互聯網視角下提升事業單位人事檔案信息化的途徑分析

（廣東省清遠廣播電視臺，廣東 清遠 511887）

一、提升事業單位人事檔案信息化的作用

所謂人事檔案信息化是指由以往的實體檔案保管方式逐漸變為檔案信息化管理模式，通過信息化的方式來提供檔案管理服務能夠使得檔案信息資源更加便于提取、分類、分析，從而有效提升事業單位檔案管理水平。相比于以往的人事檔案管理，在對信息化人事檔案進行修改和查詢時會更加便利，通過互聯網能夠顯著提升檔案管理效率，降低管理所需花費的成本。但是從目前的情況來看，有很多事業單位仍然在采用手工的方式來開展人事檔案管理工作，即便有些事業單位配備了人事檔案管理系統，但是由于功能存在局限性，使得能夠真正錄入到系統中的檔案數量非常有限，起不到其應有的效果。一些事業單位在進行檔案查詢時仍然采用手工方式，沒有能夠真正實現無紙化檔案閱讀，這與時代的發展相互脫節。隨著互聯網技術的不斷發展，事業單位必須對傳統的人工人事檔案管理模式進行改變，重視事業單位的信息化建設發展。

二、事業單位人事檔案信息化發展遇到的阻礙

（一）業務能力不足

事業單位當中負責人事檔案管理的工作人員，其業務水平的高低在一定程度上決定了人事檔案信息化管理的開展效果，目前大部分負責人事檔案的管理人員所接受的都是傳統的人事檔案管理培訓，所以檔案信息化管理對于他們來說比較陌生。因為這些管理人員的技術能力有限，所以往往會出現對檔案信息化管理系統操作不合理的情況，從而導致人事檔案信息化管理無法順利的實施。人是事業單位進行人事檔案管理的實施者，決定了人事檔案信息化管理是否能夠順利的開展。

（二）管理效率較低

一直以來事業單位中的人事檔案管理方式都較為落后，信息庫的管理和應用方式都較為單一，這種管理方式會在一定程度上提升人事檔案管理的勞動成本，并降低了管理效率。同時，這種落后的管理方式還容易出現工作誤差，這對于人事檔案管理發展造成了嚴重阻礙。在具體的管理過程中，通常需要對人事檔案進行封存管理，這對于檔案的共享和流轉是十分不利的，并且進行查閱時會有十分繁復的過程，會花費大量的時間和精力。另外一方面，以往的人事檔案管理方式會造成一定程度的人才流失現象，這對于人才配置來說是非常不利的。

（三）不兼容

通過人事檔案管理信息化，轉變了紙質檔案管理的方式，主要通過互聯網和計算機來將人事檔案保存在數據庫中，通過信息的形式來進行儲存，能夠有效提升其利用效率，并能夠對其進行有效的保護。但從目前的情況來看，人事檔案信息化管理的實施仍然存在缺陷，以往的人事檔案管理工作與信息化管理有著較大的區別，由紙質操作轉變為計算機操作有著較大的難度，往往會使得人事檔案管理與信息化技術難以順利兼容。

（四）缺乏規范性

隨著信息化技術的高速發展，越來越多的事業單位相關管理人員意識到了人事檔案信息化的必要性，同時也了解到了信息化管理的重要價值。在進行人事檔案管理改革時，一些事業單位面臨著這樣或者那樣的問題。例如一些管理者沒能夠將改革進行貫徹，并缺少相關的規范措施，所以在進行人事檔案信息化管理工作中，因為缺乏足夠的落實力度而產生很多問題，例如信息不完整、錄入發生錯誤以及人事檔案信息缺乏及時性和精確性等等，這對于人事檔案信息化發展造成了一定的阻礙。

三、互聯網視角下提升事業單位人事檔案信息化的途徑

（一）加強設備更新

想要有效促進事業單位人事檔案管理信息化發展，必須提升對人事檔案信息化管理的認識程度，為各項工作所需物質基礎提供保障。在人事檔案管理信息化改革的過程中，首先要做到信息化設備的及時更新，并投入資金來引進先進的管理設備及管理技術，同時也應注意對設備進行維護保養。在進行技術設備引進的同時，也應對以往所應用的設備進行改造，充分利用新的技術和新的設備來提升事業單位的人事檔案管理效率，在這其中大數據技術和云計算技術是在人事檔案管理工作中常用的信息技術。

（二）建立安全機制

人事檔案信息化管理，需要建立相應的安全機制以保證檔案信息的安全。想要做到這一點需要設立相關的規章制度，對于人事檔案信息安全體系進行完善。例如在進行信息錄入的過程中應做好拷貝工作，并要建立相應的信息恢復機制，從而提升檔案信息儲存的安全性。作為人事檔案管理者需要具備良好的職業素養，并建立安全管理意識，學習相關的安全技能。在人事檔案信息化管理的過程中，要合理利用互聯網技術，并重視互聯網中存在的潛在威脅，保證上網安全，避免受到病毒或者黑客的攻擊而導致人事檔案信息遭到泄露或者篡改。另外一方面，作為人事檔案管理的工作者，需要做好文檔的保護工作，文檔儲存要利用專門的計算機來進行，并且要將電子儲存和紙質儲存分開進行，最大限度的保證檔案信息的安全完整。

（三）提升檔案管理人員的專業性

在人事檔案信息化管理的過程中，文檔信息建設是其中非常重要的環節，所以需要負責人事檔案信息化管理的工作人員具備足夠的專業知識，并要掌握相關的技術，從而有效的提升人事檔案管理效率。計算機已經得到了廣泛的應用和普及，在對人事檔案信息化管理人員系統的應用時用注意應用的標準化，這需要負責人事檔案管理的工作人員具備較高的專業素養。以往的紙質管理模式已經無法滿足當前的人事檔案管理需求，所以需要檔案管理人員加強培訓和學習，以符合人事檔案管理發展需求。一旦出現檔案管理缺失的情況，那么儲存于計算機系統中的信息檔案或文件將無法繼續使用，這會對人事檔案管理造成困難。

結束語：總的來說，隨著互聯網技術和計算機技術的發展，人事檔案信息化已經成為了提升事業單位整體管理水平的重要途徑，同時也有利于提升事業單位的人事管理效率和質量。