淺談如何推行中學檔案工作的規范化標準化

趙超旭

山西省太原市第四十九中學校，山西 太原 030024

如今社會持續進步，現代化管理需求也在不斷提升，中學檔案工作屬于學校的基礎工作，能夠有效地衡量學校的教育質量以及管理水平，能夠掌握學校全面建設的實際情況。在這個時期，對于學校來說，需要正確管理學校檔案工作，充分顯示出學校檔案資源的作用，確保可以提供更加良好的教學工作任務。其中學校的檔案工作人員，主要就是給教師和學生服務，因此需要得到學校的高度重視。

一、公文的制發屬于提升檔案工作標準化和規范化的基礎

大部分檔案的前身就是公文，在制發公文的時候需要高度重視公文的質量，由于公文的質量和檔案的質量有著緊密的聯系，會直接影響到檔案工作的規范化和標準化。在制發公文的過程中，需要掌握規范化和標準化的問題，在建立檔案之后檔案質量可以顯著提升，如此能夠給檔案工作的規范化和標準化管理提供保障。第一點對于公文紙張有著較高的要求，規格需要做到規范和統一，排版的方法需要實現橫寫橫排，在左側進行裝訂。

第二點對于公文的內容，需要確保公文履行簽發手續，符合審批的權限，設置合理的公文標題，正確選擇主送單位以及抄送單位。第三點掌握公文文字和書寫的需求，文字要做到清晰明確。所有書寫工具需要實現長久牢固，在書寫內容的過程中不可以選擇使用鉛筆和油筆，這些筆比較容易產生褪色的情況，如此就需要借助鋼筆來進行書寫，但是不可以使用純藍墨水，保障字跡的長久和有效，如此也能夠更好地進行保存和使用。第四點掌握文種需求，行文的文種需要滿足需求，書寫格式需要做到規范，只有文種的規范，滿足需求，才可以實現檔案工作的標準化和規范化。

二、以學校為基礎的立卷歸檔措施屬于落實檔案工作規范化和標準化的重要內容

在進行檔案工作的時候，需要避免產生公文相似或者是重復的情況，在立卷的時候組卷的無序化會直接影響到檔案工作的規范化和標準化。之所以實現檔案工作的標準化和規范化，就是想要充分使用檔案的價值，保障案卷的完整，這樣可以在以后更好地進行使用。只有以學校為基礎的立卷歸檔措施才能夠更好地實現這個目標。其中這種立卷歸檔措施，屬于長階段文書立卷歸檔工作時期總結的相關原則，這樣檔案工作也能夠更加規范，更加標準，這些原則屬于檔案工作的主要原則。

對于檔案工作人員來說，需要正確應對存在的各種問題：第一點需要保障文件立卷歸檔的實效性需求，在現階段文件完成任務之后，才可以開展立卷歸檔工作，如針對沒有落實完畢的文件任務不可以開展立卷歸檔工作，要是出現違規的情況就會使得檔案管理產生混亂的問題。第二點需要嚴格甄別歸檔文件，掌握立卷歸檔的重點內容，其中在以學校為基礎的立卷方法指導下掌握立卷歸檔的重點內容，而且需要正確分類文件以及資料，掌握文件的重點內容。同時對于文件的內容和作用存在相似的情況，需要及時地進行甄別，選擇出重點內容來保存。防止方案歸檔出現重復的情況，如此檔案檢索以及使用可以發揮更加顯著的作用。

在落實以學校為主的立卷歸檔措施，需要保障檔案的完整性。在歸檔文件的過程中需要掌握重點內容，明確主次，防止立卷歸檔工作出現不必要的文件。而且需要防止產生歸檔文件產生流失的情況，在整理文件以及分類文件的過程中，需要把那些存在聯系的文件進行單獨保存，如此相同問題的文件能夠更加完整，而且可以顯示出這個問題的處理內容和實際情況。這種歸檔措施可以充分地顯示出檔案使用的價值，等到立卷歸檔之后存放的檔案不僅完整，而且不會存在重復的情況，如此也能夠提升檔案管理的規范化和標準化。

