試論數字檔案館生態系統的健康管理

關丹

（大慶市讓胡路區檔案館，黑龍江 大慶 163458）

在檔案館事業中，數字檔案館屬于全新的組織機構，在我國還未形成完善的管理方案，極有可能威脅數字檔案館的建設進程。在開展數字檔案館的管理工作時，首先應將平衡生態系統作為核心內容，在此基礎上構建管理目標，從而保障數字檔案館生態系統的健康平穩發展。基于此，更應注重對健康管理理念的應用，使其在數字檔案館建設的過程中發揮出自身的管理優勢，促進生態系統的良性穩定發展。

一、數字檔案館生態系統管理中應遵循的幾點原則

（一）多樣性

在數字檔案館的生態系統管理工作中，對于系統結構的平衡管理是保障檔案館工作順利開展的關鍵內容。與傳統意義上的生態系統相同，生態結構的復雜性和物種多樣性直接體現了生態系統的整體面貌，同時也與數字檔案館的建設工作密切相關。在開展管理工作時，除了要注重數字檔案館的實效性，還應注重對檔案服務功能和生態系統結構的優化設計。在生態環境中的生物物種多樣性是維系生態系統平衡的關鍵因素，而在數字檔案館的生態系統中也應注重信息資源的多樣性，遵循多樣性的原則來開展相關的管理工作，使其整個系統均能得到健康發展。

（二）動態性

生態系統所處環境的不同，其自身的結構特性也會發生一定的轉變，從現階段的檔案管理事業來看，在多種先進技術和管理理念的支撐下，檔案管理的環境處于時時變動的狀態下，而生態系統也會隨之發生轉變。當前的數字檔案館生態系統正在逐漸向多元化、復雜化和功能多樣化的方向發展。為此，應以發展的眼光來分析數字檔案館的功能，并且以前瞻性的視角進行管理措施的完善，使數字檔案館的生態系統建設更為成熟。

（三）確立生態主體地位

管理作為一種社會行為，是靠人去推動和執行的，其原理和過程各個環節的主體是人，人與人的行為是管理過程的核心。人的悟性和素質是決定管理質量的關鍵。檔案形成者、檔案管理者與檔案利用者三者共同構成數字檔案館生態系統的主體，直接影響數字檔案館的發展方向。所以，在數字檔案館生態系統健康管理的過程中，要高度重視生態主體的地位與作用，積極培養、增強生態主體的悟性與素質，提高他們的健康意識。

二、數字檔案館生態系統的健康管理措施

（一）進行生態系統的健康狀況評估

為了確保數字檔案館生態系統的有效建立，維持系統平衡就必須認清當前的生態系統健康狀況，通過綜合分析后，確定生態系統的評價指標。在對數字檔案館的生態系統構成進行分析后，可以將其分為結構、環境和服務三個部分，對于評價指標的確立也需從這方面入手，根據各個部分在生態系統中的組分狀況，分層構建評價體系。其中的結構體系可以從人員結構和館藏結構兩方面分析，環境體系可以被分為直接環境和間接環境，而服務則代表檔案館的自身服務能力以及管理能力。

健康狀況的評估效果與評價指標的科學性設定存在直接聯系，為了保障評估效果的準確性，可對評價指標進行細化處理，形成多級評價指標，即在上述我們所敘述的指標之下，再細分成多個二級指標，并且根據各類指標的影響程度，確立每個指標的分數，各指標分數相加的總和為100。之后對評分標準進行逐層劃分，對生態系統的健康狀況進行準確判斷。具體劃分標準為：90-100間為非常健康；75-90之間為健康；60-75之間為亞健康；60以下均為疾病。在經過上述標準對數字檔案館的健康狀況進行全面了解后，便可制定相對應的健康管理方案，保障生態系統穩定發展。

（二）健康干預措施

首先，應對在職檔案管理者進行專業知識、信息管理理論、技術與方法的再教育，鼓勵工作人員運用新型信息技術有針對性地解決數字檔案館生態系統運行和發展過程中的一系列問題，提高檔案管理者的創新能力；其次，檔案專業高等教育進行升級換代。檔案學專業教育者應結合時代背景和技術發展狀況，實時更新教學內容，逐步完善課程體系，積極推動檔案學與其他學科的交叉融合，以便為數字檔案館建設儲蓄優秀、充足的后備力量。最后，管理數字檔案館是一項技術含量高、專業性較強的工作，必須通過計算機技術、多媒體技術、數字化技術等才能實現數字檔案信息資源的組織、加工和開發，所以數字檔案館領導層應改變人員需求，集聚多方面人才。

（三）構建良好的生存環境

完善數字檔案館生態系統的生存環境，為各生態因子營造更好的生態氛圍，對推動數字檔案館快速、健康發展有著重要作用。制度環境層面，由于數字檔案館的性質、職責、權力、利用等相關規范仍缺少足夠的法律依據，導致實踐過程中知識產權糾紛、隱私權保護、電子文件證據力效用等問題難以有效解決。國家應在《檔案法》中明確數字檔案館的作用和意義，積極研究、探索解決數字檔案館運行困境的辦法，并將其納入檔案法規中，完善檔案法律制度。

（四）健康預防措施

一方面，積極開展健康教育活動。檔案行政管理機構要大力開展面向社會和機構的有計劃、有組織的健康教育活動，傳播數字檔案館生態系統健康的概念和內涵，提升檔案形成者、管理者和利用者的健康意識，促使個人或群體改變不健康的檔案管理或利用行為；另一方面，完善數字檔案館合作機制。各數字檔案館在數字檔案館建設和運行過程中應保持良好的交流與溝通，定期召開有關數字檔案館生態系統健康發展的經驗交流會，就數字檔案館生態系統所遭遇的健康問題進行探討、分析和研究，在發現、總結常見危險因素解決辦法的同時，促使各數字檔案館重視尚未發生在自身的潛在健康危險因素，積極吸取他人的健康管理經驗，阻止潛在疾病的形成。

結語：健康管理理念在數字檔案館生態系統中的應用，實際上就是遵循未病先防的原則，即做好各類風險問題的預防工作，降低管理中的風險因素，從而保障生態系統的良性發展。此外，還要求能夠做好檔案館的健康評估工作，在認清檔案館生態管理問題的基礎上，確立管理方案可以更好的發揮健康管理的作用。