淺談財務檔案管理中信息失真預防及控制措施

文·李潔

在財務檔案管理的過程中，會計檔案信息失真范圍之廣、程度之深、危害之大令人擔憂。會計檔案信息失真所帶來的經濟后果也是十分嚴重的，它將引起投資決策失誤和社會經濟資源的無效配置。因此，如何治理會計檔案信息失真、提高會計檔案信息質量，是企業及社會各界普遍關心的問題，須采取相應措施加以預防或有效控制。

一、會計檔案信息失真的原因

（一）對財會基礎工作認知不足、行為不謹

財會基礎工作對經營管理工作的作用是間接的，在一般人眼里就是收收支支、記記錄錄。因此，有的單位負責人平時不重視會計工作，認為會計工作抓不抓無所謂，到年底理清帳就行了。有的單位領導認為會計工作簡單容易，什么人都能做了，因此不注重高素質專業財會人員隊伍的培養，導致一些會計人員“半路出家”，沒有受過系統的會計理論培訓，搞不清科目、賬簿和會計報表之間的對應關系，使會計核算工作的各個環節與會計制度要求不相符；有的會計人員雖然學過財會知識，但忽視新業務知識和會計法規的學習，其業務水平停滯不前；也有的會計人員雖會計核算的能力較強，但缺乏應有的職業道德，不認真執行制度，不按規定辦事，降低工作標準，造成會計核算工作不規范、不嚴謹。以上種種對財會基礎工作認知上的不足和行為上的不嚴謹，皆會成為會計檔案信息失真的誘因。

（二）蓄意造假引發會計基礎工作的混亂

有些單位為了小團體利益，會在會計數據上做手腳，導致假賬真算、真帳假算、虛盈實虧、虛虧實盈、賬實不符，以達到轉移國家資產、偷逃稅收、粉飾業績等目的；有些應當建賬的單位不建賬或賬目混亂，不按制度規定設置會計科目、使用憑證和賬簿、編制會計報表等；還有些單位內部管理混亂，財務收支失控，私設“小金庫”，賬外設賬等。這種人為造假行為，也是引發會計檔案信息失真的重要原因。

（三）主管部門監督、檢查力度不夠

有些上級主管部門沒有擔負起對基層單位會計基礎工作是否規范、會計核算程序是否合規、財務會計制度是否健全等的監督、檢查職責，使基層單位的會計工作處于無人問津、無人監管的盲區。有些上級主管部門雖然做一些檢查，但大多是專項檢查，經常是走過場應付一下，缺乏對基層單位會計基礎工作的全面檢查、監督和指導，這就導致某些單位會計檔案信息失真的隱患始終處于蟄伏期，不易被發現。

二、控制財會檔案信息失真的措施

（一）加大職業道德建設力度，營造良好的財會環境

首先，要對財會從業人員進行有效的、長期的職業道德教育，采用職業道德教育與典型案例分析相結合的方式，寓枯燥抽象的說教于生動具體的案例剖析中，以增加財會人員對職業道德規范的感性認識。其次，要加快建立企業、單位、中介機構和會計人員的信用檔案，鼓勵守信守法者，懲罰失信違法者，以促進會計人員對職業道德的執行能力。再次，要發揮社會輿論的監督教育作用，加大媒體宣傳教育力度，廣泛宣傳誠信思想，披露失信違法典型，提升財會人員對誠信的敬畏感，樹立“誠信光榮、失信可恥”的觀念，營造尊崇誠信的優良環境。

（二）建立現代財力管理制度和與之相適應的內部控制制度

一是切實完善法人治理結構，建立科學的管理模式，杜絕決策中出現的“一人堂”現象，減少會計工作因某人操縱而造假的可能性，優化會計環境。二是建立與現代管理制度相適應的內部控制制度，即單位內部財務管理和會計核算的基本規范，使之有效地保護單位資產的安全完整，保證會計檔案信息的真實準確、合法有效，這是治理會計檔案失信的一個重要途徑。比如，在組織機構和人員設置上嚴格貫徹執行《會計基礎工作規范》，使日常會計業務處理及會計檔案管理每一環節的人員之間分工科學、職責明確，形成既能相互協作又能相互監督、相互制約的機制，以減少作弊的可能。

（三）繼續推行和完善會計委派制

會計委派制是政府部門或企業產權所有者以所有者身份，委派會計人員代表政府或企業產權所有者監督國有單位或集體企業資產經營和財務狀況的制度。這種制度下的會計人員，其組織關系、人事關系、工資福利待遇等均由政府部門或產權所有者負責，因此會計人員在受委派單位中能更好地履行會計核算和會計監督職能，真實地反映單位的經營核算、成本費用等經濟狀況，代表國家利益或企業所有者權益，對所在單位的經濟活動進行直接地反映和監督，有效地杜絕企業經營者腐敗、浪費等違法違規行為的發生，從而也能較好地解決會計檔案信息失真問題。

（四）強化法制監管 加大處罰力度

要建立健全與會計工作相關的法律法規，以應對隨時代發展不斷變化的財會工作。要強化法制監管，做到“執法必嚴，違法必究”，對會計檔案信息因人為造假而造成損失的，根據情節輕重進行刑事追究或民事補償，并加大對造假失信者的處罰力度，使其造假的成本遠大于造假的收益。要應進一步加大對會計中介機構的整頓和規范，強化會計行業自律性監督體系，加強會計執業質量的監督檢查，以法制的形式維護會計檔案信息真實性和準確性。

（五）新技術條件下的防范策略

1. 加強會計電算化系統執行主體的控制

隨著科技的發展，互連網技術廣泛應用干會計電算化系統。會計電算化系統的執行主體是計算機系統，計算機系統由硬件和軟件構成。因此，通過加大會計財務軟件的研發力度、加強計算機軟硬件及會計電算化系統網絡環境的管理與維護等手段，可以保障會計電算化系統在互連網運行上的安全。

2. 加強會計電算化系統業務操作的控制

會計電算化系統業務操作主要包括數據的輸入、數據的處理和數據的輸出。對數據的輸入、處理、輸出過程的控制是保證會計核算系統有效運行的關鍵。只有經過核準的會計業務經過正確的輸入，進行恰當的處理和運行，并及時的輸出，會計核算系統才能實現自身的目標，才能確保所存檔的信息真實可靠。因此，要加強對會計電算化系統輸入、處理、輸出的控制，比如憑證格式標準化控制、憑證順序號控制、憑證審核控制、重復輸入控制、對應科目合法性控制、保留審計線索控制，修改痕跡控制、數據備份控制等，以確保會計電算化系統業務操作正常。