yè)退休人員檔案管理的主體、條件、要點、流程等，檔案工作人員根據(jù)檔案文件相關內(nèi)容，想方設法保障企業(yè)退休人員的切身利益顯得格外重要，必須優(yōu)化服務功能，體現(xiàn)出企業(yè)退休人員檔案管理工作的存在價值，構建全新的、特色的企業(yè)退休人員檔案管理模式后，也有利于其他部門工作的順利開展。

二、企業(yè)退休人員檔案管理工作中存在的問題

現(xiàn)階段，企業(yè)退休人員檔案管理工作受到各種因素的干擾影響，管理工作的實際開展效果不盡人意，檔案管理存在諸多問題亟待解決。具體而言：首先，企業(yè)退休人員檔案管理制度不夠完善，導致檔案管理計劃的執(zhí)行、工作的開展阻力重重。各地人社局雖加大了對于企業(yè)退休人員檔案管理工作的重視程度，檔案管理制度的建設效率卻很低，加之地區(qū)間的發(fā)展不平衡，部分地區(qū)人社局的服務工作者、檔案管理人員等，能夠針對企業(yè)退休人員檔案管理工作的方式方法進行創(chuàng)新，大多數(shù)工作人員仍有趨于應付的現(xiàn)象，尤其是經(jīng)濟發(fā)展落后地區(qū)，更難建立完善的企業(yè)退休人員檔案管理制度，直接影響著企業(yè)退休人員檔案管理工作的健康發(fā)展、整體發(fā)展。此外，部分人員主動創(chuàng)新的意識不強，關于企業(yè)退休人員檔案資料的收集并不完整，檔案借閱、利用等方面也存在著諸多弊端，無法實現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理，企業(yè)退休人員檔案管理工作的標準化建設可謂難上加難。其次，企業(yè)退休人員檔案管理是檔案工作人員所承擔的重要工作，縱觀各地區(qū)的人社局人才市場管理工作現(xiàn)狀可以發(fā)現(xiàn)，不僅企業(yè)退休人員檔案的移交、管理過于形式化，而且缺少關鍵材料，檔案分類混亂的現(xiàn)象屢見不鮮，這樣一來，企業(yè)退休人員檔案管理工作的存在價值不高，極易引發(fā)檔案管理的糾紛，致使人社局更難塑造良好的社會形象[2]。最后，企業(yè)退休人員檔案利用率低，檔案管理及檢索效率低。企業(yè)退休人員檔案的利用主要涉及戶籍信息的查詢，拆遷房事宜查詢，補辦退休材料，提供醫(yī)療清算，子女參軍政審，困難生活補助等，管理內(nèi)容較多，工作人員不能有效地利用檔案材料，檔案查詢非常困難，管理質(zhì)量越來越差。

三、加強企業(yè)退休人員檔案管理的對策研究

（一）完善檔案管理制度

為了提升企業(yè)退休人員檔案管理的工作質(zhì)量，相關部門人員應就檔案管理制度的建設、工作方法的創(chuàng)新、相關流程的細化等進行可行性對策的研究，在此基礎上，可以應用有效措施，構建完整的檔案管理體系，降低企業(yè)退休人員檔案管理利用率低、形式化問題的不良影響，使企業(yè)退休人員更好地享受晚年生活，給予他們?nèi)宋年P懷，充分發(fā)揮企業(yè)退休人員檔案管理工作的社會化服務功能。

（二）運用現(xiàn)代管理手段

企業(yè)退休人員檔案管理工作中，合理運用現(xiàn)代化的管理手段至關重要。管理人員必須掌握計算機技術，不斷完善企業(yè)退休人員檔案管理的各個環(huán)節(jié)，從檔案管理的人為控制向著數(shù)字化、信息化控制方向發(fā)生轉(zhuǎn)變，從根本上提升企業(yè)退休人員檔案管理工作的有效性，工作人員主動學習專業(yè)知識，并在計算機軟件的開發(fā)，創(chuàng)新管理模式的構建研究上下足功夫，對于企業(yè)退休人員檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展而言起到一定的促進作用，妥善解決檔案檢索問題、管理低效問題等。

（三）及時轉(zhuǎn)換電子檔案

可把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，便捷化企業(yè)退休人員的檔案檢索，降低企業(yè)退休人員檔案管理的工作難度[3]。應該建立標準化、規(guī)范化的檔案數(shù)據(jù)庫，同時利用多媒體技術處理文字，統(tǒng)一管理各種圖形等，負責人在企業(yè)退休人員檔案管理工作形式的創(chuàng)新上投入更多的精力，全部檔案的檢索、查詢、管理、利用等十分方便，企業(yè)退休人員檔案管理科學化發(fā)展的前景一片大好。

結束語

總而言之，新時期必須做好企業(yè)退休人員的檔案管理工作，通過建立完善制度，不斷創(chuàng)新方式方法，進一步提升企業(yè)退休人員檔案管理水平，人社局能夠建立良好的社會形象，更利于社會主義和諧社會的構建，將促進社會經(jīng)濟的穩(wěn)定發(fā)展。