新時期政府機(jī)關(guān)檔案管理工作實踐思考

魯成喜

（內(nèi)蒙古興安盟扎賚特旗音德爾鎮(zhèn)人民政府，內(nèi)蒙古 興安 137600）

在檔案管理工作過程中，管理人員必須要調(diào)整自身的工作狀態(tài)，及時的進(jìn)行檔案管理工作的反思和總結(jié)。充分的參考國內(nèi)外成功的案例和經(jīng)驗，結(jié)合本地區(qū)和本機(jī)關(guān)的實際情況，構(gòu)建全新的政府機(jī)關(guān)檔案管理體系。這樣不僅能夠解決檔案管理過程當(dāng)中存在相關(guān)問題，同時也能夠使實際的檔案管理工作與新時期政府機(jī)關(guān)工作保持一致。

一、新時期政府機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題

在現(xiàn)階段檔案管理工作中，雖然部分的領(lǐng)導(dǎo)層和管理人員認(rèn)識到檔案管理重要性，也采取了一系列方式來對檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，但仍有部分的檔案管理人員并不能夠轉(zhuǎn)變自身的思想，習(xí)慣于根據(jù)自身經(jīng)驗來開展檔案管理工作。這就使得檔案管理存在較為嚴(yán)重的形式化現(xiàn)象。受到資金的限制，有的政府機(jī)關(guān)并不能夠引入足夠的管理設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)；而已引入現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的政府機(jī)關(guān)，部分管理人員并不能夠靈活的利用新技術(shù)和新系統(tǒng)來解決檔案管理問題。這會使實際的管理工作大大折扣。在檔案管理工作的方法模式發(fā)生變化情況之下，部分政府機(jī)關(guān)并沒有對管理制度進(jìn)行改進(jìn)，的制度和實際管理工作存在較大的差距，并不能夠有效的指導(dǎo)各個階段工作的開展。

二、新時期政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的有效實踐方法

（一）提升管理人員素養(yǎng)

政府機(jī)關(guān)當(dāng)時根據(jù)國家相關(guān)部門的要求，對各項行政事務(wù)進(jìn)行有效的指揮管理和組織，工作涉及的內(nèi)容和領(lǐng)域相對較多，這無疑極大程度提升了檔案管理的整體難度。基于此，政府機(jī)關(guān)就可以根據(jù)檔案管理性質(zhì)來招聘具有綜合管理能力和專業(yè)素養(yǎng)的優(yōu)秀人員，或開設(shè)獨立的檔案管理公務(wù)員招考渠道，根據(jù)招聘人員性質(zhì)安排專業(yè)崗位培訓(xùn)，使其能夠更快的適應(yīng)檔案管理工作。另外，針對現(xiàn)有的檔案管理人員，需要安排其進(jìn)行專業(yè)檔案管理培訓(xùn)，引導(dǎo)其學(xué)習(xí)一些與檔案管理有關(guān)的法律學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、政治學(xué)、社會學(xué)、計算機(jī)學(xué)等的知識，全面提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)、管理能力、專業(yè)技能，使其能按照各階段的要求與標(biāo)準(zhǔn)，保質(zhì)保量地完成檔案管理工作。

（二）引進(jìn)信息管理模式

政府機(jī)關(guān)可根據(jù)本單位的情況申請檔案管理專項資金，根據(jù)現(xiàn)有的設(shè)備設(shè)施配備情況，購置計算機(jī)、除濕器、空調(diào)、密集架等檔案管理所需的設(shè)備儀器。管理人員必須要紙質(zhì)檔案管理要求進(jìn)行全面的了解，在檔案室配備電子化的設(shè)備和儀器，利用計算機(jī)軟件對檔案管理各階段情況進(jìn)行監(jiān)督，并通過儀表儀器的數(shù)據(jù)檢測情況來對資質(zhì)檔案管理室進(jìn)行調(diào)整。這樣不僅能夠避免檔案損壞的現(xiàn)象出現(xiàn)，同時也能夠有效降低檔案管理過程當(dāng)中的風(fēng)險。另外，還需要建立與檔案管理有關(guān)的信息化系統(tǒng)，借助電子設(shè)備將檔案錄入到檔案管理信息數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，利用檔案管理系統(tǒng)來對數(shù)據(jù)的真實性進(jìn)行全面的評估和檢測，根據(jù)相關(guān)的要求來進(jìn)行電子檔案的編輯和儲存。針對檔案的查閱和借閱，可通過密碼登錄和權(quán)限驗證的方式來完成。另外，也需建立與之相匹配的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，引進(jìn)先進(jìn)的防火墻技術(shù)和殺毒軟件，有效的避免電子檔案信息泄露而造成的一系列不良影響。

（三）建立科學(xué)管理制度

相關(guān)人員必須要對《檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等的相關(guān)法律法規(guī)和制度進(jìn)行全面的了解，充分結(jié)合本政府機(jī)關(guān)的特性，建立與之相匹配的全新的法律制度。政府機(jī)關(guān)可全面推行崗位責(zé)任制，各個環(huán)節(jié)的任務(wù)落實到每一個管理人員頭上，一旦出現(xiàn)問題，就可根據(jù)相關(guān)記錄來追溯涉事人員的責(zé)任。另外，還可以構(gòu)建與檔案管理工作相適應(yīng)的紙質(zhì)檔案管理制度、檔案安全管理制度、電子檔案管理制度、檔案管理輪班制度、設(shè)備儀器管理制度、檔案室管理制度等，或是與之相匹配的績效考評制度，安排專業(yè)的監(jiān)督小組對各個環(huán)節(jié)工作進(jìn)行考核。可將考核數(shù)據(jù)和薪資福利制度或晉升評定制度掛鉤，也可建立與考評制度相關(guān)的獎懲機(jī)制，據(jù)管理人員行為對其進(jìn)行獎勵與處罰。

結(jié)束語

機(jī)關(guān)檔案管理工作可以有效提高機(jī)關(guān)的工作質(zhì)量和工作效率,反應(yīng)機(jī)關(guān)歷史的真實面貌。綜上所述，政府機(jī)關(guān)的相關(guān)工作人員必須要充分的了解新時期的檔案管理發(fā)展趨勢，引導(dǎo)檔案管理人員轉(zhuǎn)變自身的思想與觀念，全面提升檔案管理隊伍當(dāng)中工作人員的綜合實力。與此同時，還需要引進(jìn)先進(jìn)的信息化檔案管理模式，并對原有的檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化與完善，以確保后續(xù)的檔案管理工作能夠有章可循、有法可依。這樣才能夠為新時期政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。