檔案管理信息化建設(shè)的必要性和途徑探討

（黑龍江省黑河市殘疾人勞動就業(yè)服務(wù)站，黑龍江 黑河 164300）

一、檔案管理信息化建設(shè)的必要性

在傳統(tǒng)的檔案管理工作模式下，不論是檔案的收集、整理、保管還是鑒定、統(tǒng)計、利用，全部都需要人工親力親為地去完成，不過在真實的情況下，檔案信息量和檔案實體數(shù)量都非常之大，工作人員想要完成相關(guān)的檔案管理工作，需要付出非常多的精力，而且容易出現(xiàn)錯誤，在檔案的利用方面更是難以全面發(fā)揮出檔案信息的價值，因為依靠人工很難從巨量的檔案中全面提取、深層次挖掘有用的信息，出現(xiàn)遺漏是常有的事，檔案信息的共享程度也非常低，這就最終造成了檔案管理工作效率和質(zhì)量過低的情況出現(xiàn)。而通過信息化的建設(shè)，我們則可以有效解決上述問題，不僅可以在很大程度上減少檔案管理人員的工作壓力，更能使檔案管理不論是保存、查詢、提取還是分析等都更加快速、全面、精確，同時還能實現(xiàn)大范圍的高效數(shù)據(jù)信息共享，這樣一來便可以顯著提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更好地發(fā)揮出檔案價值，所以在當(dāng)前加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是非常必要的。

二、檔案管理信息化建設(shè)的途徑

（一）完善檔案管理的信息化平臺建設(shè)

檔案管理的信息化建設(shè)首先需要的是一套健全的信息化平臺，這是進(jìn)行信息化檔案管理的基礎(chǔ)條件，因此我們需要完善檔案管理的信息化平臺建設(shè)，根據(jù)檔案管理工作的具體內(nèi)容、環(huán)節(jié)及其特點和需求，設(shè)計平臺的結(jié)構(gòu)，以模塊化的平臺設(shè)計，對應(yīng)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，為檔案管理提供完善的功能，以輔助檔案管理工作有效開展。另外，檔案管理信息化平臺的建設(shè)還需要考慮到共享的問題，所以應(yīng)當(dāng)設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)、外部訪問接口，以方便對檔案信息的訪問，提高檔案的利用效率。

（二）強(qiáng)化檔案管理信息化的安全建設(shè)

檔案管理信息化的安全建設(shè)主要包括兩個方面：第一個方面是環(huán)境安全建設(shè)，即要確保檔案管理信息化平臺所在服務(wù)器處于一個安全的環(huán)境當(dāng)中，防止環(huán)境溫度、濕度過高，或是發(fā)生火災(zāi)等意外情況，對服務(wù)器造成物理性破壞。第二個方面是要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，通過訪問控制、攻擊監(jiān)控、用戶認(rèn)證等機(jī)制，保護(hù)檔案資料安全，防止外部的不法入侵，確保檔案信息數(shù)據(jù)的完整性、可用性、保密性、可控性。另外，還應(yīng)當(dāng)施行定時備份機(jī)制，如果檔案受到破壞，以便于恢復(fù)，盡量減少損失，檔案備份應(yīng)以異地備份為主要方式。

（三）積極推進(jìn)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

檔案管理信息化決不僅僅是檔案的錄入、掃描和網(wǎng)絡(luò)傳輸，每個步驟都應(yīng)有其相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能防止檔案管理工作不夠規(guī)范、統(tǒng)一所帶來的一系列問題。所以，我們應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，確保信息化技術(shù)條件下的檔案管理工作可以規(guī)范、有序的開展。具體來說，應(yīng)對檔案資料的歸檔、管理，檔案信息的資源標(biāo)識、描述、轉(zhuǎn)化、存儲、查詢、交換與使用等過程制定統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，如音頻文件按照統(tǒng)一格式進(jìn)行轉(zhuǎn)化、掃描件要達(dá)到統(tǒng)一清晰度，以保障檔案信息化工作有統(tǒng)一的工作規(guī)范可以依據(jù)，使檔案信息化工作有章可循。

（四）重視檔案管理信息化的人才隊伍建設(shè)

雖然信息化的平臺和技術(shù)條件可以減輕檔案管理人員的壓力，但是檔案管理人員依然是影響檔案管理質(zhì)量、效率及其利用價值的決定性因素，所以我們必須重視檔案管理信息化的人才隊伍建設(shè)。為提高檔案管理信息化人才隊伍綜合素質(zhì)，有必要加強(qiáng)定向培訓(xùn)力度，加強(qiáng)對檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，提高檔案管理人員的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能、檔案管理信息化技術(shù)。可定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)及專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，使檔案管理人員掌握局域網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站、軟件系統(tǒng)等信息技術(shù)和檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史、檔案管理學(xué)等檔案專業(yè)知識，成為復(fù)合型的檔案專業(yè)人才，同時要求檔案管理人員具備良好的職業(yè)素養(yǎng)、較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識。

除了上面所提到的幾點之外，檔案管理信息化建設(shè)還需要重點做到的是對檔案信息的深度價值開發(fā)和利用，借助計算機(jī)的運(yùn)算能力與專業(yè)的數(shù)據(jù)軟件，對檔案信息進(jìn)行全面、深度的掃描、分析，重構(gòu)檔案數(shù)據(jù)信息之間的聯(lián)系，從中提取有價值的信息資源。

三、結(jié)語

當(dāng)前，通過信息化建設(shè)才能提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更好地發(fā)揮出檔案價值，所以我們應(yīng)當(dāng)對檔案管理信息化建設(shè)的途徑展開積極的研究、探討與實踐，確保檔案管理信息化建設(shè)能夠順利地向前推進(jìn)。