三、提升檔案工作人員素質，改善培訓工作

中學檔案工作是比較艱苦的，而且整體的工作難度較大，尤其是電子文件的歸檔會顯著增加工作量，電子文件歸檔需要使用計算機來實現編目歸檔，不過對于那些操作相對落后的立卷人而言，很難正確地進行操作，如此比較容易產生消極的態度。中學檔案工作的規范化以及標準化離不開學校檔案干部，對于這些人員來說需要較高的思想政治素質，掌握充足的專業知識以及管理學知識，使其學習能力以及工作能力可以滿足時代的發展需求。如今時代持續進步，相關的知識更新速度也在不斷增快，學校檔案干部素質的培訓以及提升屬于檔案工作任務的主要內容，可以顯著提升檔案工作的規范化以及標準化，如此檔案管理工作也可以變得更加現代化。

四、設置中學檔案制度屬于檔案工作規范化和標準化的主要保障

在進行中學檔案日常管理工作的時候，檔案工作不夠統一，各個部門的想法存在一定的差異，很難實現標準化和規范化。檔案的使用需要在要求和權限方面相對模糊，要是沒有規矩，就很難落實相關的任務；要是不具備完善的檔案管理制度，就會影響到檔案工作標準化和規范化的落實。中學檔案制度存在較多的內容和細節，這部分制度的設置和落實都需要做到充分，如此學校檔案工作才能夠變得更加規范、更加標準。學校的立卷歸檔制度中存在歸檔需求，可以有效地應對規范化以及標準化問題，而且可以顯著提升檔案質量。針對案卷需要充分顯示出學校教學以及管理的真實性，手續完善才可以更好地進行保存，滿足各個部門存在不同的需求。同時需要參考學校以及國家的需要來明確文件的保存價值，而且需要掌握上級文件的保管時間，卷內文件的排列需要做到文字材料在前，圖樣在后，正文在前，文稿在后，然后按照合理的順序來機械的打印，設置合理的頁碼，確保頁號處于正確的狀態。不僅如此，需要掌握備考表的需求，案卷題名對于案卷裝訂以及樣式都有著相對具體的規定，在文書文件歸檔制度中排版內容和尺寸規格都需要做到統一規范，如此也可以提升檔案工作的規范化和標準化。

學校檔案可以顯示出學校的發展情況，教職人員在進行各種科研活動的時候都會設置檔案，這些檔案不僅能夠展示學校工作的實際內容，而且還可以顯示出學術風尚和行政管理的特點，這些內容也屬于校園文化建設的重要保障。在進行中學檔案工作的過程中，需要正確開發檔案，而且需要正確地開展科研工作，這樣可以顯示出檔案工作的規范化和標準化。不僅如此，開發使用蘊涵豐富的教育信息資源的學校檔案，可以更好地建設校園文化，能夠營造一個良好的學校氣氛，只有正確開展方案，開展合理的科研工作，才可以促進學校的發展和進步。

如今學校科研水平持續增強，在進行科學研究工作的時候，科研檔案具備相對豐富、價值較高的信息資源，在這個時期，進行學校教學科研工作的時候，可以確保學校保持可持續發展。學校需要確保檔案部門增強科研檔案工作，設置完善的激勵制度，這樣不僅可以提升檔案干部的個人素質，如此中學檔案工作也能夠更加規范、更加標準。

五、結束語

中學檔案管理工作對于學校來說是比較重要的，可以保障教學工作以及教研改革的順利落實，如此也能夠保障整體的教學質量。在這個時期，中學檔案可以顯示出學校的自身形象和實際價值觀念，這是一種參考和載體。借助各種方法能夠顯示出學校的教學發展情況，而且可以顯示出管理內容的實際情況，屬于學校的重要信息資源。通過進行工作實踐可以看出，領導意識和干部素質會直接影響到檔案工作的順利落實，如此就需要完善管理制度，正確進行檔案開發科研工作，確保可以顯示出檔案的價值，使得檔案工作規范化、標準化管理工作能夠順利地落實。