文物檔案的數(shù)字化管理探析

辛安清

（綏江縣文物管理所，云南 綏江 657700）

文物是反映歷史和一個(gè)時(shí)期物質(zhì)、精神與文化的載體，文物檔案則是記載了文物相關(guān)的介紹。文物的形式和種類很多，有紙張、器具等，在時(shí)間的流逝中，這些文物或多或少都會(huì)遭到破壞。為了能夠保護(hù)好文物，記錄好文物內(nèi)容，就需要建設(shè)文物檔案，并且對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，在此基礎(chǔ)上做好文物檔案管理工作，保存我國(guó)古代優(yōu)質(zhì)的傳統(tǒng)文化和物質(zhì)。因此，本文對(duì)文物檔案的數(shù)字化管理進(jìn)行分析有一定現(xiàn)實(shí)意義。

一、文物檔案的數(shù)字化管理意義

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，多媒體和數(shù)字化技術(shù)的普及范圍逐漸擴(kuò)大，各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域都開(kāi)始廣泛使用這些技術(shù)。作為文物保護(hù)的基本工作，建設(shè)文物檔案是向大眾普及文物知識(shí)，加強(qiáng)文物保護(hù)意識(shí)和科學(xué)研究的依據(jù)，同時(shí)也是對(duì)文物的合理化和規(guī)范化保護(hù)管理基礎(chǔ)。特別是制定文化保護(hù)規(guī)劃的關(guān)鍵依據(jù)，必須要引起文物管理部門和工作者的重視。在我國(guó)幾十年的文物工作中，文物檔案在文物保護(hù)中發(fā)揮了非常關(guān)鍵的作用。在進(jìn)行價(jià)值的評(píng)估判斷時(shí)，文物檔案能夠當(dāng)做判斷文物保護(hù)單位變遷和實(shí)物年代的關(guān)鍵依據(jù)。所制定的保護(hù)規(guī)劃，是掌握文物保護(hù)單位原始地貌，地下遺存以及環(huán)境變遷等方面的關(guān)鍵資料。在設(shè)計(jì)保護(hù)工程方案時(shí)，文物檔案是分析形成實(shí)物當(dāng)前形式相關(guān)原因的基本依據(jù)。在保護(hù)和管理事物時(shí)，可以提供關(guān)鍵的證據(jù)，有利于處理現(xiàn)在基本建設(shè)和文物保護(hù)單位之間的矛盾。由此可見(jiàn)，文物檔案管理工作非常重要。我國(guó)的文物資源十分豐富，在網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展下，各個(gè)地區(qū)的文物單位都建設(shè)了網(wǎng)站，這為文物知識(shí)的普及和文物資料的檢索提供了很大的便利。現(xiàn)在很多原始文物檔案是長(zhǎng)時(shí)間保存下來(lái)的，因?yàn)闀r(shí)間比較長(zhǎng)，很多寶貴的檔案因?yàn)闂l件和環(huán)境的影響，存在了字跡不清楚和破損等相關(guān)的問(wèn)題，這些問(wèn)題導(dǎo)致無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行正常的查詢和翻閱。而文物檔案的數(shù)字化管理，經(jīng)過(guò)對(duì)檔案信息的電子掃描，構(gòu)建檔案信息圖像文件數(shù)據(jù)庫(kù)，使用信息系統(tǒng)并且融合通信技術(shù)，在授權(quán)范圍中對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱。[1]在這種模式中，信息就在檔案原件中脫離出來(lái)，形成檔案拷貝，讓使用者不用再使用原始檔案，對(duì)原始檔案進(jìn)行備份和保護(hù)，也提升了檔案管理現(xiàn)代化水平。由此可見(jiàn)，文物檔案數(shù)字化管理意義重大，其不僅可以保護(hù)好原始文物檔案，對(duì)于文物的傳播和知識(shí)普及也有很大的優(yōu)勢(shì)。

