教育檔案管理問題與優化方式探究

劉君

（無棣縣教育裝備服務中心，山東 濱州 251900）

近年來，隨著我國教育事業的快速發展，教育檔案管理工作受到了業內人士的高度關注，為保證教育檔案管理的有效性，需要不斷優化管理模式，提高管理人員的綜合素質，促進教育檔案管理工作的順利開展。然而就實際情況來看，我國教育檔案管理依舊存在較多問題，比如教育檔案管理的重視程度不高、缺乏專業的檔案管理人才、檔案管理的方式較為落后等等，這些都影響到教育檔案管理工作的效率及質量，需要結合實際情況對其進行優化，為教育檔案管理的發展提供有利支持。

一、教育檔案管理中存在的問題分析

（一）對教育檔案管理缺乏重視性

在進行教育檔案管理工作的時候，組織領導者對教育檔案管理的重視性起到了至關重要的影響作用，若是領導者對教育檔案管理的重視性不足，對教育檔案管理的投入較少，勢必會影響到教育檔案管理工作的開展，也制約著教育檔案管理的持續發展。由于領導者對教育檔案管理的重視性較低，未能配備專業的檔案管理人員，這些檔案管理人員的工作經驗較少，且未能受到管理制度的約束，使得教育檔案管理過程中存在工作散漫、敷衍心理較重等情況，嚴重影響到教育檔案管理工作的質量[1]。

（二）缺乏專業的檔案管理人才

作為教育檔案管理的主體，若是檔案管理人員的能力及素質無法達到要求，既無法保證教育檔案管理工作的質量，也容易出現操作不當、管理混亂等不良情況，不利于教育檔案管理的持續發展。雖然檔案管理人員具備一定的專業知識和工作技能，但是對新知識、新技術的學習存在一定的抵觸心理，未能充分發揮現代高新技術在教育檔案管理中的作用，難以滿足教育檔案管理的實際需求。同時，部分檔案管理人員的職業道德素養有待提升，很容易出現因人為因素造成的管理問題，給教育檔案管理工作的開展帶來更大挑戰。

（三）檔案管理方法較為落后

在傳統的教育檔案管理過程中，普遍都是對檔案資料進行收集和整理，之后將其保存到檔案室內的柜子中，沒有做好檔案的分類和保密工作，導致檔案丟失、檔案不完整等情況頻繁出現[2]。同時，在互聯網時代背景下，網絡技術已經深入到我國人民的日常生活中，想要保證教育檔案管理的有效性，就必須要堅持與時俱進的原則，將計算機網絡與教育檔案管理相結合，以此提高教育檔案管理的便利性及有效性。但是就實際情況來看，檔案管理人員對計算機網絡的應用能力比較有限，難以實現計算機網絡與教育檔案管理的有效結合，給教育檔案管理工作的開展帶來一定挑戰。

二、教育檔案管理的優化方式分析

（一）不斷完善檔案管理制度

通過對檔案管理制度進行持續地優化和完善，能夠促使管理人員按照相關要求進行操作，保證檔案管理工作的有效進行，使教育檔案管理的整體效率及質量得到保障。對于檔案管理制度的完善，需要合理優化教育檔案的查閱制度，要求相關人員經過審核之后才能夠進行檔案翻閱，防止出現學生檔案泄漏等不良狀況。同時，在針對教育檔案進行翻閱時，要保證檔案的安全性，不能對其造成破壞，比如留下手印及其他污印等等，也不能對其進行復制或將其帶出檔案室。在針對教育檔案進行轉移的時候，需要將相關注意事項傳遞給每一個人員，做好檔案保護工作，避免出現檔案丟失等不良情況。此外，需要對檔案傳遞制度進行優化，做好檔案傳遞之前的密封工作，直到學生畢業之后，可以讓學生帶走個人檔案，為學生往后的就業和學習提供便利[3]。

（二）加強檔案管理隊伍建設

在進行教育檔案管理工作時，檔案管理隊伍的素質水平對整個工作的開展起到了決定性的影響作用，這就需要積極加強檔案管理隊伍的建設，不斷提高檔案管理隊伍的整體素質，為教育檔案管理工作的開展提供有力的支持。在教育檔案管理隊伍的建設過程中，需要合理設定教育檔案管理的準入門檻，確保檔案管理人員具備扎實的理論知識和專業的工作技能，促進教育檔案管理的有效進行。其次，需要明確各個檔案管理人員的工作職責，使其能夠充分認識到教育檔案管理的重要性，進而以嚴謹、細致的心態做好各項工作，使教育檔案管理更具有規范性及有效性。最后，需要加強對檔案管理人員的培訓工作，將新知識、新技術傳授給檔案管理人員，使其能夠熟練運用這些知識和技能，正確處理教育檔案管理中存在的問題，使教育檔案管理的服務水平得以有效提升。

（三）科學創新檔案管理模式

在信息化時代的發展背景下，我國教育檔案管理逐漸發展向信息化和現代化，開始將信息化技術應用到教育檔案管理領域中。充分發揮現代信息技術在教育檔案管理活動中的功能效用，能夠有效提高教育檔案管理的效率及質量，使教育檔案管理的各項需求得到充分滿足[4]。隨著我國教育檔案管理的持續發展，其工作內容越來越復雜，僅僅依靠傳統的管理模式很難完成預期目標，這就需要將電子信息技術與教育檔案管理相結合，以此促進檔案管理工作效率的提升，使教育檔案管理能夠適應時代發展的要求。在進行教育檔案管理工作時，檔案管理人員要重視對新知識、新技術的學習和運用，并結合教育檔案管理的實際情況進行合理改進，不斷提高教育檔案管理的信息化水平，使教育檔案的利用價值得以充分發揮。

三、結語

綜上所述，隨著我國進入信息化時代，教育檔案管理逐漸暴露出一定不足之處，這就需要采取有效方式對其進行改進，促進教育檔案管理朝著更好地方向不斷發展。因此，為促進教育檔案管理的順利開展，需要充分了解教育檔案管理的現狀，不斷完善檔案管理制度、加強檔案管理隊伍建設、科學創新檔案管理模式，使教育檔案管理的工作水平得以有效提升，為我國教育事業的發展提供有利支持。