科研檔案信息化管理現狀

朱春妍

（核工業理化工程研究院，天津 300180）

引言：

科研院所是推動社會科技創新的關鍵場所，科研工作關系著社會科技創新水平，直接影響國家發展以及國際競爭力的提升。科研檔案作為記錄科研工作發展的重要工作，是科研信息的重要載體，科研工作的重要性決定了科研檔案管理的重要性。我國《全國檔案信息化建設實施綱要》中明確規定，立足于長遠發展的角度不斷完善檔案信息化建設，實現檔案數字化管理。因此，加強科研檔案信息化管理水平既是檔案管理工作基本要求，也是保障科研工作順利展開的重要基礎。

一、科研檔案信息化管理現狀

（一）信息化管理配套設施匱乏

隨著信息技術的普及，各行業領域在信息化建設中已經取得了一定的成就，科研院所檔案管理信息化建設也得到了一定的發展。但從整體來看，科研院所檔案信息化管理仍舊存在配套設施匱乏的問題，制約管理水平的提升。大數據時代，科研檔案已經逐步向電子文檔、電算化、視頻資料等新型文件發展，科研院所在工作開展過程中，出現越來越多的半結構、結構化、非結構化檔案數據，但由于其缺乏相應的配套設施，至簡單配備了計算機、掃描儀、打印機等基礎硬件設備，導致難以實現對各類檔案數據的有效整合，從而降低了檔案信息的綜合利用率。

（二）檔案信息化管理不規范

目前，很多科研院所檔案信息化管理仍舊處于初級階段，管理目標不夠清晰，管理規范化程度較低，雖然在實際工作中能夠有效保存電子文檔，但存在格式不統一、兼容性較差、轉換難度大等方面的問題，從而影響了電子檔案的使用效率。此外，科研院所檔案信息化管理中，由于電子檔案長時間保存、備份的載體不充分，從而加大了對人力物力等各項資源的消耗。因此，科研院所檔案信息化管理還需要明確管理標準，加強管理規范，推動信息化管理穩步發展。

（三）信息化管理人才匱乏

信息化時代，人才屬于重要戰略資源，科研院所加強檔案信息化管理水平的前提條件之一是具備充足的信息化管理人才。但從整體來看，科研院所在檔案管理人才建設中存在不足，缺乏既具備檔案管理專業能力，又掌握信息技術、軟件技術、網絡的專業人才。一方面，科研院所檔案管理人員對信息化管理模式的認知與掌握不足，操作不熟練，缺乏信息化管理與維護的專業知識和技能；另一方面，專業信息技術人員對檔案管理專業要求不明了，不能設計開發適用于本單位的檔案管理信息系統。由于人才匱乏，導致科研院所檔案信息化管理在模式創新與系統研發等方面遭遇瓶頸。

二、科研檔案信息化管理水平提升的有效策略

（一）加強硬件設施建設，利用新型存儲技術與設備

加強檔案信息化管理水平，必須要加強相應配套設施建設。科研院所檔案信息化管理需要具備完善的采集設備、處理設備、存儲設備以及檢索設備，根據自身發展實際需求，引進或開發數字檔案管理系統或平臺；同時建立健全人員、設施、技術三位一體的安全防范體系，有效保障信息化檔案資源的安全。此外，可以采用云存儲技術，利用其海量存儲、動態擴展與保存、高效備份、安全度高、實時遷移、實時監控等優勢，有效提升科研檔案存儲、應用、管理水平。

（二）明確管理目標，實施規范化管理

首先，構建科學的目標數據庫。針對目前大部分科研院所檔案信息化管理處于初級階段現狀，構建目標數據庫主要包括以下幾方面工作：第一，明確自身檔案隸屬信息化管理范圍；第二，制定電子檔案季度目錄標準；第三，根據自身需求引進或研發檢索軟件；第四，完善目錄數據庫。

其次，逐步實現全文數字化。第一，將單位檔案信息化管理范圍內的檔案資料進行數字化轉換；第二，建立文本文檔、圖片、多媒體信息等各類檔案資料的歸檔標準；第三，完善檔案數據庫；第四，分析互聯網環境下科研檔案信息的使用方法、標準、權限；第五，建立健全檔案信息化管理系統或平臺。

再次，逐步完善各類電子檔案資料。第一，建立健全信息化檔案體系；第二，嚴格按照檔案歸檔標準，對已經生成的電子檔案或在處于工作進程中生成的電子檔案進行歸檔管理，同時建立健全檔案信息安管、服務、使用等方面的標準規范；第三，根據自身檔案管理與服務的實際需求，選擇適用的電子檔案保存方案，確保電子檔案的安全性、實效性與客觀性。

最后，進一步推進存量檔案數字化以及增量檔案的電子化建設，理清思路建立檔案信息化管理流程，提高信息化管理工作的規范性，從而逐步提升電子檔案服務與利用效率，加快推進電子檔案信息資源的全面共享。

（三）重視人才培養

重視在科研院所檔案信息化建設中人才培養的重要性，不斷提高單位檔案管理工作人員的綜合素質及專業能力。一方面，科研院所需要重視優化檔案管理工作人員工作環境，完善人員管理制度，從而加強對優秀管理人員的吸引力，引進高素質專業人才，為單位檔案管理信息化建設注入活力；另一方面，科研院所加強對檔案管理全方位人才的教育培訓，加強信息技術與檔案管理等方面職業技能的培訓，提高檔案管理人員專業能力，為信息化管理水平的提升提供堅實的人才基礎。

總結：

信息化時代，科研院所檔案管理信息化建設水平決定其檔案管理水平。信息技術與科研檔案管理的有效融合，創新了檔案管理模式，能夠充分發揮其存儲空間大、維護便利、應用便捷等技術優勢，有效提升科研院所檔案管理效率。因此，科研院所需要充分認識新形勢下檔案管理信息化建設的重要性，加快完善基礎設施建設，明確目標，加強人才建設，為其檔案管理信息化水平的提升提供重要保障。