大型企業電子公文運行管理措施探討

何潤澤

[摘 要] 文章結合企業智能協同辦公系統運行管理工作的實踐，從公文信息共享、公文信息安全、文檔智能化協同工作方面，對電子文件流轉和歸檔工作的真實性、完整性、可用性等進行系統闡述，提出持續優化完善電子文件管理的思路和建議。

[關鍵詞] 電子公文；運行管理

中圖分類號：F426.2 文獻標識碼：A

隨著辦公自動化水平的快速提升，大型企業普遍應用智能協同平臺電子公文處理系統。電子公文是企業科研生產、經營管理活動中處理公務的重要載體和工具，科學、規范、安全、高效的電子公文運轉和管理，更是企業辦公室的重要職能和衡量辦公室工作的重中之重。

一、電子公文的特點

數字與信息技術崛起是智能協同辦公系統實施的技術背景，電子公文突破了空間、時間和地域限制，充分發揮智能協同辦公平臺實現對文件生命周期全過程管理，解決了文件與檔案管理分段管理現狀，實現了公文流轉與歸檔工作一體化，提升了企業公文處理流轉效率[1]。

二、電子公文的優勢

企業公文管理實際工作中，電子公文與傳統紙質公文管理的傳遞渠道、傳閱方式、傳遞時效、流程管理、知悉范圍、運轉效果等方面都有很大的優勢。

（一）縮短公文流轉周期

在智能協同辦公系統狀態下實現了公文流轉的“零時差”和“一文多發”功能，徹底改變了傳統輪輻式公文傳遞方式，電子公文流轉流程的自動化解決了公文傳遞多層次、多部門之間的協同問題，提高了公文流轉效率和質量。

（二）提高公文辦理效率

企業文書人員按照文件辦理時限的要求，根據領導批辦要求對文件實施監控管理。承辦部門或人員辦理完畢須在公文處理表單“承辦結果”注明辦理過程、結果和建議，公文管理部門按承辦意見完成整個文件的流轉周期，形成公文流轉的“閉環管理”過程。

（三）加快公文擬制過程

電子公文的擬制比傳統紙質文件制發效率提高了很多，大大降低了公文制作費用和文書人員勞動強度，規范了公文擬制、制發程序和辦理流程，確保了公文規范、高效、順暢傳輸。

（四）實現文件“零歸檔”

電子文件歸檔打破了次年歸檔紙質文件的界限，實現了在線“零歸檔”，系統中電子公文從正式生成到閱辦流轉結束后，根據系統提示適時完成電子文件的歸檔操作，實現真正意義“文檔一體化”協同工作機制。

三、電子公文管理面臨的問題分析

公文具有權威性、保密性、完整性、真實性、不可抵賴性等特點，電子公文從擬制、傳輸、閱辦、歸檔都不同于傳統的紙質公文，普遍具有“動態性、活躍性、流動性和可變性”特點。現階段，電子公文受企業信息化能力、公文管理水平、網絡環境等因素影響，必須解決好保真、保密、保存、保讀取等難題[2]。

（一）文檔協同工作功能難集成

企業協同辦公系統與數字檔案管理系統是各自獨立運行的系統，電子公文系統和數字檔案系統相脫節，電子公文一般存儲在電子文件系統中，平臺數據結構及數據標準各異，數據共享公共接口建設滯后、集成度較差，信息資源共享難度大，很大程度影響文檔協同工作的效率。

（二）公文管理唯一合法性難鑒定

公文信息資源是企業運行發展的重要戰略資源。企業在確保公文信息安全、方便利用的前提下，授權不同級別用戶，保障公文信息安全可控，而電子公文在流轉的各環節容易受到人為的偽造、復制和篡改，很難確保公文的唯一性、合法性、真實性和可追溯性。

（三）公文管理催辦提醒難即時

智能協同辦公系統打破了傳統紙質辦公的時空、地域局限性，但許多待辦電子公文依然無法隨時辦理，特別在一些時限較為緊迫的文件急需在外領導簽約批示時，難免就會帶來流程的運轉停滯，在一定程度上影響了辦公效率，極大影響了公文辦理的工作效率。

（四）公文管理缺乏個性化設計

電子公文傳輸日益頻繁，企業高度重視電子公文管理、信息交換功能，但協同辦公系統在運轉中對部門（單位）內部公文流轉、傳閱、處理的功能設計久缺，部門間公文流轉個性設計受到制約，實際使用過程中出現電子公文流轉不暢問題，一定程度上影響了部門電子公文處理效率。

四、加強電子公文運行管理的措施

當前，企業智能協同辦公系統中電子公文作為一種電子化、數字化的信息資源，企業經營管理者普遍具有對電子公文依賴性。公文處理工作是機關工作人員的辦文辦事的主要工作任務，不僅工作量巨大、涉及人員眾多和瑣碎繁雜，電子公文的辦理效率和質量直接影響到企業公務活動的管理質量和決策水平。

