企業文書檔案管理工作的創新發展路徑探討

鄭利明

（遼寧省丹東市元寶區人才建設和勞動保障服務中心，遼寧 丹東 118000）

引言：文書檔案包含由商業活動、組織和政府的工作組成的文件，財務和質量安全信息處理中的重要會議文件，年度業務審計報告以及由業務產生的活動文件等。在大型企業中，文書檔案中包含的合同、標書、建設許可證等內容具有重要的商業價值，是直接關系到企業安全和發展的重要內容。因此，妥善管理企業的文件和檔案，對于增強企業競爭力，推動業務發展至關重要。

一、企業文書檔案管理現狀

無形資產也是企業資產的組成部分。雖然企業的文書檔案記錄了業務活動，但總資產包括企業的無形資產。企業在制造、運營和生產中產生的業務記錄、合同、專利和其他文件是一筆可觀的無形資產。可以將這些檔案轉換為有形資產，以提供與業務相關的利益。但是，目前大多數企業都受到現有文書檔案管理注意事項的影響，并專注于合并有形資產。現代企業非常重視管理模式，并通過高級業務管理模式改進其業務開發流程。但是，當涉及企業文書檔案時，無法在日常任務中進行管理，可能是因為體上缺少相關的管理模型，對文書檔案管理不夠重視，文書檔案管理的機制不完善以及缺乏管理準則，沒有長期雇用管理人員，導致缺乏對管理系統的支持，工作過程中缺乏相關機構以及特定的雇用標準，檔案管理人員可能沒有遵循相關政策。

在工作中，檔案管理不仔細，結果導致缺少文檔，或文件信息不完整，以及在查詢中發現貸款文件遺漏、混亂。長期以來，企業一直將經濟收益作為一項主要的開發任務，但他們并未意識到提供大量支持的文書檔案管理的重要性。許多高管沒有完全理解文書檔案管理工作，他們認為文書檔案管理很簡單，管理不需要大量人力和物力的投資，投資者不能迅速產生經濟利潤。同時，降低文書檔案管理成本和提高效率也是許多企業的目標。其他相關部門和文書檔案管理部門之間的協調也會影響對企業對文書檔案管理工作的關注。工作人員就缺乏目標，也無法進行自我調整，很難完全理解文書檔案管理的重要性，而管理任務則更加困難。如果不對文書檔案管理質量進行標準化，則管理工作很難改進，文書檔案管理系統開發不足，利用率低。

二、企業文書檔案管理的創新路徑

（一）創新企業檔案管理模式

在一個不斷變化和發展的時代，企業必須改革以實現利益増長。企業文檔的管理必須隨著時代發展而改變。企業領導者必須改變管理理念，并根據目標和計劃創建新的檔案管理模式。首先，企業需要開發有效、簡短、清晰且功能雖大的管理系統，職責和責任明確的管理模型，并創建專用于個人和分層管理的集成管理模型。其次，管理系統應著重于建立有效的激勵機制和懲罰機制，這些機制可以共同促進檔案管理，將當前的企業經營與社會發展的需求聯系起來。最后，密切關注與管理系統有關的文書檔案管理系統的創建，該系統應根據企業的經營狀況來改進，并以科學和存檔”的方式統一執行。管理規則，是基于管理內容的規則，包括檔案設計規范，檔案管理措施以及相關的政策和法規，這些可以確保良好的管理工作系統，以保證管理者以標準有效的方式進行管理工作。加強宣傳工作，提高人們在文書檔案管理中的意識，促進不同部門之間的協調與積極合作，并全面管理文件。最后，檔案管理人員必須更新觀念，透徹理解檔案管理的重要性，改變服務模式，積極開展業務學習，簡化檔案管理并進行實踐管理。

（二）創新人才培養手段

由于文書檔案的專業性強，所需管理人員的素質相對較高，因此，企業必須不斷開發和加強人事管理檔案的培訓。首先，該培訓對于文書檔案管理非常重要。企業必須在內部為專職管理人員提供足夠的預算，并深刻理解自上而下的存檔功能的重要性，并推動文書檔案管理的發展。其次，應利用制度和政策吸引檔案管理的優秀人オ，重點是對備份人員的培訓和団隊管理的不斷加強，尤其是要建立檔案管理人オ團隊，使不同年齡的文書檔案管理人員増強解決實際問題的能力。最后，應加強管理人員的培訓和交流，繼續進行專業培訓，打開管理者的視野，更新知識體系，全面地理解理論。通過內部和外部交流進行文書檔案管理，學習先進的技術和實踐技能，以提高經理的領導能力，并進行持續學習。

（三）創新信息化工作方式

促進文書檔案管理和文書檔案管理流程的開發是企業的重要任務。首先，企業需要改變觀念，改變工作方式，積極學習先進的管理觀念，快速建立數字檔案以及改變現有的采購管理模型，提高檔案管理的作用和有效性。其次，通過開發在線信息管理平臺，實施電子文書檔案分發以及調查管理和文書檔案的共享來提供滿足業務需求的軟件支持，并改善信息相關設備的硬件支持。創建安全性網絡，對數據傳輸節點進行安全控制以及對數據文件的存儲和使用進行保護。再者，提高文書檔案管理的信息管理水平，為企業管理層創造各種學習和培訓機會，培養管理系統知識。對文書檔案管理經理而言，則需要充分了解管理任務和被系統創建集成的信息內容。最后，通過各種形式的開發，必須包括文書檔案管理的各個方面，必須建立業務信息管理標準，并共享文檔資源以識別文檔的價值，加以充分的利用。

結論：總之，就企業的發展而言，文書檔案管理記錄了企業創建、發展以及壯大的全部信息，不僅是企業發展的重要體現，同時也是企業可持續發展的可靠保障。在信息時代的今天，企業在不斷發展的過程中，必須以檔案記憶觀為指導，不斷優化檔案管理理念，創新檔案管理方式方法，為現代企業可持續發展提供強有力的保障。