基層檢察院數字檔案室建設

趙燕 羅飛

摘要：隨著互聯網時代的到來以及司法改革進程的進一步加速，檢察檔案工作也面臨新形式、新挑戰、新需求、新機遇，建設數字檔案室是未來檢察檔案管理工作發展的必然趨勢。筆者結合基層檢察機關檔案實際工作情況，對基層檢察院建設數字檔案室面臨的現狀、問題及原因提出有效解決措施。

關鍵詞：數字檔案室;檢察檔案;現狀;措施

一、基層檢察院檔案工作的現狀、問題及其原因

（一）檢察檔案歸檔問題多

在檢察檔案工作中，為了保持文件之間的相關性和保證文件的完整性，應該在案件辦理完畢后對相關的文字、聲像材料盡快加以整理并歸檔。但是在實際檢察工作中，檢察檔案尤其是訴訟類檔案在案件辦理完結后不按要求整理、不及時移交歸檔的情況比較常見。部分檢察干警存在重辦案輕檔案的問題，對于怎樣準確把握犯罪事實、運用相關證據證明犯罪事實注重的多，而對檔案資料的完整性、規范性、及時準確歸檔關注的少。不及時歸檔不僅會給檔案管理部門帶來極大的不便，也會影響到檢察檔案的利用。同時，在立卷過程中存在檔案編號隨意、檔案排列無序、檔案移交手續不規范等情況，檢察檔案的功能被嚴重制約，難以發揮更大的效用，使檔案利用的便捷性大大降低，進而影響了檢察檔案的利用。

（二）檔案人員業務水平低

檔案專業人才缺失。長久以來，基層檢察院引進或招錄的都是法律專業人才，極少招錄過檔案專業人才。甚至在一些基層檢察機關內部，檢察檔案工作被認為是一個副業，將檔案管理工作崗位作為老同志發揮余熱的平臺，或者作為新入職干警熟悉工作的途徑。

檔案人才配置受限。受司法改革的影響，檢察院轉隸人員較多，導致人才流失，以我院為例，辦公室正式員工僅有2人，人員不夠導致檔案員需要兼顧辦公室其他工作，面對基層日益繁重的工作量以及不斷提升的工作標準，檔案員很難有精力、有時間關注檢察檔案的開發利用，一旦人手不夠或是任務繁重，便將檔案員作為機動人員，隨意調派。

檔案員專業培訓有限。檔案工作培訓較業務部門，專業培訓與跟班參訓的機會較少，檔案員雖然通過網絡視頻學習、咨詢相關單位等方式學習了檔案專業知識，但仍不能應對檢察檔案崗位需求。長期如此，必會影響了檢察檔案管理工作，進而影響檢察檔案利用工作。

（三）檢察檔案安全無保障

在當前的網絡環境下，面對黑客、木馬病毒等威脅，檢察檔案的安全保密工作也面臨極大的挑戰。基層檢察院在數字檔案室建設的過程中，安全保密工作與數字化進程同步發展難以兼顧。主要表現在：硬件設施、設備未能按相關要求配備齊全，缺少中心機房和專門的服務器;檔案軟件未能跟上數據安全存儲的步伐，庫房電子眼未能實現全覆蓋、無死角。

二、下一步的重點工作和相關措施

（一）加強檔案歸檔工作，提高檔案質量

提高思想認識，增強檔案意識。檢察干警要轉變思想觀念，增強檔案意識和提高服務意識，為檢察檔案的利用工作開展奠定基礎。針對檢察干警檔案意識不強的情況，應將檔案工作納入黨組議事日程，將是否按照規范化要求及時歸檔納入年度考核內容。高度重視檔案工作中亟待解決的人員、設備、經費等具體問題，充分滿足檔案軟硬件設施，使其能夠適應檔案工作的要求。檢察檔案管理部門要加大《檔案法》和《檔案法實施辦法》等法律法規的宣傳力度，使得全體干警明確檢察機關的所有檔案都應由檔案管理部門集中統一保管，各部門或個人不得私自存留，從而提高全體干警的立卷歸檔意識。要轉變“重辦案輕檔案”的思想觀念，增強時間觀念，案件辦理完結后，案卷材料及時整理、裝訂、移交檔案室歸檔。重視檔案材料的完整性和規范化，做到檔案材料保存完整，有保存價值該歸檔的都要歸檔。在整理材料過程中既要注重數量，也要注重質量，并嚴格依照歸檔工作標準，避免歸檔案卷中頁碼缺失、順序錯亂等問題，確保歸檔質量。

健全歸檔制度，提高檔案質量。檢察機關檔案部門應積極建立健全立卷歸檔各項制度，規定各業務部門和文書處理部門定期將已辦結案卷材料和處理完畢的文書材料整理后移交檔案室歸檔，歸檔的案卷材料、文書應完整齊全，達到《檔案法》及國家檔案局、最高人民檢察院規定的案卷、文書的歸檔標準。

（二）提升檔案員業務水平，培養專業人才

提升人才素養，注重工作銜接。檔案工作具有一定的專業性，結合實際工作，筆者認為可以從以下幾個方面著手：注重引進或招錄檔案專業人才，專業的事情交給專業的人做;通過跟班學習、系統學習、檔案工作教育培訓等方式，增強檔案人員業務能力，提升專業素養;新老檔案員之間要加強工作上的銜接，做到手把手教學，使得新檔案員能盡快熟悉檢察檔案工作。

明確職權劃分，保障工作開展。各級領導要加強檔案工作的組織領導，合理配置檔案人員工作，檔案人員工作上遇到難題要積極尋求上級、同級之間的支持和幫助，確保檔案工作能夠順利的開展。

加強后期學習，保障隊伍穩定。營造主動學習的良好氛圍，并給予檔案人員外出培訓、掛職鍛煉、職位晉升等機會，使其能夠實現自身與職業的共同發展，做到既留住人也留住心，保障專業隊伍的穩定性。

（三）構建安全體系，防止信息泄露

檢察檔案包含了大量的個人信息和隱私，有的甚至包含國家機密和商業秘密，國家法律監督機關的權威和尊嚴與檢察檔案的妥善保管密切相關，結合基層檢察院實際情況，筆者認為可從硬件、軟件、人員三個方面加強聯動，構建安全保障體系。

保障硬件。保障硬件專業化配備：以高標準建設檔案室，將閱覽、整理、庫房三室分開，保證原始紙質檔案存儲規范、合理、安全;按高要求建設中心機房，采購專業服務器，配備高性能微機，存放紙質檔案掃描件，從硬件上確保數字檔案的安全儲存;合理布置電子眼，實現庫房監控全覆蓋、無死角。

提升軟件。升級軟件保護數據：按高要求采購單機版或網絡版的檔案管理軟件，進行身份識別、訪問控制、加密存儲和傳輸、審計跟蹤等安全保密措施，在保證檔案數據安全的同時確保全體干警可以在自己的電腦上通過申請權限來查閱檔案，充分做到檔案查詢更快速、更便捷。

參考文獻

【1】黃婉.檢察機關數字檔案室建設問題研究，珙縣人民檢察院網，2011。