二、文物檔案的數(shù)字化管理

文物檔案的數(shù)字化管理中，最為重要的是將文物檔案數(shù)字化，在管理過(guò)程中要遵循以下原則：

（一）形式保真原則

在實(shí)際工作中要針對(duì)以檔案外在形式保真為主的檔案而言。也就是經(jīng)過(guò)檔案數(shù)字化之后形成的形式應(yīng)該符合檔案載體原本的存儲(chǔ)型，要能夠體現(xiàn)出檔案外在的原始面貌，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案外在形式保真目標(biāo)。簡(jiǎn)單一點(diǎn)說(shuō)，檔案數(shù)字化之后的產(chǎn)品形成數(shù)字化圖形版之后，要盡量確保檔案新內(nèi)容、載體方式以及形成脈絡(luò)等都具有原始特點(diǎn)，讓檔案數(shù)字化之后可以繼續(xù)保持原本屬性，進(jìn)而符合對(duì)檔案做真假辯證、文字校對(duì)以及原件對(duì)照等方面的使用需求。[2]

（二）擇優(yōu)精選原則

在文物檔案數(shù)字化管理中，需要依據(jù)文物館藏基礎(chǔ)和物質(zhì)條件要素做綜合性考慮來(lái)設(shè)置。我國(guó)文物檔案經(jīng)歷的時(shí)間很長(zhǎng)，數(shù)量很大，而文物管理組織結(jié)構(gòu)建設(shè)的時(shí)間都比較短，業(yè)務(wù)基礎(chǔ)不太扎實(shí)，資金投入比較大，但是人力條件有限。在這種情況下檔案數(shù)字化建設(shè)工作就十分重要，在建設(shè)中就不能一味地為了達(dá)到目標(biāo)而盲目進(jìn)行。必須要綜合各個(gè)檔案館實(shí)際情況，強(qiáng)調(diào)檔案鑒定環(huán)節(jié)，及時(shí)做好保密期限屆滿檔案工作，要分清楚輕重緩急，選用珍貴和重要的檔案來(lái)優(yōu)先數(shù)字化，合理有效地組織檔案數(shù)字化管理活動(dòng)。

（三）內(nèi)容整理原則

此原則適合使用在以內(nèi)容名保真為主的檔案數(shù)字文本版。其主要是指檔案數(shù)字化形成的形式，應(yīng)該要具有數(shù)字檔案的信息應(yīng)用型特點(diǎn)，使其可以具有超文本瀏覽閱讀，全文檢索和合理研究的綜合支持性功能。也就是檔案數(shù)字化產(chǎn)品要以數(shù)字文本版為主要形式，并在此基礎(chǔ)上開(kāi)展有條件的整理工作。其中主要追求信息內(nèi)容保真，而不是外在形式保真，對(duì)經(jīng)過(guò)數(shù)字計(jì)劃的檔案消除使用障礙的整理加工，進(jìn)而為檔案數(shù)字化形式的使用者提供便利的條件。

三、文物檔案的數(shù)字化管理的措施

（一）建設(shè)專門的檔案管理機(jī)構(gòu)

文物檔案屬于整個(gè)社會(huì)與大眾的珍貴信息資源，但是當(dāng)前我國(guó)還沒(méi)有一個(gè)比較統(tǒng)一的文物檔案管理機(jī)構(gòu)，這樣就讓文物檔案管理更加無(wú)序。所以，可以建設(shè)一個(gè)專門的檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行直接管理。專門管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)，確定了文物檔案管理的主體，對(duì)文物檔案的管理的責(zé)任也更加直接，領(lǐng)導(dǎo)層管理意識(shí)會(huì)進(jìn)一步提升，管理人員的職業(yè)能力也會(huì)越強(qiáng)，極易脫離各個(gè)單位管理的不足。[3]

（二）完善檔案數(shù)字化管理制度

合理的制度是保障文物檔案數(shù)字化管理規(guī)范進(jìn)行的關(guān)鍵基礎(chǔ)。文物局在針對(duì)檔案數(shù)字化處理的過(guò)程中，要制定一套統(tǒng)一完整的格式與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，也就是要對(duì)檔案管理包含的所有信息、工作項(xiàng)目等制定統(tǒng)一規(guī)范的流程。檔案信息資料規(guī)范是信息數(shù)據(jù)精準(zhǔn)性和完整性的關(guān)鍵寶藏，文物局需要針對(duì)檔案所關(guān)乎到的全部信息資料，比如數(shù)量、種類和名稱等，都依據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來(lái)整理和健全，使其可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)容、種類和格式上的統(tǒng)一。依據(jù)制定的檔案數(shù)字化管理制度，經(jīng)過(guò)相關(guān)的信息化策略來(lái)對(duì)各種檔案信息做數(shù)字化處理，實(shí)際內(nèi)容包含了對(duì)文物檔案文字資料的錄入，以及文物圖片的掃描處理。比如在對(duì)明代古建筑的文物檔案進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，就需要保存好相關(guān)的文字資料和圖片資料，要清晰地掃描出明代建筑的具體結(jié)構(gòu)和外貌，記錄好相關(guān)的時(shí)間信息等。

