英語商務信函中禮貌策略的研究

陳彥伊

（湖南財政經濟學院，湖南 長沙 410000）

第一章 英文商業書信的概論

商務信函是兩家公司之間溝通的基本方式。據估計，每個工作日有近1億封商業信函。商務信函也是商務溝通的生命線，因此，成功地書寫商務信函是很有必要的。

一、商務英語信函的含義

20世紀90年代初，商業書信在中國才剛剛起步。人們對商務信函的概念有不同的理解。一般來說，有兩種主要的觀點：一種認為商務信函是一種主要通過郵政系統為經貿往來送信，另一種是，商務信函業務是經濟活動，促進企業的產品或服務。

為了統一對商業信函的認識，1997年，楊方杰在《實用商業信函》一書中的商業信函中做出了這樣的解釋：商業信函被稱為商業信函，指的是各個經濟實體之間的經濟貿易。商業信函里的各種內容使它能應用在廣泛的領域上，楊先生的解釋清楚地指出了商務信函的主體、內容和范圍，使人們對商務信函有了清晰的認識，所以這種解釋現在被廣泛采用。

二、商務信函的分類

根據慣例，商務信函可以從不同的角度進行分類。最常見的分類方法如下：

(1)根據信件內容進行分類。最常用的有：請求函、答復請求函、索賠和理算函、信用證和托收函、銷售信函、雇傭信函和社會商業信函等。

(2)根據信函在商業交易過程中的不同功能進行分類。商務信函可用于商務活動的各個階段。有建立業務關系的信件，有業務咨詢的信件、有報價函、議付函、訂貨函、確認訂貨函、付款函、裝運和保險函、確認收貨函、索賠函等。

(3)根據所給信息的性質進行分類。根據信息對讀者需求的影響，斯圖爾特總結了四種不同的信息：好消息、中性消息、壞消息和有說服力的消息。

三、商務信函的功能

隨著社會經濟的發展，商品流通領域已經向前延伸到生產領域和生產之前的各種活動。在流通過程結束后，這又延伸回消費過程。因此，無論哪個經濟實體，在生產、流通、消費等各個環節，都因經濟交往和商業活動而不斷加強聯系。商務信函是這種聯系的有效形式，其功能主要包括三個方面：

（1）處理業務

商務信函的基本用途是處理各種具體的經貿業務。無論是什么樣的業務，都需要通過與客戶的通信來實現。

（2）經濟貿易信息交流

商務信函是制造商和供應商與賣方和用戶保持密切聯系的主要方式之一，也是溝通的重要工具。企業正常的生產經營活動必須經常與外界進行資料和信息的交流。

（3）傳達友誼和形象

眾所周知，企業非常重視形象設計。公司以禮待人，樹立和維護公司在商業界的形象，發展和鞏固與其他合作伙伴的長期貿易關系。

第二章 禮貌策略的研究

禮貌是一個動態的、抽象的概念。這是一個用來描述說話方式和說話人認為應該表達的內容之間關系的術語。目前，最有影響力的禮貌語用學研究是會話規范和面子理論。下面，我們將簡要介紹這兩種觀點。

一、禮貌策略的定義

有禮貌的都最初的意思是使順利，后來擴展到指文雅的，文明的，有教養的等等。在20世紀70年代，有人認為禮貌是人們試圖減少個人摩擦的結果。在20世紀80年代，禮貌被定義為建立和維持友誼的形式，在社會交往中創造和諧氛圍的能力可以通過努力避免沖突來評估。因此，禮貌是一個動態的抽象概念，可以用來描述說話的方式和說話人認為應該說什么之間的關系。目前，最有影響力的禮貌語用學研究是會話規范和面子理論。現在，我們將簡要介紹這兩種觀點。

（一）會話標準觀

基于格賴斯的會話含義理論，格賴斯試圖解釋說話人是如何傳達比他所說的更多的信息，并提出了合作原則及其相關的子標準：定性標準、定量標準、關系標準和模式標準。

（二）保全面子理論

早在20世紀50年代，考夫曼就從社會學的角度提出了“面子”問題。他認為：“面子是一個人在特定的交際場合通過言語行為為自己獲得的積極的社會價值。一種根據社會理想屬性而創造的自我形象，面對社會。

