談談現代人事檔案的管理模式

孫丹丹

（河北省保定市淶源縣城市管理行政執法局，河北 淶源 074300）

一、傳統人事檔案管理的弊端

人事檔案制度是20世紀50年代在計劃經濟作用下的產物，其主要包括三個部分：干部檔案、工人檔案、學生檔案、軍人檔案。[1]其中干部檔案是其主要的組成部分，受到較大的重視，其他的檔案管理也是參照干部檔案管理的模式進行管理的。但是隨著社會經濟的發展，這種傳統的人事檔案管理體系逐漸顯示出弊端，阻礙了檔案管理的發展。

二、現代人事檔案管理模式的原則

傳統的人事檔案管理模式存在諸多弊端，建立現代的人事檔案管理模式，克服這些弊端，需要有統一的原則來指導。

（一）統一性原則

統一性原則主要包含兩個方面的內容，一方面指人事檔案必須由統一的人事組織部門進行管理，維護檔案的真實性和嚴肅性。另一方面，就是在同一個的系統內，用統一的標準劃分等級。這樣有利于保持前后一致性，更有利于人事檔案的管理和人員的任用。

（二）真實性、完整性原則

人事檔案應當是真實的，不允許有虛假、不真實的記錄，這就要求人事檔案的管理部分認真篩選、甄別人事檔案材料。[2]完整性是指人事檔案不僅在內容上還是在數量上都應該是完整的，能夠完整的、客觀的記錄一個人的全貌，給用人單位、政府機關和企業選拔任用提供一個參考。

（三）安全性和保密性原則

人事檔案工作是一項機要性工作，應最大限度的延長檔案的壽命，做到不泄密。國家對于人事檔案的管理比較重視，為了保障檔案的安全性和保密性，中央組織部在《檔案法》以及《干部工作條例》、《流動人口人事檔案管理暫行規定》等都有所規定，從制度上保障人事檔案的安全性和保密性。

三、建立現代人事檔案管理模式

以現代人事檔案管理的原則作指導，打破封閉式和開放式間隔的管理模式，建立現代人事檔案管理模式。封閉式的管理模式是指人事檔案由單位內部的機構或者部門來保管。開放式的管理模式是由專門的人事管理機構對單位或者企業的人事檔案進行管理。新型的管理模式并不是要打破封閉式的傳統管理模式，而是封閉式和開放式的管理模式相結合的現代人事管理模式。

（一）完善封閉式的管理模式

傳統封閉式的管理模式帶來了檔案形式單一、管理模式不健全等弊端，新型的封閉式的管理模式是在傳統的基礎上對其從宏觀到微觀進行完善。

1.宏觀現代人事檔案管理模式。宏觀的人事檔案管理模式主要是根據現代人事檔案管理的原則，以統一性、完整性、安全性等為基礎建立的現代人事檔案管理，適應現代社會的發展。具體而言，首先應保證人事檔案管理是在統一性的原則下建立的，只有保證其統一性，才能保障人事檔案真實性和嚴肅性。其次，在統一性的基礎上建立真實完整的人事檔案，客觀真實的記錄一個人的全貌，給政府機關和企業提供一個客觀的任用和選拔的參考。最后，為真實完整的人事檔案保密，提供安全性。以此來保護個人隱私和人身財產安全。基于以上的原則，根據個人從事的工作性質，對人事檔案進行分類。

2.微觀現代人事檔案管理。這里的微觀是相對于宏觀而言的，宏觀的人事檔案管理指導微觀管理，為微觀管理模式的建立指引方向。根據宏觀的人事檔案管理的標準，可以將人事檔案根據個人從事工作性質的不同將其分為：公務員檔案、學生檔案、教師檔案、個體人員檔案、流動人口檔案、企業職工檔案等。本文主要探討公務員檔案和企業職工檔案。

（二）建立開放式的人事檔案管理模式

隨著市場經濟的發展，人才交流越來越頻繁，人事檔案管理模式也應該以更加開放的姿態隨著這些改變而改變。開放式的人事檔案管理模式是與市場經濟的發展息息相關的，是在其基礎上建立的新模式。

開放式的人事檔案管理為了更好的適應人才的流動，檔案管理的及時更新非常重要，筆者認為在我國可以建立一個全國統一的人事檔案網絡。從這個網絡里，人事檔案在各個人事檔案中心流動，一方面，用人單位可以用職工身份證號碼查詢職工檔案，了解職工的履歷信息，有利于人才的交流和任用；另一方面用人單位不能僅享受服務，還要將職工的情況反饋到人事檔案網絡里，由網絡中心統一管理職工檔案。人事檔案網絡中個人的檔案應包括個人參加社會活動的基本資料所組成的個人人生履歷，由人事檔案網絡中心統一對其進行專門化管理，建立全國通用的數據庫系統，逐步實現信息的共享化。開放式的人事檔案管理還可以建立專門的流動人口檔案。流動人員沒有自己的單位和企業為其管理人事檔案，時間長了，難免會有檔案遺失的情況出現，流動人口檔案的建立能夠有效的避免這些情況的發生。

通過封閉的人事檔案管理模式將分類明晰的人事檔案進行管理，通過開放的人事檔案管理模式對流動人員的檔案進行管理，避免封閉的人事檔案管理中出現丟檔、漏檔的情況。兩者相結合，為現代人事檔案管理提供一種新的模式。傳統的人事檔案制度存在著很多不足，并不能適應現代經濟社會的發展，必須需求新的人事檔案管理模式。筆者認為應將傳統的封閉式的管理模式與開放式的管理模式相結合，規避單一模式的弊端，建立新型的人事檔案管理模式。