本科教學(xué)評估背景下二級學(xué)院教學(xué)檔案精細化管理研究與實踐*
——以南寧學(xué)院為例

謝干蘭

南寧學(xué)院，廣西 南寧 530000

本科教學(xué)合格評估是教育部對各大高校本科教學(xué)工作的一次全面檢查和驗收，更是驗證高校辦學(xué)水平的一次重要契機。南寧學(xué)院自升本以來緊緊圍繞評估指標體系有針對性地開展評建各項工作，有效地提升了辦學(xué)水平。本文以南寧學(xué)院本科合格評估為契機，針對當前下屬各二級學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的各項問題進行探討，剖析現(xiàn)階段二級學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的問題及原因分析以期找到高校教學(xué)檔案精細化管理的相關(guān)對策及方式。

一、當前教學(xué)檔案管理工作中存在的問題

（一）教學(xué)檔案管理體制落實不到位

南寧學(xué)院經(jīng)歷了大專升本科，辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，辦學(xué)層次也不斷提高。學(xué)校的建設(shè)重心也較為偏向日常教學(xué)秩序的運行、教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)控、專業(yè)特色的打造等方面，雖制定了相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度，但實際落實得還不夠充實和完善，不能全面的反映教學(xué)活動和教學(xué)管理工作。例如管理制度大都偏向于要求紙質(zhì)檔案的整理，而忽視了對教學(xué)檔案的收集過程的要求，這也導(dǎo)致了檔案收集得不夠齊全。

（二）教學(xué)檔案管理水平低

南寧學(xué)院目前尚未明確設(shè)立各學(xué)院專管教務(wù)檔案的人員，各二級學(xué)院均由身兼多職的教學(xué)秘書來管理檔案。由于系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)有限，檔案管理經(jīng)驗不足等原因也導(dǎo)致了教務(wù)工作人員規(guī)范管理教學(xué)檔案的意識不夠強，教學(xué)檔案質(zhì)量不高。

（三）教學(xué)檔案管理方式過于陳舊、利用率不高

由于南寧學(xué)院目前尚未有統(tǒng)一的檔案信息化管理系統(tǒng)，加之諸多原因?qū)е碌亩墝W(xué)院教學(xué)檔案管理尚未能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化收集和管理存檔，教務(wù)檔案室信息化、數(shù)據(jù)化建設(shè)嚴重滯后，教學(xué)檔案歸檔普遍存在程序不規(guī)范，方式過于簡單，同時部分教師還沒有完全理解教學(xué)檔案的重要性，也使得教學(xué)檔案利用率不高。

二、加強教學(xué)檔案管理的相關(guān)建議和措施

（一）健全完善教學(xué)檔案二級管理機制

目前二級學(xué)院檔案管理制度均是按照南寧學(xué)院下發(fā)的檔案管理制度執(zhí)行，尚未有結(jié)合本學(xué)院的實際情況制定的二級學(xué)院檔案管理制度，也就是財會類、藝術(shù)類學(xué)院采用的均為一樣的管理辦法，這樣的“無差異”管理方式極易造成各學(xué)院歸檔材料缺乏專業(yè)特色。因此建立和完善校院兩級教學(xué)檔案管理制度，使各二級學(xué)院教學(xué)檔案工作更有章可循，也能進一步促進教學(xué)檔案建設(shè)的專業(yè)化與規(guī)范化。

（二）提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和創(chuàng)新能力

除了鼓勵檔案管理人員要加強自我學(xué)習(xí)，多學(xué)習(xí)相關(guān)管理文件的同時學(xué)校也要從提升檔案管理隊伍的專業(yè)素質(zhì)出發(fā)，制訂好合理的培訓(xùn)計劃和目標，同時也要給予檔案管理人員更多的重視，使之能更充分認識到檔案管理在本科合格評估中的重要性。教學(xué)檔案記載著大量的過往記錄，面對一些歷年材料，管理人員要積極學(xué)習(xí)努力提升自身創(chuàng)新能力，發(fā)揮好計算機等載體優(yōu)勢，更要積極面對大數(shù)據(jù)時代帶來的挑戰(zhàn)，將教學(xué)檔案的價值最大限度的發(fā)揮出來。

（三）建立完善檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理

從數(shù)據(jù)上看其實很多高校檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了信息化管理模式，種類繁多的教學(xué)檔案也已經(jīng)開始從紙質(zhì)檔案慢慢轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。目前南寧學(xué)院的教學(xué)檔案管理多以紙質(zhì)存檔為主，對比大數(shù)據(jù)背景下其他高校，這種模式已稍顯滯后。因此及時完善和優(yōu)化信息基礎(chǔ)設(shè)施、建立及完善教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)庫，不斷提高教學(xué)檔案精細化管理的質(zhì)量及水平，建立信息化的檔案管理讓教學(xué)資料從單純的紙質(zhì)載體變?yōu)榧堎|(zhì)與電子載體并存的形式顯得尤為重要。

三、結(jié)語

高校教學(xué)檔案管理不僅是一項重要的日常性工作，同時還是高校評估中不可或缺的重要內(nèi)容。通過開展研究，探索出以精細化為導(dǎo)向的二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的系統(tǒng)，除了能為本科合格評估提供便利外，更有助于推動教務(wù)系統(tǒng)改革，促使教務(wù)工作人員更新檔案管理理念，也使得檔案資源能達到有效的開發(fā)和利用。