信息數字化建設在企業檔案管理中的應用研究

汪潔

（湖北省地質局第一地質大隊，湖北 大冶 435100）

引言

配合數字化檔案管理工作方法，能夠有效且準確地記錄大量數據信息，從而有利于檔案管理工作的順利開展，通過利用計算機技術建立起數字化檔案，能夠極大地提高檔案管理工作的工作效率。

一、企業檔案管理中存在的問題

（一）信息數字化規劃不夠合理

在企業的數字化檔案管理工作中，很多企業落實的措施都不夠完善，同時部分企業會使用局部帶動整體的方式進行數字化檔案管理，以期花費最少的預算，獲得最佳的效果，但是這種方法并不是所有企業都適合，因為有些企業并未做好規劃的情況下就開始落實或是執行相關操作，會給部門的溝通與協調帶來很多困難與阻礙，最終因為部門之間的協作不夠統一與默契而狀況百出，最終不僅不能提升企業檔案管理數字化水平，反而讓企業的經濟利益受到損害。

（二）信息數字化建設不夠科學

信息數字化建設工作的不夠科學主要體現在四個層面：首先，一些企業在實際工作落實過程中并未對應科學的管理舉措讓辦公系統與數字化檔

案管理系統的兼容度達到相應水平，這個問題讓檔案的管理工作的高效落實受到了較大阻礙，如進行文件檔案的歸檔操作時，可能因為格式需要統一，接連不斷的轉換操作浪費了更多的時間與人力。其次，企業在對管理電子檔案進行存檔時，也會因為信息數字化轉換力度不足而需要對一些紙質檔案信息同時進行存檔，這讓企業承擔了更多檔案信息整理成本。再次，部分因為信息數字化的電子檔案接受程度未達到相關標準，因此并未進行全面的系統升級，甚至并未更換操作方法與模式，傳統工作方法的殘留程度較大，因此相關企業必須承擔更多的人力與物力成本。最后，企業的工作效率會因為信息數字化工作水平的不夠高而受到阻礙。

（三）信息數字化檔案管理形式不夠合理

檔案屬于信息儲存的一種方式，尤其對企業的后續發展來說有著不可替代的資料整理與信息記錄功能，因此工作人員必須對應適宜的檔案管理方法，讓企業的檔案資料得到有效整理與歸納。同時因為檔案資源來自各個部門，因此信息數據的形式較為豐富、數量較多，因此管理工作會非常復雜，需占用大量的資源。信息技術時代背景下，部分企業的檔案管理形式仍然不夠合理，如傳統工作方式占比過大、操作流程過于復雜、管理效率過低等，都可能造成企業需要承擔更大的管理成本，同時工作過程中也容易出現問題。

二、信息數字化建設在企業檔案管理中的應用路徑

（一）配合專業的數據庫

在企業的數字化檔案管理建設中，工作人員必須配合更為全面信息操作技術與方法，才能保證企業的檔案信息信息化、數字化水平更高，落實的效果更好。因此搭建一個專題數據庫較為必要，如果檔案信息的條目、種類只能通過單純的目錄數據庫檢索，企業的工作效率會受到較為嚴重的影響，同時有些模糊的詞條還無法及時對應到檔案信息，檢索操作在實際應用中也會出現問題，阻礙企業檔案信息的應用。專題數據庫的設立，能夠讓企業的數據處理工作落實更加完全，減少問題的出現概率，保證數據處理工作的專業度。但是實際工作落實的過程中，必須要對三個問題進行重視：首先是要根據檔案的內容進行專題內容對應；而后及時對檔案信息的整理需要進性定位，構建出更為專業、適宜的數據庫，保證數據的調取與使用更加便捷；最后，要根據檔案內容的不同搭建需求進行專題數據庫的設立對應，保證檔案數據得到科學分類。

除了專業數據庫的搭建，全文數據庫也是保證企業發展與檔案信息管理效率維護的重要舉措之一，同時，全文數據庫也是保證后續工作穩定落實的基礎，在實際工作落實中，對涉及到的檔案內容進行開放性處理，可以保證數據信息的共享效率，同時保證檔案內容被高效的鑒別與管理，可以分類、保存的更加全面。最后，全文數據的構建，能夠讓檔案數據的真實性與準確性得到保證，保證檔案信息的參考與使用工作高效、穩定落實。

（二）提升服務工程在信息數字化檔案構建中的作用發揮

在通過服務工程進行信息數字化檔案的建設時，技術人員要對以下幾方面的工作進行重視：首先，利用局部網對相關工作人員的檔案管理數據進行權限設置，保證每個崗位的工作人員只能讀取與使用自己部門需要與可利用的相關數據，不可跨部門、更不可越位查看不可瀏覽或使用的數據信息。其次，在數據處理目錄信息數據化工作時，可以通過掃描的方式將紙質文字形式的檔案信息給轉變為電子數字符號形式，進而更為高效的將傳統形式的檔案信息轉變為數字形式。再次，保證數據信息安全的基礎上，利用互聯網技術對那些還未進行集中處理的數據信息進行統一管理，如遠程數據傳輸技術，保證數據的完整。最后，借助互聯網技術開放相關檔案數據，保證數據檔案信息的使用更加完全，可配合工作人員的工作進行查詢、下載、打印等。

（三）對檔案工作的資源配置高效化處理

企業進行數字化檔案管理工作時，必須要保證技術、資金、設備的投入力度，尤其是硬件設施，各種各樣的設備是保證企業檔案管理信息數字化工作落實的基礎，因此相關工作進入到正軌時，需要占用一定比例的運營成本，所以實際工作中，相關崗位職責人員必須要對工作進行科學劃分，明確自身的職責后，可讓各項工作的落實與對接更加高效，保證數據的處理效率。如數據收集、錄入、歸檔、調取等，各個步驟的工作因為硬件設施的完善，步驟可以得到縮減，進而減輕相關工作人員的任務負擔。

結語

科學技術的高速發展，企業運行過程中產生的數據處理方式逐漸信息數字化是時代發展的大勢所趨，因此企業的相關工作人員必須要積極學習信息技術操作方法，提升自身的綜合素質水平，保證工作方式的轉變效率，并從根本上提升檔案管理工作的落實水平。