（三）建設(shè)檔案數(shù)字化安全管理預(yù)防系統(tǒng)

在文物檔案數(shù)字化管理中，因?yàn)榛臼褂玫氖怯?jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)展相關(guān)的工作，所以還需要加強(qiáng)規(guī)范操作和病毒預(yù)防等相關(guān)安全意識(shí)。在實(shí)際工作中要提前制定安全制度，加強(qiáng)對(duì)人員安全意識(shí)的培養(yǎng)，使其能夠掌握病毒預(yù)防和清除的方式，進(jìn)而保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中各種操作的安全。[4]并且也可以在原始文物檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中融入保護(hù)安全系統(tǒng)，這樣可以反映出安全實(shí)際情況。工作人員為了可以預(yù)防信息丟失的情況出現(xiàn)，可以運(yùn)用一臺(tái)或者是多臺(tái)服務(wù)器來(lái)處理，在掃描文物原始數(shù)據(jù)時(shí)，需要高速集中掃描。在保存的時(shí)候，要統(tǒng)一文本的格式。在數(shù)據(jù)備份角度上看，需要做好雙重備份工作。并且還需要定期備份，雙重份的方式包含磁盤與電子備份。也可以經(jīng)過(guò)設(shè)置權(quán)限、防火墻等安全方式加強(qiáng)對(duì)文物檔案在數(shù)字化管理中的安全性。

（四）健全檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)

在進(jìn)行文物檔案的數(shù)字化管理過(guò)程中，建設(shè)文物檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)十分重要。在此工作中，主要包含了檢索性質(zhì)和文件性質(zhì)的兩種數(shù)據(jù)庫(kù)，檢索性質(zhì)的數(shù)據(jù)庫(kù)主要是對(duì)文物檔案的開(kāi)放范圍、目錄等做詳細(xì)介紹，并且提供檢索的渠道。而文件性數(shù)據(jù)庫(kù)，主要是實(shí)現(xiàn)完整錄入文物檔案原始數(shù)據(jù)的目標(biāo)，并且還有開(kāi)發(fā)有關(guān)文物藏品檔案做數(shù)字化管理的系統(tǒng)。文物檔案信息資料庫(kù)的建設(shè)，可以對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行大量保存，文物檔案的使用者只需要經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)就能夠查閱相關(guān)的文物檔案信息，有效方便了文物檔案的利用者。文物檔案數(shù)字化管理核心內(nèi)容是建設(shè)文物檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并且還加快和促進(jìn)了藏品檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。

（五）建設(shè)專業(yè)化隊(duì)伍

文物檔案數(shù)字化管理工作質(zhì)量高低，和管理隊(duì)伍的專業(yè)性有直接關(guān)系。在實(shí)際工作中，要重視對(duì)人才的選拔，要對(duì)在崗文物檔案管理人員實(shí)施定期考核，并且做好培訓(xùn)和繼續(xù)教育工作。其中還可以使用信息化的人才資源，聘入專家顧問(wèn)提供技術(shù)上的支持和和咨詢，要求工作人員掌握，并且熟練使用在文物檔案數(shù)字化管理工作中，要及時(shí)更新檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)只適合技術(shù)，引入一些先進(jìn)的信息技術(shù)與管理應(yīng)用人才。此外還需重視文物檔案工作著本身的利益，提升其社會(huì)地位和薪資。

結(jié)束語(yǔ)：

文物檔案的數(shù)字化管理，可以對(duì)大量的檔案信息做無(wú)損壞和無(wú)遺失的保管。在實(shí)際管理工作開(kāi)展中，經(jīng)過(guò)制定完整的數(shù)字化管理制度，建設(shè)數(shù)字化資源庫(kù)，加強(qiáng)對(duì)專業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)。經(jīng)過(guò)這些管理措施的實(shí)施，有效提升文物檔案數(shù)字化管理水平，從而保護(hù)珍貴的文物資源。