（一）實現文檔協同工作機制

根據企業檔案信息化建設進度，科學分類流轉公文狀態，加快推進企業電子公文歸檔與檔案歸檔系統接口程序銜接建設，達到流轉結束公文在線和邏輯自動分類整理歸檔，實現電子公文工作流程的集成和信息的共享，避免隔年歸檔中存在的泄密、丟失、滯后等問題，減少工作人員在工作過程中的錯誤發生率。

（二）建立電子文件安全管理

加強電子公文流轉過程管控，利用安全穩定的系統環境，規范與監督對人的行為，全程記錄電子文件活動過程中所有重要和有價值的信息，并采用加密技術、數字簽名、文檔安全、數字水印等安全技術，防范對電子文件存儲、傳輸過程中的非法訪問和隨意刪改，實現電子公文生命周期的全程管理和監控措施，確保電子文件的內容、結構、背景三位一體的完整性和安全性。

（三）確保電子公文的合法性

智能協同辦公系統運用中，電子公文常規采用“紅頭+公章”公文處理模式，用戶與電子印章綁定方式，授權用戶才有權使用該電子簽章，電子公文擬制定稿加蓋電子印章進行文本鎖定，這種延續傳統簽字蓋章的方法，有效防止電子公文在閱辦環節很容易受到人為復制和篡改，確保了電子公文的唯一性、合法性、可追溯性。

（四）明確電子公文權限設置

公文信息資源是企業運行發展的戰略資源。企業在確保公文信息安全、方便利用前提下，授權不同級別用戶，保障公文信息安全可控。通過控制訪問權限、身份認證及權限管理等功能使用，審核與篩選公文訪問者，授予其與身份相適應的權限。及時報備公文流轉關鍵崗位人員變動，如電子公文系統的管理員、文書崗位調整需及時更改權限。

（五）保密管理工作貫穿始終

電子公文信息共享與保密管理是電子公文流轉的重要課題。電子公文在滿足多用戶共享需求同時，精準界定公文的共享權限設置，健全安全管理措施和制度，加強信息設備、設施和環境的管理，采取科學的安全防護技術，切實做到專網專用、專機專用，嚴禁涉密網絡連接互聯網，嚴禁移動存儲介質交叉使用；同時要加強監督檢查和安全檢測，及時發現和消除安全隱患，切實防止失泄密問題的發生；在公文流轉過程控制上，對公文辦理人員操作過程進行全程的跟蹤記錄，做到公文保密安全常抓不懈，警鐘長鳴防范于未然。

五、企業加強電子公文管理展望

根據公司公文流轉的實際管理需要和智能協同辦公系統應用的深入，加強公文流轉過程中公文管理功能，達到清晰友好、功能完善、運行穩定的智能協同辦公系統。

（一）適時監控管理公文流轉

加強智能協同辦公系統全程信息跟蹤管理功能，改變電子公文處理工作由“人找事”轉變為“事找人”的服務模式，改進公文流轉環節系統自動監管功能糾錯，提升企業行政辦公執行力和工作效率，提高公文管理的時效性和準確性。

（二）文檔一體化協同建設

積極推動電子公文的文檔協同工作，規范電子公文的整理工作，梳理出電子公文歸檔的步驟和方法，實現在線或邏輯自動分類整理歸檔，實現電子公文與檔案管理一體化工作。

（三）公文流轉效率統計分析

電子公文按閱辦部門流轉過程中任務環節辦理時間，分段統計分析和總體辦理時間統計分析，并分析各環節平均辦理時間，實現公文按部門、種類、流程節點、流轉件次統計和穿透式查詢。

（四）提高公文流轉的可靠性

智能協同辦公系統中電子文件載體本身具有不穩定性，給工作人員工作效率、工作量造成了困擾，每天需對企業全部流轉公文逐份進行表單記錄、歷史記錄、電子印章、公文完整性等流轉信息核對，利用技術手段進一步提高系統可靠性。隨著企業智能協同辦公應用的推進，結合企業自身業務發展特點和規律，公文處理工作也邁入了信息化深度應用階段，不斷完善電子文件處理系統，全程記錄和監控公文處理流程、狀態和結果，促進企業電子公文處理管理更安全高效，更好地為企業管理、生產科研服務，降低辦公與企業運營成本，提供對企業的有效管理，規范行為管理模式，提高整體辦公效率。

參考文獻：

[1]葛愛英，陳宗文.高校公文保密工作的現狀與長效機制的建立[J].高教論壇，2011（1）：116-117.

[2]王珂.企業電子公文管理中的問題與對策[J].科技經濟導刊，2019（012）：221-222.