淺論建筑工程檔案管理的優化之道

于斐斐

（大連建科建設工程有限公司，遼寧 大連 116000）

建筑工程中，要堅持先進的管理理念實施檔案管理工作，同時結合實際的水工程條件和特點進行相關數據、資料的有序管理，積極發揮檔案管理的作用。實際的檔案管理中，需要以檔案管理標準化、規范化為重要目標，促進檔案管理水平的提升，從而保證檔案收集、整理、歸檔工作的有效性，給工程建設中的決策、施工、養護管理等提供有效依據。這就要求工程檔案管理工作要在工程建設的全過程中嚴格落實，并保證檔案數據的全面性、及時性、準確性，及時發現檔案管理工作中的問題，不斷完善檔案管理體系。

一、建筑工程檔案管理的問題審視

（一）管理制度建設滯后

縱觀整體發展，政府管理職能、工程建設審批政策等都在不斷改變，相應的建筑工程檔案制度也需要不斷完善，以滿足現實發展的要求，但是許多建筑工程的檔案管理制度仍不夠完善，在檔案管理業務方面缺乏規范，同時，檔案管理部門職責不夠清晰，實際工作中存在資料臨時收集的現象，檔案管理工作隨意會造成檔案數據質量下降，最終影響整個建筑工程建設質量。

（二）管理方式不科學

隨著各領域檔案管理工作方法的更新，建筑工程檔案管理也需要與時俱進的創新檔案管理模式，然而受傳統管理理念的影響，建筑工程檔案信息的收集、整理、歸檔仍采用紙質形式，檔案利用也通過人工操作來實現。這樣傳統的檔案管理方法顯然是不能滿足現代化工程建設需求的。并且，落后的檔案管理方式，還容易使檔案出現丟失、損壞等問題，對實際工程建設造成嚴重影響。

（三）管理主體素質低下

檔案管理是一項系統性、專業性較強的工作，建筑工程在近年來實現了快速發展，因此對檔案工作人員也提出了較高的要求。然而當前的工作人員在專業性方面較為缺失，許多檔案管理者沒有受到過專業培訓，沒有掌握建筑工程檔案管理的具體要求和規范，單一的檔案保管工作并不能為檔案開發利用提供支持。而且，一些檔案管理工作人員的責任心還有待提高，只有仔細認真、詳細全面的收集、整理、歸檔檔案信息，才能有效開發利用建筑工程檔案。

二、建筑工程檔案管理的優化之道

（一）健全管理機制

在對建筑工程檔案信息進行管理的過程中，建筑企業需要完善管理制度，讓工作人員在管理的過程中加強對其的重視，避免其在管理的過程中過于隨意。建筑企業要明確工程檔案的管理范圍，對各個環節的工作內容進行明確，并且做好相應的記錄。管理人員在區分不同的環節時，需要避免重復記錄，防止增加工作量。不同的部門需要發揮不同的職能，檔案管理部門就需要體現其職能效用，在工作當中做好檔案的統籌規劃管理，強化資料的收集、整理及保護作用。不同的管理部門需要設立不同的負責人，建筑企業需要針對檔案管理工作的開展設立專門的管理人員，讓其按照要求定期移交工程資料。在管理的過程中，需要按照《中國檔案分類法》確定檔案管理范圍，然后再根據建筑企業的實際發展情況對制度進行完善。在對檔案進行分類管理的過程中，需要按照制度內容對文件進行歸檔，提高檔案資料的準確性及系統性，還需要使其完整保存在檔案庫中。管理人員需要對資料的原件進行歸檔，做好傳真資料的復印并且對其進行完善，補充相關說明，提高檔案管理的完整性。

（二）加強人才建設

工作人員是檔案管理的關鍵，雖然在現代化社會發展的過程中，信息化管理方式層出不窮，但是對于部分重要的管理內容還是需要由工作人員實施管理工作。建筑工程的檔案資料存在一定的特殊性，檔案管理人員在管理的過程中需要做好合同等資料的管理，防止其產生問題，影響建筑企業的根本效益。建筑工程項目種類較多，還會分散在不同的區域，在較長的施工周期中，管理人員要強化綜合管理效用。建筑企業需要對人員配置進行優化，在處理龐大的數據及資料時，需要具備較強的責任心，做好檔案分類工作，還需要對其進行整合，錄入到檔案管理系統中。企業在選拔檔案管理人員時，要對其專業能力進行考察，工作人員要了解建筑工程的基礎特點，并且對項目的第一線情況進行掌握，這樣才能夠在檔案管理的過程中得心應手。管理人員最好需要具備一定的檔案管理經驗，了解檔案管理的各項內容，還需要具備創新意識，在管理的過程中對管理方式進行創新。工作人員需要具備端正的工作態度，提高自身的專業素養，為提高建筑工程建設施工質量提供保障。

（三）加強信息化建設

雖然建筑工程檔案管理的部分內容需要由工作人員全權開展，但是還是由大部分檔案可以通過信息化方式進行管理。網絡技術的應用能夠給建筑工程檔案管理注入新鮮的血液，讓現代信息化技術逐漸取代傳統的管理方式。建筑企業需要提高管理信息化，對管理人員進行信息化培訓，讓其能夠靈活應用信息化技術完善建筑工程檔案管理。管理人員可以對計算機技術及信息技術等進行應用，建立信息化檔案管理平臺，讓工作人員在需要檔案時，直接輸入關鍵詞，檢索檔案信息。這種方式方便、快捷，能夠有效提高檔案管理效率。建筑企業可以建立信息化檔案庫，讓檔案管理工作可以與建筑工程建設施工的開展同步發展。管理人員需要提高自身的信息化技能，在編制與建筑工程相關的資料及信息時，直接利用信息化技術進行查詢，減少人力資源的使用，還能夠提高檔案信息的準確性。

三、結束語

總而言之，通過完善檔案管理制度，控制資料編寫過程，重視工作人員專業素養，科學應用現代技術能夠確保建筑企業在進行工程建設過程中，有效管理檔案資料，對其工作過程中存在的各項問題進行有效解決，進一步保障工程質量，使其能夠更好地滿足現代建筑行業發展需求。