二、禮貌策略的應用

禮貌策略是指人們在日常生活中需要遵循的禮貌原則。本部分主要研究Brown和Levinson的禮貌策略模型及其實例。首先，明確表達了Brown和Levinson的禮貌模型。然后舉例分析了商務信函中具體的禮貌策略(積極禮貌策略和消極禮貌策略)。本研究在很大程度上依賴于Brown和Levinson的具體禮貌框架。因此，在這一部分中，我們將展示禮貌策略及其相應的例子。

（一）積極禮貌策略

積極的禮貌傾向于積極的面部表情。它們并不一定是與威脅臉的言語行為直接相關的面子需求，它們服務于建立和維持友好合作的商業氛圍這一更廣泛的目的。例如在商務信函中應用積極禮貌策略。它試圖通過強調對方需要得到尊重這一事實來縮小寫信人和收信人之間的距離。

（二）消極禮貌策略

消極禮貌是對受話人消極表情的一種補償行為，受話人希望自己的行為自由不受阻礙，自己的注意力不受阻礙。如消極禮貌策略在商務信函中的運用，一般采用傳統的間接方式，比如“您能給我們提供更詳細的信息嗎?”“請將簽字后的副本寄回，好嗎?”

第三章 商務英語信函中的禮貌策略研究

一、禮貌策略在詞匯層面的應用

本文的研究從基本層面開始——詞匯層面，因為英語商務信函中詞語的選擇會影響到商務信函的交流。相同意義的詞語在禮貌的表達上可能有不同的效果。因此，在商務英語信函中，詞語的使用技巧對禮貌的表達起著重要的作用。以下是一些措施：

使用你的態度語言：在寫商務英語信函時，作者應該時刻牢記讀者的需要以及讀者對信函的反應。

使用積極的語言：積極的語言可以保持接收者的自我價值，建立未來的業務關系，因為它們關注的是可以做什么，而不是不能做什么。

使用具體的詞語：在表達和強調一個觀點時，經常使用具體的詞語，因為具體的詞語會傳達更清楚的意思。

二、禮貌策略在句法層面的應用

句子是商務英語信函意義的主要載體。使用的句式給讀者的第一印象不是句子的意思。因此，句型在表達對讀者的禮貌方面起著更重要的作用。雖然表達的信息是令人不愉快的，但以肯定語氣說話的行為會被接受，這是一個常識。以下是一些經驗：

(1)使用肯定句：肯定句傳達了更友好和禮貌的語氣，因為它們強調積極和愉快的方面。

(2)使用短句：在商業信函中，考慮到讀者的需要和需要，信息傳達得越直接、越迅速，就越有禮貌，因為這對讀者有益。

(3)使用主動語態：語態是指主體是否有行為或是否被行為。如果一個句子的主語在行動，也就是行為的實施者，用來描述那個行為的動詞被稱為主動動詞，那么動詞的這種形式就是主動語態。

三、禮貌策略在語篇層面的應用

Brown and Levinson (1987)認為，說話人應該注意收信人想要得到的積極禮貌。積極的禮貌策略旨在表達說話人對聽者的關心，它們被用于商業信函中，以建立、維持和加強商業伙伴之間的獨立關系。因此，商務信函所承載的信息應該委婉表達，以增強收信人的正面形象。好的消息，商業信件會傳達良好的意愿，這不僅是出于商業原因，也是我們大多數人在人際關系中所希望的。人們喜歡做和說一些能產生好感的事情，商務英語信函中使用的直接的方式顯示了友好和禮貌，這無疑增加了讀者的正面形象。具體來說，在直接演繹組織的話語中，信息的排列順序通常為：(1)從要點開始 (2)提供必要的解釋或覆蓋目標的其余部分 (3)以友好聲明結束

結論

通過以上對商務英語信函中禮貌策略的討論，我們可以得出以下主要結論：

第一，禮貌作為一項基本原則在商務信函中起著重要的作用。禮貌是寫信者在寫商務信函時應該考慮的問題，因為它有助于在商務溝通中與對方建立和保持良好的關系，給對方留下良好的印象，這有利于商務交往的成功。第二，禮貌存在于各類商務英語信函中。本文根據商務英語信函的性質，將商務英語信函分為三類。第三，比較了三種商務英語信函中禮貌策略的運用，發現了一些共同之處。無論在何種商務英語信函中，積極的詞語和表達總是能引起讀者的積極反應。不管信的類型是什么，肯定句都是用來給讀者留下積極的印象。第四，由于不同類型的商務英語信函所表達的含義不同，表達的目的也不同，所以信函的書寫方式和所表達的禮貌也不盡相同。最后希望本文的研究能對從事商務信函寫作的人們有所啟發。