當前檔案管理工作存在的問題及對策分析

黃亞軍

（承德市避暑山莊管理中心，河北 承德 067000）

檔案工作是我國經濟和社會向前發展的有力保障，是國家最詳實可靠的“數據庫”，也是我國政府機關、各類組織和公民在所有社會關系活動中累積的原始性資料的實物形式，它種類繁多，體量巨大，包括了公民個人、各類團體及單位、社科民生及天文地理或重大及突發情況的第一手材料的匯總，對認清我國國情及促成各項事業的健康發展有著不可估量的作用。

一、檔案管理工作規范制度建設的意義

隨著社會的發展，檔案工作也應緊跟時代大潮。優化數據資料管理的資源結構，大膽運用新科學技術，提高電子類檔案工作的管理水平，在制度的保障下建立完善檔案工作的安全預報體制。檔案工作中保存極多的人文、事件等重要資料。也是對歷史的承載，具有官方的權威性。相關單位應建立有效的機制，保障信息資料的安全準確，同時也有效提升了自身的管理形象。

二、當前檔案管理工作現狀

檔案管理工作記錄著一個企業、一個單位的發展歷程，也是企業、單位文化內涵的一種承載。隨著社會發展的不斷進步，檔案管理工作也越發受重視。然而，在實際的檔案管理工作中還是存在著一些問題與不足，這些問題給企業、單位的發展帶來許多的不利影響。

（一）管理者對檔案工作重視程度不夠。長期以來，由于檔案工作是一項內務性很強的工作，但仍然有部門管理者思想意識守舊，對檔案工作不夠重視，工作不夠主動，缺少對檔案管理工作可持續性的發展規劃等問題。

（二）檔案管理工作方法單一。由于歷史原因和信息化工作的遲滯，檔案資料大多為紙質形態，對保管、運輸、儲存都有較高的要求，更達不到永久儲備，各方面所需費用較高。另外，現在的檔案管理方法主要采用手工記錄為主，電腦系統錄入等僅僅作為一種協助方式，其中檔案的收集歸納，鑒別查證，貯存編修等工作都以人工方式進行操作，費時費力，優勢資源不能發揮真正的作用，檔案排查鑒閱效果差。由于紙質檔案因各種原因容易毀損、遺漏，加之手工查詢工作方法單一，經常出現查不到或查錯查漏的情形。

（三）檔案管理制度不夠健全。在信息征集過程中，還存在制度不嚴，流程未達到標準規范，征集和使用過程隨心所欲，管理措施不到位，常常出現資料“出得多，進得少”的現象，檔案損壞、丟失現象時有發生。

（四）檔案管理工作人員自身素質和業務水平還有待提高。一個優秀的檔案管理者，不但應具備過硬的業務水平，還應有高度的責任感和創新意識，才能將各項管理制度落到實處。一些專職檔案管理人員缺乏專業知識，業務能力不足，無法勝任檔案管理工作需要，導致檔案管理工作效率低下。

三、解決檔案管理中存在問題的對策

（一）進一步提高對檔案工作重要性的認識。一個部門管理者應牢固樹立檔案意識，切實加強對檔案工作的領導，重視檔案的基礎工作，從而從整體上提高檔案管理工作的水平，要充分認識到當前環境下檔案管理工作的嚴肅性和必要性，堅決執行并落實好國家相關的檔案管理工作的法律法規，加大對檔案工作的資金投入，加強檔案工作信息化建設，配備先進的儀器設備，實現人力物力資源優化配置，做到物盡其用，人盡其才，確保利用新技術做到各類檔案有據可依、有證可查。

（二）嚴格執行檔案管理相關規定。“專”字當頭，實行專人專物專門分類掌管，列好類目，干凈整齊；盡量延長檔案的使用壽命，做好消防安全工作；規范外借流程，杜絕遺失。同時，做好虛擬類資料（音像類）的檔案管理工作，此類文件應使用質量好的相關設備進行處理和保存，應當一絲不茍按照國家有關規定，由專人收集，并設立專業的無菌無干擾的保管室進行管理，努力延長其資源的有效使用時限。

（三）建立健全檔案管理規章制度。規章制度要體現合理性、科學性，符合檔案管理工作實際，形成適合本單位的檔案收集整理歸檔等一整套的管理制度。在檔案的征集和使用過程中，嚴格按照相關流程操作。同時，要做好檔案鑒定工作，對沒有保存價值的檔案及時進行處理，有效提升檔案管理質量。

（四）加強檔案管理人員教育。在日新月異的環境下，抓好檔案工作建設的基礎就是提升相關工作人員自身素質，對于落實好加快檔案工作的規范和科學具有直接的因果關系。建議采取定時分批聘請檔案管理專家進行職業教育及業務指導，并采取業務技能考試，競爭上崗等一系列培訓考核的方式，將實際操作能力與管理水平相結合，將工作責任感與服務社會相結合，使檔案管理者對社會各類資源訊息來源及需求方向有明確了解，促使檔案管理人員轉變意識，主動努力提升自身業務綜合素質，形成實事求是，兢兢業業，認真負責的工作氛圍，從而提供優質的管理服務。

四、結語

隨著我國市場經濟建設的迅速發展對相關數據展現出越來越高和更加嚴格的要求，檔案管理工作既要保障時效性、準確性、安全性、權威性的基本目標，我們應當清醒認識自身的不足，積極尋找突破口，從自身入手，提升檔案管理人員素質，建立健全相關的工作規范和長期發展計劃，有效促進我國檔案管理規范化、動態化、科學化的實現。